Documents
La bibliothèque Documents stocke les fichiers qui doivent rester à proximité des enregistrements CRM et du travail opérationnel : PDF, contrats, propositions, supports marketing, menus, plannings, SOP, fichiers des intervenants, fichiers des fournisseurs, documents d'événements et pièces jointes de protocoles.
Itinéraire : /organizations/:id/documents
Itinéraire de détail du document : /organizations/:id/documents/:documentId
Les documents peuvent également apparaître dans les contextes client, projet, événement, protocole et jalon.
Ce que stocke un enregistrement de document
Un document est un enregistrement de fichier à portée d'organisation. Il possède ses propres métadonnées et des liens vers le fichier téléchargé, mais il peut également être connecté à d'autres entités CRM.
Les enregistrements de documents peuvent contenir :
- Nom : nom d'affichage du fichier.
- Lien de fichier : référence du fichier stocké et type MIME.
- Organisation : organisation propriétaire.
- Créé par : utilisateur qui l'a téléchargé ou créé.
- Client : lien client optionnel.
- Projet : lien projet optionnel.
- Événement : lien événement optionnel.
- Tags : tags spécifiques au document.
- Utilisateurs assignés : utilisateurs internes responsables ou autorisés à travailler avec le document.
- Clients assignés : contacts connectés au document.
- Protocoles : interactions qui référencent le document.
Sources des documents
La liste des documents peut inclure plusieurs types de sources :
- Enregistrements de documents : entrées de la bibliothèque de documents CRM de premier plan.
- PDF de tuiles : fichiers PDF hérités ou basés sur des tuiles, issus du contexte de page de destination/tuile lorsque la liste des documents inclut des PDF de tuiles.
Cette distinction est importante pour le support : un PDF de tuile peut renvoyer à une page de destination, un lieu ou une tuile plutôt qu'à un enregistrement de détail de document normal.
Où apparaissent les documents
Les documents peuvent être ouverts depuis :
- La bibliothèque de documents de l'organisation.
- L'onglet Documents du détail client.
- L'onglet Documents du projet.
- Le contexte du détail de l'événement.
- Les détails du protocole où un document a été joint.
- Les liens sources tels que le contexte de tuile PDF de la page de destination.
Si un fichier apparaît à un endroit mais pas à un autre, vérifiez à quelle entité il est lié.
Création et modification de documents
Les utilisateurs disposant des autorisations de modification de documents peuvent créer des documents en téléchargeant un fichier et en attribuant des métadonnées.
Relations modifiables courantes :
- Client.
- Projet.
- Événement.
- Tags.
- Utilisateurs assignés.
- Clients assignés.
La modification des liens d'un document peut affecter son emplacement d'affichage. Par exemple, la suppression du lien projet peut le retirer de l'onglet Documents du projet, tandis que le document reste dans la bibliothèque de l'organisation.
Documents et protocoles
Les protocoles peuvent inclure des pièces jointes. Ces fichiers peuvent apparaître comme un contexte de document associé, en fonction de la manière dont ils ont été stockés et liés.
Cette relation permet d'expliquer :
- Les notes de réunion avec des PDF joints.
- Les contrats joints à un protocole d'appel.
- Les documents d'événements ou de projets référencés à partir d'une interaction.
- Les fichiers qui apparaissent sur une page de détail de document avec des références de protocole.
Documents et projets
Les documents de projet maintiennent les artefacts de livraison en un seul endroit. Exemples courants :
- Propositions.
- Accords.
- Plannings.
- Actifs du sponsor.
- Plans d'étage.
- Cahiers des charges de projet.
- Rapports post-événement.
La visibilité des documents de projet dépend toujours des autorisations document, même si l'utilisateur peut ouvrir le projet.
Documents et événements
Les documents liés aux événements peuvent prendre en charge les opérations des participants, la planification interne ou les supports destinés aux invités. Par exemple :
- Modèles d'étiquettes nominatives.
- Programmes d'événements.
- Instructions de billetterie.
- Fichiers des intervenants.
- Documents du lieu.
- Feuilles de route internes.
Le support doit vérifier si le document est lié à l'événement lui-même, à son projet, à un client ou à un protocole.
Autorisations
La navigation dans les documents apparaît lorsque l'utilisateur peut lister ou lire des documents. La création, la modification, la suppression et l'assignation de documents dépendent des autorisations document.
L'accès aux documents peut également être limité par la portée "assigné uniquement". Dans ce cas, un utilisateur ne peut voir que les documents qui lui sont assignés, assignés à son contexte client/membre, ou liés via des enregistrements auxquels il est autorisé à accéder.
Scénarios de support courants
Un document est manquant
Vérifiez d'abord l'organisation active, les autorisations de document et la portée "assigné uniquement" des documents. Comparez ensuite la bibliothèque de l'organisation avec les onglets filtrés client, projet ou événement ; effacez les filtres de recherche et de tags ; et confirmez si le fichier est un PDF de tuile plutôt qu'un document de premier plan.
Un document apparaît sous une mauvaise source
Vérifiez les relations client, projet, événement et protocole du document. L'étiquette de la source reflète souvent la relation la plus spécifique que la liste peut résoudre.
Un utilisateur ne peut pas télécharger ou modifier des documents
Vérifiez l'autorisation de modification document et si l'utilisateur est bloqué ou limité par la portée "assigné uniquement".
Un PDF de tuile ne peut pas être modifié comme un document normal
Les PDF de tuiles proviennent du contexte de la page de destination/tuile. Ouvrez la page de destination, la tuile, le lieu ou la configuration de la tuile PDF associée si la source y pointe.
Concepts associés : Clients, Événements.