Contracten en klantfacturen
De pagina's Facturen en Contracten van de organisatie zijn beschikbaar voor organisatiebeheerders en Scoutello-platformmedewerkers. Voor modulaire organisaties is ook de module Contracten en facturen vereist om deze pagina's te openen en de relevante bewerkingen uit te voeren.
Op deze pagina's beheert de organisatie de facturering aan klanten. Facturen voor Scoutello-abonnementen worden afzonderlijk weergegeven onder Abonnement.
Een factuur maken en controleren
- Open Facturen voor de betreffende organisatie.
- Kies de actie om een handmatige factuur te maken of een bestaande externe factuur te uploaden.
- Controleer de gegevens van de klant, uitgever en koper, de factuurregels, btw- en betaalgegevens.
- Sla het concept op en controleer het voordat het wordt uitgegeven of verzonden.
- Open de factuur om het document, de status en beschikbare acties voor betaling of annulering te bekijken.
Externe uploads kunnen afzonderlijk of in batches worden verwerkt. Controleer geëxtraheerde velden voordat deze worden gebruikt. Het uploaden van een historische factuur verschilt van het uitgeven van een nieuwe klantfactuur.
De lijst maakt onderscheid tussen concepten, verzonden of openstaande facturen, betalingen, mislukte betalingen en geannuleerde of ongeldig gemaakte documenten. Beschikbare acties zijn afhankelijk van het documenttype en de status. Gebruik voor correcties de ondersteunde procedure voor annulering of creditnota van de factuur; vervang een betaald document niet door een niet-gerelateerd concept.
Terugkerende contracten
- Open Contracten en maak een contract aan of selecteer een bestaand contract.
- Beheer de voorwaarden, factureringsfrequentie en klanttoewijzingen.
- Controleer de start- en eindgegevens van elke toewijzing en, indien van toepassing, de betaalmachtiging.
- Gebruik de beschikbare betaalactie en bevestigingsprocedure wanneer een betaling verschuldigd is.
- Controleer de gegenereerde facturen en de betaalstatus voordat opnieuw wordt geïncasseerd.
Voor contracten is naast de module afzonderlijk geselecteerde capaciteit vereist voor actieve klanttoewijzingen aan contracten. Elke actieve klanttoewijzing telt mee; contractsjablonen niet. Beëindigde toewijzingen tellen niet mee voor de gelijktijdig actieve capaciteit. Het factuurgebruik en de toewijzingscapaciteit worden weergegeven onder Abonnement.
Ondersteuningscontroles
Bevestig de actieve organisatie, toegang voor organisatiebeheerders, toegang tot de module en de betreffende factuur- of contracttoewijzing. Een opgeslagen klant of contract vormt op zichzelf geen bewijs van betaling.
Houd klantfactuurbetalingen, bestellingen van gasten, printbestellingen en kosten voor Scoutello-abonnementen gescheiden bij het behandelen van een supportverzoek. Bewaar de bestaande factuur- en betalingsreferenties wanneer een resultaat in behandeling is of herstel vereist.
Gerelateerd: Abonnement, Bestellingen, Promotiemateriaal en printfacturen, Contacten.