Le tableau de bord Email rassemble la communication partagée dans le même espace de travail que les clients, les tâches, les protocoles, les projets, les newsletters et les événements.
Routes :
- Boîte de réception :
/organizations/:id/inbox - Archive :
/organizations/:id/inbox/archive - Spam :
/organizations/:id/inbox/spam - Emails envoyés :
/organizations/:id/sent-emails
Les compteurs de non lus peuvent apparaître directement sur l'élément de navigation principal de l'email. Le badge combine les comptes de non lus entrants et les indicateurs de rebond/non lus des emails envoyés, le cas échéant.
Vues des emails
Boîte de réception
La boîte de réception affiche les messages entrants ouverts liés aux adresses email gérées par l'organisation. Les messages entrants peuvent inclure des métadonnées de l'expéditeur, des destinataires, l'objet, la date, les pièces jointes, les tags, le statut, l'état du spam, le lien client, le lien client responsable et le lien projet.
Archive
L'archive stocke les messages qui ont été délibérément fermés ou qui n'ont plus besoin du flux de travail principal de la boîte de réception. Les messages archivés ne sont pas supprimés ; ils sont retirés de la vue de la boîte de réception active, ce qui fait de l'archive le premier endroit à vérifier lorsqu'un message traité semble disparaître.
Spam
La vue Spam contient les messages marqués comme spam ou classés comme suspects. Les messages attendus qui n'ont jamais atteint la boîte de réception normale peuvent s'y trouver.
Emails envoyés
Les emails envoyés affichent les messages sortants. Ceci est important pour le dépannage :
- Si un message a été envoyé.
- Quel expéditeur a été utilisé.
- Si un problème de rebond ou de livraison est visible.
- Quel client, projet, événement, newsletter ou flux opérationnel a généré le message.
Contexte des emails entrants
Les enregistrements d'emails entrants peuvent stocker :
- L'organisation.
- La portée du destinataire.
- Le client membre destinataire pour les emails de portée personnelle.
- L'ID du message.
- L'adresse et le nom d'affichage de l'expéditeur.
- Les adresses À et CC.
- L'objet.
- La date.
- Les métadonnées de transfert.
- Une référence optionnelle au stockage du message brut (lorsqu'il est conservé pour le dépannage).
- Les métadonnées des pièces jointes.
- Le statut (
non lu,lu,archivé). - Le drapeau spam.
- Les tags.
- Le lien client.
- Le lien client responsable.
- Le lien projet.
Le support doit vérifier ces champs lorsqu'un message apparaît sous le mauvais client, projet ou section de boîte de réception.
Portée de destinataire Organisation vs Personnel
Les emails entrants peuvent être limités à l'organisation ou à un client membre destinataire personnel.
- Portée de l'organisation : comportement de la boîte de réception partagée de l'organisation.
- Portée personnelle : la visibilité des messages peut dépendre du client membre destinataire, ainsi que des règles d'administration/permissions.
Si un utilisateur peut voir un email et qu'un autre ne le peut pas, vérifiez la portée du destinataire, le client responsable, l'organisation active et les permissions d'email.
Emails et clients
Les messages entrants peuvent être mis en correspondance avec des clients. Les pages de détails des clients peuvent afficher le contexte des emails, permettant au support d'enquêter sur la correspondance sans quitter l'enregistrement CRM.
Lorsqu'un message n'apparaît pas sur un client, comparez l'expéditeur et le destinataire de l'email avec le client attendu, puis confirmez l'existence du lien client. Vérifiez également l'état d'archive/spam, les permissions d'email et de client, et si l'enregistrement appartient à l'organisation attendue.
Emails et projets
Les messages entrants et sortants peuvent être liés à des projets. Les onglets d'emails de projet aident les équipes à conserver la communication de livraison à côté des jalons, des tâches, des documents, des événements et des protocoles.
Si un email de projet est manquant, vérifiez le lien projet sur l'email et si l'utilisateur dispose des accès projet et email.
Contexte de l'expéditeur sortant
Certains enregistrements de clients/membres peuvent avoir une configuration d'expéditeur d'email telle qu'une adresse de contact, une partie locale de l'expéditeur ou une signature. Cela prend en charge le comportement d'envoi de sous-domaines gérés ou de domaines personnalisés, le cas échéant.
Les investigations d'expéditeur se résument généralement à :
- L'organisation active.
- Le client/membre expéditeur.
- Les paramètres de l'adresse de contact et de l'expéditeur local.
- Si le message a été envoyé à partir d'un projet, d'un client, d'une newsletter, d'un événement ou d'un autre flux.
- Les indicateurs de rebond ou de non-livraison dans les vues d'emails envoyés.
Permissions
La navigation par email apparaît lorsque l'utilisateur peut lister ou lire les emails. Les actions et la visibilité des lignes dépendent des permissions email, de la portée du destinataire, de l'organisation active, de la visibilité du client/projet et du statut d'administrateur.
L'email peut également être affecté par les permissions client car les messages mis en correspondance dépendent souvent du contexte client.
Scénarios de support courants
Un message est manquant
Vérifiez la boîte de réception, l'archive, le spam, l'organisation active, les permissions d'email, la portée du destinataire, le lien client, le lien projet et l'état de recherche/filtrage.
Un message apparaît sous le mauvais client
Vérifiez l'adresse de l'expéditeur, les métadonnées de l'expéditeur d'origine transféré, le lien client et l'existence de doublons d'enregistrements client dans différentes organisations.
Un utilisateur voit un email et un autre non
Vérifiez la portée des permissions d'email, la portée du destinataire personnel, le lien client responsable et le contexte client/projet attribué uniquement.
Un email envoyé nécessite une vérification
Ouvrez les emails envoyés et vérifiez l'expéditeur, le destinataire, l'objet, la date, l'entité associée et les indicateurs de rebond/non lu.
Concepts associés : Newsletters, Modèles d'email.