Contrats et factures clients
Les pages Factures et Contrats de l’organisation sont accessibles aux administrateurs de l’organisation et au personnel de la plateforme Scoutello. Pour les organisations modulaires, le module Contrats et factures est également requis pour ouvrir ces pages et effectuer les opérations de création et de modification correspondantes.
Ces pages permettent de gérer la facturation des clients de l’organisation. Les factures d’abonnement Scoutello sont affichées séparément dans Abonnement.
Créer et consulter une facture
- Ouvrez Factures pour l’organisation concernée.
- Choisissez l’action permettant de créer une facture manuelle ou importez une facture externe existante.
- Vérifiez les informations du client, de l’émetteur et de l’acheteur, ainsi que les lignes, les taxes et les informations de paiement.
- Enregistrez le brouillon et vérifiez-le avant de l’émettre ou de l’envoyer.
- Ouvrez la facture pour consulter son document, son statut et les actions de paiement ou d’annulation disponibles.
Les importations externes peuvent être traitées individuellement ou par lots. Vérifiez les champs extraits avant de vous y fier. L’importation d’une facture historique est différente de l’émission d’une nouvelle facture client.
La liste distingue les brouillons, les factures envoyées ou en attente, les paiements, les échecs et les documents annulés ou invalidés. Les actions disponibles dépendent du type et du statut du document. Pour corriger une facture, utilisez le processus d’annulation ou d’émission d’un avoir prévu pour cette facture ; ne remplacez pas un document payé par un brouillon sans lien.
Contrats récurrents
- Ouvrez Contrats, puis créez ou sélectionnez un contrat.
- Gérez ses conditions, sa périodicité de facturation et les clients qui lui sont associés.
- Vérifiez les informations de début et de fin de chaque association, ainsi que le mandat de paiement le cas échéant.
- Lorsque le paiement est dû, utilisez l’action de prélèvement disponible et le processus de confirmation.
- Consultez les factures générées et le statut du paiement avant d’effectuer un nouveau prélèvement.
Les contrats nécessitent, en plus du module, une capacité sélectionnée séparément pour les associations actives de contrats clients. Chaque association client active est comptabilisée ; les modèles de contrat ne le sont pas. Les associations terminées ne sont pas prises en compte dans la capacité active simultanée. L’utilisation des factures et la capacité liée aux associations sont affichées dans Abonnement.
Vérifications pour l’assistance
Confirmez l’organisation active, l’accès administrateur de l’organisation, l’accès au module ainsi que la facture ou l’association de contrat concernée. L’enregistrement d’un client ou d’un contrat ne constitue pas à lui seul une preuve de paiement.
Lors du traitement d’une demande d’assistance, distinguez les paiements de factures clients, les commandes invitées, les commandes d’impression et les frais d’abonnement Scoutello. Conservez les références existantes de la facture et du paiement lorsqu’un résultat est en attente ou nécessite une récupération.
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