Gidsproducten en personeelsplanning
Een rondleiding of dagplan kan worden gekoppeld aan ervaringen waarmee je een begeleid vertrek of digitale toegang tot de inhoud verkoopt. De verkoop van gidsproducten moet voor de organisatie zijn ingeschakeld door de platformadministratie van Scoutello. Voor het aanmaken van producten heb je ook toegang tot de gids en de relevante rechten voor ervaringen nodig.
Een gekoppeld product aanmaken
- Open de rondleiding of het dagplan via Gidsen en open vervolgens Ervaringen.
- Kies Begeleide rondleiding aanbieden voor een begeleid vertrek of Digitale toegang verkopen voor een pas die alleen toegang tot de inhoud biedt.
- Controleer het nieuwe concept in de ervaringseditor. De eerste beschrijving en afbeeldingen worden één keer vanuit de gids gekopieerd; latere wijzigingen aan de gids werken de producttekst niet automatisch bij.
- Vul de prijs, deelnemersinstellingen, zichtbaarheid en verkoopvereisten in. Configureer het vertrek en de personeelsbezetting voor een begeleid product.
- Los validatiemeldingen op, publiceer de ervaring en test de boekings- of toegangsflow voor gasten.
Een gids kan meerdere begeleide producten hebben, bijvoorbeeld met verschillende vertrekduren of talen, en één canonieke digitale pas. Als je de actie voor het aanmaken van digitale toegang opnieuw opent, wordt de bestaande pas geopend.
Begeleide vertrekken voorbereiden
Voor een boekbaar begeleid product zijn een tijdgebonden planning, beperkte capaciteit, een duur die overeenkomt met de vertrekduur en instructies voor de ontmoetingslocatie nodig. Controleer de tijdzone en boekingsperiode van de planning samen met de gastgerichte informatie over de ontmoetingslocatie.
Gebruik de personeelsinstellingen van de ervaring om vertrekken te controleren en een host toe te wijzen. Hostprofielen worden beheerd via Ervaringen → Boekingen → Hosts. De organisatieadministratie kan profielen voor freelancers aanmaken of geaccepteerde organisatieleden aan een hostprofiel koppelen. Met een gekoppeld account kan de host in de gastenapp de eigen vertrekken en deelnemerslijsten openen.
Houd wekelijkse beschikbaarheid, uitzonderingen per datum, voorbereidingstijd en reistijdmarges bij. Een host kan geen overlappende opdrachten uitvoeren zodra deze marges zijn meegerekend. Een vertrek zonder geldige host is niet beschikbaar voor nieuwe boekingen, ook als er nog capaciteit over is.
Terugkerende toewijzingen gelden voor de geconfigureerde weekdagen en datums; afzonderlijke uitzonderingen voor vertrekken hebben voorrang. Controleer de betrokken vertrekken nadat je een terugkerende host hebt gewijzigd. Als je een herhaling verwijdert, blijven vertrekken met geaccepteerde boekingen of actieve reserveringen als afzonderlijke toewijzingen bemand.
Als je een vertrek annuleert, worden nieuwe boekingen geblokkeerd. Bestaande boekingen moeten nog worden beoordeeld via de workflow Boekingen, inclusief eventuele communicatie met gasten en de beslissing over een terugbetaling.
Digitale toegang en inbegrepen inhoud
Een digitale pas heeft geen vertrekschema of vervaldatum. Bij een bevestigde boeking voor een begeleid vertrek krijgt elke deelnemer ook toegang tot de inhoud van de gekoppelde gids. Gasten kunnen hun ticketlink openen voordat ze een account aanmaken en hun deelnemerstoegang activeren nadat ze zijn ingelogd.
Toegang tot de gids verzilvert geen toegangsticket en koopt geen andere betaalde ervaringen die in het programma zijn opgenomen. Een programma met toewijzingen voor betaalde ervaringen behoudt de checkout van het pakket. Bestaande gidaankopen blijven geldig; het publiceren van een nieuwe digitale pas wijzigt de route voor nieuwe aankopen die alleen toegang tot content omvatten.
Optionele Bókun-distributie
Bókun-distributie is alleen beschikbaar nadat het platformbeheer de centrale verbinding heeft geconfigureerd en de ingeschakelde verkoopkanalen heeft geverifieerd. Een gepubliceerde Scoutello-ervaring is niet automatisch actief op Bókun.
Bekijk op het tabblad Distributie van de ervaring de exportstatus en de referentie van de aanbieder. Het platformbeheer configureert vóór activering de deelnemercategorieën, prijsschema's en toewijzingen voor het annuleringsbeleid van de aanbieder. Gedifferentieerde prijzen en verplichte vragenlijsten worden momenteel niet ondersteund voor distributie. Los exportfouten op voordat je de verkoop activeert.
Producten met begeleiding gebruiken vertrekken op een vaste datum; digitale passen verlopen niet. Scoutello- en externe boekingen delen capaciteit en personeel. Daardoor vermindert een extern verkochte plaats de resterende directe beschikbaarheid.
Als het resultaat van het aanmaken van een product onzeker is, vraag je het platformbeheer om het bestaande product van de aanbieder te herstellen voordat je een nieuw product aanmaakt. Volg voor boekingswijzigingen de controles voor het oorspronkelijke kanaal.
Als je distributie uitschakelt, worden nieuwe externe verkopen stopgezet. Bestaande bevestigde tickets en geclaimde gidstoegang blijven beschikbaar. Voor bestaande boekingen blijft ondersteuning bij annulering en synchronisatie nodig.
Gerelateerd: Ervaringen, Boekingen en gastentickets, Rondleidingen, Dagplannen, Handel en toegang.