Événements, conférences et ateliers
Scoutello accompagne les équipes organisatrices d’événements publics ou sur invitation qui ont besoin à la fois d’un portail pour les personnes participantes et des outils opérationnels associés. Les équipes peuvent publier des programmes multilingues, des plans, des modules d’interaction, des parcours de billetterie ou d’invitation, le contexte du contrôle d’accès et une aide facultative assistée par un assistant.
Cette page sert de guide rapide pour combiner les modules Scoutello autour d’un événement.
Pour qui ?
Ce cas d’usage convient aux équipes qui doivent à la fois favoriser l’engagement des personnes invitées et garder le contrôle des opérations :
- Conférences et salons professionnels.
- Ateliers et programmes de formation.
- Événements liés à l’hospitalité ou à une destination.
- Réunions d’associations et rencontres de membres.
- Programmes publics avec inscription, billetterie ou contrôle d’accès.
Objectifs à atteindre
Les équipes événementielles doivent généralement pouvoir :
- Publier rapidement un portail mobile pour les personnes participantes.
- Garder les programmes, les lieux, les FAQ et les moyens de contact accessibles sans application native.
- Gérer les personnes participantes, les invitations, les billets et le contexte client.
- Impliquer les personnes participantes grâce à des modules d’interaction tels que le chat, le réseautage, les votes, les quiz, les tirages au sort, les galeries ou les plans du site.
- Assurer le suivi après l’événement à l’aide de tâches CRM, de comptes rendus, de newsletters et de projets.
Modules Scoutello
| Besoin | Fonctionnalité Scoutello |
|---|---|
| Gestion de l’événement | Événements de l’organisation dans la barre latérale de gestion des clients. |
| Portail pour les personnes participantes | Pages d’atterrissage avec modules événement, plan du site, FAQ, chat, réseautage, vote, tirage au sort, quiz et médias. |
| Billetterie et paiements | Commandes, widgets, paliers tarifaires et parcours de paiement d’événement, selon la configuration. |
| Communication | Modèles d’e-mails, newsletters, e-mails envoyés et contexte des e-mails CRM. |
| Suivi | Clients, projets, tâches, comptes rendus et documents. |
Exemple de workflow
- Créer l’événement de l’organisation et définir les principales métadonnées de l’événement.
- Créer une page d’atterrissage pour le portail destiné aux personnes participantes.
- Ajouter les modules propres à l’événement : programme, lieux, plan du site, FAQ, réseautage, vote, tirage au sort ou chat.
- Configurer la billetterie, les widgets ou l’inscription si l’événement nécessite des transactions ou un accès contrôlé.
- Envoyer les invitations ou les mises à jour à l’aide de newsletters et de modèles d’e-mails.
- Pendant l’événement, utiliser le statut des personnes participantes, le contexte du contrôle d’accès, les questions ou les modules d’interaction.
- Après l’événement, créer des tâches de suivi et des comptes rendus pour les clients ou le projet concernés.
Vérifications d’assistance
En cas de problème, identifier la couche responsable : fiche de l’événement, lien avec la personne participante ou le client, module de la page d’atterrissage, widget ou paiement, distribution des e-mails, ou suivi CRM. Les problèmes liés aux événements concernent souvent plusieurs écrans ; il faut donc commencer par identifier la responsabilité avant de modifier les données.
Concepts associés : Produit : événements, Tableau de bord : événements de l’organisation.