Umowy i faktury klientów
Strony Faktury i Umowy organizacji są dostępne dla administratorów organizacji oraz pracowników platformy Scoutello. W przypadku organizacji modułowych do otwarcia tych stron i wykonywania odpowiednich operacji związanych z tworzeniem treści wymagany jest również moduł Umowy i faktury.
Na tych stronach można zarządzać rozliczeniami klientów organizacji. Faktury za subskrypcję Scoutello są wyświetlane osobno w sekcji Subskrypcja.
Tworzenie i sprawdzanie faktury
- Otwórz sekcję Faktury dla wybranej organizacji.
- Wybierz opcję utworzenia faktury ręcznej albo prześlij istniejącą fakturę zewnętrzną.
- Sprawdź dane klienta, wystawcy i nabywcy, pozycje, informacje podatkowe oraz informacje o płatności.
- Zapisz wersję roboczą i sprawdź ją przed wystawieniem lub wysłaniem.
- Otwórz fakturę, aby sprawdzić jej dokument, status oraz dostępne opcje płatności lub anulowania.
Faktury zewnętrzne można przetwarzać pojedynczo lub zbiorczo. Przed wykorzystaniem wyodrębnionych danych należy je sprawdzić. Przesłanie faktury historycznej różni się od wystawienia nowej faktury dla klienta.
Lista rozdziela wersje robocze, faktury wysłane lub oczekujące, płatności, nieudane operacje oraz anulowane lub unieważnione dokumenty. Dostępne działania zależą od typu i statusu dokumentu. W przypadku korekty użyj obsługiwanej procedury anulowania faktury lub wystawienia faktury korygującej; nie zastępuj opłaconego dokumentu niezwiązaną z nim wersją roboczą.
Umowy cykliczne
- Otwórz sekcję Umowy i utwórz umowę albo wybierz istniejącą.
- Zarządzaj jej warunkami, częstotliwością rozliczeń i przypisaniami klientów.
- Sprawdź informacje o rozpoczęciu i zakończeniu każdego przypisania oraz, jeśli dotyczy, mandat płatniczy.
- Gdy płatność jest wymagalna, użyj dostępnej opcji obciążenia i przejdź przez proces potwierdzenia.
- Przed ponownym obciążeniem sprawdź wygenerowane faktury i status płatności.
Umowy wymagają osobno wybranej liczby miejsc dla aktywnych przypisań umów klientów, niezależnie od modułu. Każde aktywne przypisanie klienta jest uwzględniane; szablony umów nie są uwzględniane. Zakończone przypisania nie wpływają na limit jednocześnie aktywnych miejsc. W sekcji Subskrypcja wyświetlane są informacje o wykorzystaniu faktur i liczbie przypisań.
Kontrole pomocnicze
Potwierdź aktywną organizację, dostęp administratora organizacji, dostęp do modułu oraz wybraną fakturę lub przypisanie umowy. Zapisany klient lub umowa nie potwierdza samodzielnie dokonania płatności.
Podczas rozpatrywania zgłoszenia pomocy technicznej rozdzielaj płatności za faktury klientów, zamówienia gości, zamówienia druku i opłaty za subskrypcję Scoutello. Jeśli wynik jest oczekujący lub wymaga odzyskania, zachowaj istniejące numery referencyjne faktury i płatności.
Powiązane: Subskrypcja, Zamówienia, Materiały promocyjne i faktury za druk, Kontakty.