Produits et affectation du personnel
Une visite ou un programme à la journée peut être associé à des expériences qui proposent un départ accompagné ou un accès numérique à son contenu. Le commerce des guides doit être activé pour l’organisation par l’administration de la plateforme Scoutello. Les actions de création nécessitent également un accès au guide et les autorisations adéquates pour les expériences.
Créer un produit associé
- Ouvrez la visite ou le programme à la journée depuis Guides, puis ouvrez Expériences.
- Sélectionnez Proposer une visite guidée pour un départ accompagné ou Vendre un accès numérique pour un pass donnant uniquement accès au contenu.
- Examinez le nouveau brouillon dans l’éditeur d’expérience. Sa description initiale et ses images sont copiées une seule fois depuis le guide ; les modifications ultérieures apportées au guide ne mettent pas automatiquement à jour le contenu du produit.
- Renseignez le prix, les paramètres des participant·es, la visibilité et les conditions de vente. Configurez le départ et l’affectation du personnel pour un produit accompagné.
- Résolvez les messages de validation, publiez l’expérience, puis testez le parcours de réservation ou d’accès des visiteur·euses.
Un guide peut proposer plusieurs produits accompagnés, par exemple avec différentes durées de départ ou langues, ainsi qu’un pass numérique principal. Si vous ouvrez à nouveau l’action de création d’un accès numérique, le pass existant s’affiche.
Préparer les départs accompagnés
Un produit accompagné réservable nécessite un planning avec des horaires, une capacité limitée, une durée correspondant à celle du départ et des instructions de rendez-vous. Vérifiez le fuseau horaire du planning et l’horizon de réservation, ainsi que les informations de rendez-vous visibles par les visiteur·euses.
Utilisez les contrôles d’affectation du personnel de l’expérience pour examiner les départs et affecter un accompagnateur ou une accompagnatrice. Les profils des accompagnateur·ices sont gérés sous Expériences → Réservations → Accompagnateur·ices. L’administration de l’organisation peut créer des profils de prestataires indépendant·es ou associer des membres de l’organisation ayant accepté l’invitation à un profil d’accompagnateur·ice. Un compte associé permet à l’accompagnateur·ice d’ouvrir ses propres départs et les listes de participant·es dans l’application destinée aux visiteur·euses.
Gérez les disponibilités hebdomadaires, les exceptions de date, le temps de préparation et les marges de déplacement. Un·e accompagnateur·ice ne peut pas assurer des missions qui se chevauchent une fois ces marges prises en compte. Un départ sans accompagnateur·ice valide n’est pas disponible pour les nouvelles réservations, même s’il reste de la capacité.
Les affectations récurrentes couvrent les jours de la semaine et la période configurés ; les remplacements appliqués à un départ donné sont prioritaires. Vérifiez les départs concernés après avoir modifié un accompagnateur ou une accompagnatrice récurrent·e. La suppression d’une récurrence conserve les départs ayant des réservations acceptées ou actives comme affectations individuelles.
L’annulation d’un départ bloque les nouvelles réservations. Les réservations existantes doivent tout de même être examinées via le workflow Réservations, notamment pour gérer la communication nécessaire avec les visiteur·euses et décider d’un éventuel remboursement.
Accès numérique et contenu inclus
Un pass numérique n’a ni planning de départ ni date d’expiration. Une réservation accompagnée confirmée donne également à chaque participant·e accès au contenu du guide associé. Les visiteur·euses peuvent ouvrir le lien de leur billet avant de créer un compte, puis activer leur accès de participant·e après s’être connecté·es.
L’accès au contenu du guide ne permet pas d’utiliser un billet d’entrée ni d’acheter d’autres expériences payantes incluses dans l’itinéraire. Un itinéraire contenant des prestations payantes conserve son parcours de paiement. Les achats de guides existants restent valides ; la publication d’un nouveau pass numérique modifie le parcours des nouveaux achats de contenu uniquement.
Distribution Bókun facultative
La distribution via Bókun est disponible uniquement après que l’administration de la plateforme a configuré la connexion centrale et vérifié les canaux de vente activés. Une expérience Scoutello publiée n’est pas automatiquement active sur Bókun.
Dans l’onglet Distribution de l’expérience, vérifiez l’état de l’exportation et la référence du fournisseur. Avant l’activation, l’administration de la plateforme configure les catégories de participants du fournisseur, les grilles tarifaires et les correspondances des règles d’annulation. Les tarifs échelonnés et les questionnaires obligatoires ne sont actuellement pas pris en charge pour la distribution. Corrigez les erreurs d’exportation avant d’activer les ventes.
Les produits hébergés utilisent des départs datés ; les passes numériques n’ont pas de date d’expiration. Les réservations Scoutello et externes partagent la capacité et les ressources, de sorte qu’une place vendue à l’extérieur réduit les disponibilités restantes en vente directe.
Si le résultat de la création du produit est incertain, demandez à l’administration de la plateforme de récupérer le produit existant du fournisseur avant d’en créer un autre. Pour les modifications de réservation, suivez les vérifications du canal d’origine.
La désactivation de la distribution interrompt les nouvelles ventes externes. Les billets confirmés existants et les accès aux guides déjà utilisés restent disponibles, et les réservations existantes continuent de nécessiter une assistance pour leur annulation et leur synchronisation.
Articles connexes : Expériences, Réservations et billets des visiteurs, Visites, Programmes de la journée, Commerce et accès.