Reserveringen en gasttickets

Open Experiences → Bookings op /organizations/:id/experiences/bookings of open het tabblad Bookings van een ervaring. Voor de organisatiepagina is toegang tot de ervaringslijst vereist; bewerkings- en terugbetalingsacties zijn afhankelijk van de huidige rol.

Een reservering bekijken

De tabel groepeert deelnemers per reservering. Gebruik de zoekfunctie en filters voor status, verkoopkanaal of host om het gezelschap te vinden. Controleer de ervaring, het vertrek in de tijdzone van de ervaring, de host, de groepsgrootte, de betalingsstatus, de externe referentie, de aanwezigheid en de synchronisatiestatus.

Open History om wijzigingen te bekijken. Voor een vertrek op een specifieke datum download je met Manifest de deelnemerslijst als CSV-bestand. Gekoppelde hostaccounts kunnen in de gastenapp My departures openen en hun toegewezen deelnemerslijsten zonder financiële informatie downloaden.

Voor reserveringen met de status in behandeling, bevestigd en geannuleerd gelden verschillende rechten. Een betalingsregistratie of tijdelijk gereserveerde plaats mag niet als bevestigde toegang worden beschouwd totdat de reservering is bevestigd.

Gastnamen of vertrek wijzigen

Bij een bevestigde reservering wijzigt Edit guests de namen van deelnemers. Met Move booking verplaats je het bestaande gezelschap naar een beschikbaar vertrek van dezelfde ervaring. De samenstelling van het gezelschap en de oorspronkelijke prijs blijven gelijk. Het doelvertrek moet voldoende capaciteit hebben en, voor een product met host, een geldige host; als de verplaatsing mislukt, blijft de oorspronkelijke reservering behouden.

Controleer na het opslaan de resulterende datum, tijdzone en deelnemersgegevens. Alleen een vermelding in de vertrekkiezer bewijst niet dat de wijziging is geslaagd.

Annuleren en terugbetalen

Gebruik Cancel booking om het gezelschap te annuleren. Annuleren en een betaling terugbetalen zijn afzonderlijke acties: annuleren bepaalt niet automatisch het contractuele terug te betalen bedrag en rondt een terugbetaling niet af.

Organisatiebeheer kan Full refund gebruiken voor een daarvoor in aanmerking komende, betaalde directe reservering en moet een reden opgeven. Controleer de geregistreerde betalings- en terugbetalingsresultaten voordat je de uitkomst aan de gast bevestigt. Gebruik voor een verkoop via een ander kanaal de annulerings- en terugbetalingsprocedure van dat kanaal.

Reserveringen via Bókun

Controleer zowel de externe referentie als de synchronisatiestatus. Voor een aangevraagde verplaatsing of annulering kan actie in het oorspronkelijke verkoopkanaal nodig zijn. Voer die actie daar uit en wacht totdat de gegevens van de aanbieder overeenkomen; een synchronisatiestatus in behandeling betekent dat de wijziging nog niet in beide systemen is bevestigd.

Als de gegevens van de aanbieder niet overeenkomen met Scoutello, bewaar dan de reserveringsreferentie en de aangevraagde wijziging voor ondersteuning. Organisatiebeheer kan Unresolved bookings en mislukte bewerkingen bekijken. Platformbeheer handelt niet-gematchte externe verkopen, herstel van producten van aanbieders en mislukte reconciliatie af. Maak niet alleen een vervangende reservering om een synchronisatiewaarschuwing te wissen.

Gasttickets en toegang tot de gids

Gasten kunnen de verstrekte inloggegevenslink openen om de boekingsstatus en de tickets van afzonderlijke deelnemers te bekijken voordat ze een account aanmaken. Gasten die zijn ingelogd, kunnen hun boekingen ook bekijken via /bookings. Als je deze links of toegangscodes deelt, kan iemand anders toegang krijgen tot de tickets. Stuur ze daarom alleen naar de beoogde deelnemers.

Voor een gekoppeld gidsproduct kan elke deelnemer inloggen en Toegang claimen kiezen met de deelnemerscode of ticketgegevens. Hierdoor wordt de gids-toegang aan dat account gekoppeld. Alleen een e-mailadres van de koper claimt niet automatisch toegang voor alle deelnemers. Het claimen van gids-toegang markeert een toegangsticket niet als gebruikt.

De boekingsweergave voor gasten bevat tickets en gidslinks. Wijzigingen in de boekingsdatum of het gezelschap, annuleringen en terugbetalingen worden afgehandeld door de aanbieder of het oorspronkelijke verkoopkanaal.

Supportcontroles

Probleem	Controle
Gast kan de gids niet openen	Controleer de boeking, deelnemerscode en het account dat de toegang heeft geclaimd.
Slechts één persoon heeft toegang	Elke deelnemer moet de eigen toegang claimen; betaal niet opnieuw voor het hele gezelschap.
Verplaatsen mislukt	Controleer de capaciteit op de bestemming, de toewijzing aan de host, de grootte van het gezelschap en het oorspronkelijke verkoopkanaal.
Geannuleerde boeking heeft nog steeds een betaling	Controleer de afzonderlijke terugbetalingsactie en de betaalstatus.
Externe wijziging blijft in behandeling	Controleer de actie in het oorspronkelijke kanaal en bewaar de referentie voor support.

Gerelateerd: Ervaringen, Gidsproducten en personeelsplanning, Planning en Mijn bezoek.