E-mails, planification et approbations
Ouvrez E-mail pour l’organisation active. Les vues de la boîte de réception, des messages archivés et des spams contiennent les messages entrants ; les vues des messages sortants affichent les brouillons, les messages planifiés et les résultats de distribution.
Associer un message entrant
- Ouvrez Boîte de réception et sélectionnez le message.
- Utilisez Attribuer un contact directement dans le message, ou créez un contact si nécessaire.
- Pour ajouter le contexte d’un projet, ouvrez les Actions du message et sélectionnez le projet.
Ces associations sont enregistrées directement. Associer un message n’envoie pas de réponse.
Rédiger un message ou répondre
Ouvrez l’action de rédaction depuis E-mail ou depuis le contact, le projet, l’événement ou la liste de diffusion concerné. Une réponse conserve le contexte du message ; un nouvel e-mail démarre une rédaction distincte.
Vérifiez l’expéditeur, les destinataires, l’objet, le contenu et les pièces jointes. Les choix d’expéditeur proviennent des paramètres d’e-mail autorisés de l’organisation ou des paramètres d’e-mail personnels. Vérifiez la signature dans le brouillon créé au lieu de l’ajouter une seconde fois.
L’enregistrement d’un brouillon ne l’envoie pas. Effectuez l’action explicite d’envoi ou de confirmation uniquement après avoir vérifié les destinataires finaux.
Planifier un envoi
Lorsque l’éditeur permet de planifier un envoi, sélectionnez l’action de planification, choisissez une date et une heure ultérieures, puis vérifiez le message planifié avant de confirmer. Utilisez la date et l’heure affichées dans le contrôle de planification ; la distribution effective peut également dépendre du traitement par la file d’attente et le fournisseur.
Les messages planifiés apparaissent avec leur heure d’envoi enregistrée et leur statut. Examinez le message existant et les actions disponibles pour le modifier ou l’annuler avant le début de l’envoi. Ne recréez pas un message déjà planifié simplement parce que son heure d’envoi n’est pas encore arrivée.
Pour les envois à une liste de diffusion, l’audience correspondante est évaluée au début de la distribution. Consultez Listes de diffusion pour connaître les vérifications, les exclusions et le comportement en cas de nouvelle tentative.
Examiner un brouillon à approuver
Les brouillons d’e-mails préparés par une intégration et les brouillons de workflows pris en charge nécessitent une vérification humaine. Ouvrez le lien de vérification ou la notification d’approbation, puis examinez les destinataires, l’expéditeur, l’objet, le corps du message et les pièces jointes.
Modifiez et enregistrez le brouillon si nécessaire, puis utilisez Approuver et envoyer lorsqu’il est prêt. La préparation via une API ou un assistant n’envoie pas l’e-mail à elle seule, et une intégration ne peut pas approuver son propre brouillon.
Après l’approbation, vérifiez le statut de distribution. L’approbation et la distribution réussie sont deux états distincts. En cas d’échec ou d’incertitude concernant la distribution, utilisez les informations existantes de récupération ou de statut au lieu de soumettre aveuglément un nouvel envoi.
L’administration des workflows est réservée au personnel de la plateforme ; les membres de l’organisation peuvent néanmoins examiner les brouillons qui leur sont attribués s’ils disposent des autorisations d’e-mail requises.
Trouver un message manquant
Vérifiez l’organisation active, les vues de la boîte de réception, des messages archivés, des spams ou des messages sortants, la recherche et les filtres, l’association à un contact ou à un projet, l’étendue des autorisations et l’heure d’envoi planifiée. Pour un message envoyé, distinguez les statuts en file d’attente, distribué et échoué du simple fait qu’un brouillon existe.
Les organisations modulaires disposent également de quotas distincts pour les e-mails opérationnels et les newsletters. Les reçus de vente nécessaires et les prestations déjà engagées sont traités séparément des communications facultatives.
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