Événements de l’organisation
Les événements sont créés et gérés dans Événements, au sein de l’organisation active.
Créer un événement avec une date et un lieu
- Ouvrez Événements, sélectionnez Actions, puis Créer un événement.
- Saisissez le Nom, puis choisissez Date unique ou Plusieurs dates sous Horaires. Renseignez le Début et, si nécessaire, l’Admission et la Fin.
- Sous Lieu ou adresse, recherchez et sélectionnez le lieu de l’événement.
- Choisissez une Visibilité. Laissez Brouillon sélectionné pendant la préparation de l’événement.
- Sous Fonctionnalités, activez Gestion des événements si des personnes invitées, des invitations, des e-mails, un contrôle à l’entrée ou des analyses sont nécessaires.
- Sélectionnez Créer.
Ajouter des personnes invitées et envoyer des invitations
Après l ’enregistrement d’un événement avec la Gestion des événements :
- Ouvrez l’événement et sélectionnez Personnes invitées.
- Créez un groupe de participants si nécessaire, puis sélectionnez Ajouter des personnes invitées.
- Sélectionnez les contacts existants et confirmez avec Ajouter.
- Sélectionnez les personnes invitées concernées et utilisez Envoyer aux personnes sélectionnées, ou l’action destinée à toutes les personnes éligibles.
- Vérifiez les destinataires et le contenu dans la boîte de dialogue d’e-mail, puis confirmez uniquement lorsque l’invitation doit réellement être envoyée.
L’ajout de personnes invitées n’envoie pas d’invitation à lui seul. La confirmation finale de l’e-mail constitue une étape distincte.
Imprimer des badges nominatifs (Namensschilder)
Les badges nominatifs sont imprimés depuis l’écran d’admission de l’événement dans l’application mobile Scoutello installée. Le tableau des personnes invitées du tableau de bord permet d’imprimer des listes de participants, éventuellement avec les tâches ou les codes QR des billets ; il ne propose pas de boîte de dialogue d’impression de badges nominatifs.
- Dans la configuration de l’événement, activez les étiquettes nominatives sous Fonctionnalités, puis enregistrez. Un logo peut être configuré pour les étiquettes.
- Ouvrez l’écran d’admission de l’événement dans l’application mobile installée.
- Sélectionnez l’icône d’imprimante, recherchez et sélectionnez l’imprimante, choisissez le modèle d’imprimante et le format d’étiquette correspondants, puis enregistrez les paramètres de l’imprimante. Utilisez l’impression test avant d’admettre les personnes invitées.
- Enregistrez l’arrivée de la personne invitée pour imprimer son badge nominatif.
- Pour l’imprimer à nouveau, ouvrez la personne invitée enregistrée et utilisez l’action de réimpression du badge nominatif. Cette opération nécessite l’autorisation de modifier le participant ainsi qu’une imprimante configurée.
L’icône d’imprimante et l’action de réimpression des badges nominatifs sont disponibles dans l’application installée, et non dans un navigateur. Si la personne consulte le tableau de bord, expliquez cette condition au lieu de suggérer des menus d’impression non vérifiés.
Événement, expérience ou programme à la journée ?
- Utilisez Événements pour une activité qui se déroule à une ou plusieurs dates fixes et qui peut nécessiter des personnes invitées, des invitations, des billets ou un contrôle à l’entrée.
- Utilisez Expériences pour une activité réservable ou à découvrir, proposée indépendamment de la liste des personnes invitées à un événement.
- Utilisez Programmes pour organiser plusieurs lieux, visites, événements ou expériences dans un calendrier d’un ou plusieurs jours.
À lire également : Programmes à la journée, Expériences, Abonnement.