Réservations et billets invités

Ouvrez Expériences → Réservations à /organizations/:id/experiences/bookings, ou ouvrez l’onglet Réservations d’une expérience. La page de l’organisation nécessite un accès à la liste des expériences ; les actions de modification et de remboursement dépendent du rôle actuel.

Consulter une réservation

Le tableau regroupe les participants au sein d’une même réservation. Utilisez la recherche ainsi que les filtres de statut, de canal de vente ou d’hôte pour trouver le groupe. Vérifiez l’expérience, le départ dans son fuseau horaire, l’hôte, la taille du groupe, l’état du paiement, la référence externe, la présence et l’état de synchronisation.

Ouvrez Historique pour consulter les modifications. Pour un départ daté, Manifeste permet de télécharger la liste des participants au format CSV. Les comptes d’hôtes associés peuvent trouver Mes départs dans l’application pour invités et télécharger leurs manifestes attribués sans informations financières.

Les réservations en attente, confirmées et annulées n’accordent pas les mêmes droits. Un enregistrement de paiement ou une place temporairement réservée ne doit pas être considéré comme une admission confirmée tant que la réservation n’est pas confirmée.

Modifier les noms des invités ou le départ

Pour une réservation confirmée, Modifier les invités permet de changer les noms des participants. Déplacer la réservation déplace le groupe existant vers un départ disponible de la même expérience. La composition du groupe et le prix d’origine restent inchangés. La destination doit disposer d’une capacité suffisante et, pour un produit avec hôte, d’un hôte valide ; si le déplacement échoue, la réservation d’origine est conservée.

Après l’enregistrement, vérifiez la date, le fuseau horaire et les informations des participants. La présence d’une entrée dans le sélecteur de départ ne suffit pas à confirmer que la modification a réussi.

Annuler et rembourser

Utilisez Annuler la réservation pour annuler le groupe. L’annulation et le remboursement du paiement sont deux actions distinctes : l’annulation ne définit pas à elle seule le montant du remboursement prévu au contrat et n’effectue pas automatiquement le remboursement.

L’administration de l’organisation peut utiliser Remboursement intégral pour une réservation directe payée et éligible, en indiquant un motif. Vérifiez le paiement et le résultat du remboursement enregistrés avant de confirmer l’issue à l’invité. Pour une vente réalisée par un autre canal, utilisez le processus d’annulation et de remboursement de ce canal.

Réservations via Bókun

Vérifiez la référence externe et l’état de synchronisation. Un déplacement ou une annulation demandé peut nécessiter une action dans le canal de vente d’origine. Effectuez cette action dans ce canal, puis attendez que les informations du fournisseur correspondent ; un état de synchronisation en attente signifie que la modification n’est pas encore confirmée dans les deux systèmes.

Si les informations du fournisseur sont en conflit avec celles de Scoutello, conservez la référence de réservation et la modification demandée pour le support. L’administration de l’organisation peut consulter Réservations non résolues et les opérations ayant échoué. L’administration de la plateforme gère les ventes externes non rapprochées, la récupération des produits du fournisseur et les échecs de rapprochement. Évitez de créer une réservation de remplacement uniquement pour supprimer un avertissement de synchronisation.

Billets invités et accès au guide

Les personnes invitées peuvent ouvrir le lien d’accès fourni pour consulter le statut de la réservation et les billets individuels des participant·es avant de créer un compte. Les personnes invitées connectées peuvent également consulter leurs réservations sur /bookings. Le partage de ces liens ou codes d’accès peut donner à une autre personne accès aux billets. Envoyez-les donc uniquement aux participant·es concerné·es.

Pour un produit guide associé, chaque participant·e peut se connecter et sélectionner Réclamer l’accès à l’aide de son code participant ou de ses identifiants de billet. L’accès au guide est alors associé à ce compte. Une adresse e-mail d’achat ne suffit pas à réclamer l’accès pour l’ensemble des participant·es. Réclamer l’accès au guide ne marque pas un billet d’admission comme utilisé.

La vue de la réservation invitée fournit les billets et les liens vers le guide. Les changements de date ou de groupe, les annulations et les remboursements sont gérés par l’opérateur ou le canal de vente d’origine.

Vérifications d’assistance

Problème	Vérification
La personne invitée ne peut pas ouvrir le guide	Vérifiez la réservation, le code participant et le compte ayant réclamé l’accès.
Une seule personne a accès	Chaque participant·e doit réclamer sa propre autorisation ; ne répétez pas le paiement pour tout le groupe.
Le déplacement échoue	Vérifiez la capacité de destination, l’affectation de l’hôte, la taille du groupe et le canal de vente d’origine.
Une réservation annulée comporte toujours un paiement	Vérifiez séparément l’action de remboursement et l’état du paiement.
Une modification externe reste en attente	Vérifiez l’action dans le canal d’origine et conservez sa référence pour l’assistance.

Voir aussi : Expériences, Produits guide et affectation du personnel, Planification et Ma visite.