Projets

Les projets offrent aux activités de longue durée un cadre opérationnel commun. Ils sont conçus pour les initiatives impliquant plusieurs parties prenantes, jalons, documents, événements, e-mails, comptes rendus et tâches.

Créer un projet et ajouter des contacts

1. Ouvrir Projets et sélectionner Créer.
2. Saisir le Nom, choisir le statut et, si nécessaire, les dates de début et de fin, puis sélectionner Enregistrer.
3. Ouvrir le projet enregistré et sélectionner Participants.
4. Sélectionner Ajouter des participants, choisir les contacts, puis confirmer la sélection.

Les contacts ajoutés comme Participants font partie du projet. Les contacts attribués dans la configuration du projet correspondent à une attribution distincte, qui détermine les personnes responsables de la fiche ou autorisées à y travailler.

À quoi servent les projets

Les projets conviennent aux activités nécessitant davantage de structure qu’une simple tâche de suivi.

Exemples :

• Une série d’événements récurrents avec des personnes invitées, des pages d’événement, des documents, des tâches de projet et des newsletters.
• Un partenariat dans le secteur de l’hospitalité avec une entreprise, des personnes décisionnaires, des propositions, des réunions et des tâches de suivi.
• Une campagne de destination avec des contacts partenaires, des jalons, des fichiers et des événements.
• Un plan de mise en œuvre interne avec des participants, des jalons et des protocoles opérationnels.
• Un processus d’intégration de membres ou de sponsors avec des tâches, des documents et une participation à des événements.

Les suivis ponctuels relèvent des tâches. Les activités organisées en phases, avec des participants et des ressources partagées, relèvent d’un projet.

Champs des projets

Les fiches de projet peuvent contenir :

• Nom et description : champs de texte localisés.
• Date de début et date de fin : dates facultatives pour la planification du projet.
• Statut : actif, terminé, en attente ou annulé.
• Organisation : organisation propriétaire.
• Créé par : personne ayant créé le projet.
• Clients attribués : contacts responsables du projet ou associés à celui-ci.
• Participants et groupes de participants : clients avec des rôles, des notes et un regroupement facultatifs.
• Jalons : phases ou livrables classés dans l’ordre.
• Tâches et modèles de tâches : activités au niveau du projet ou d’un jalon.
• Comptes rendus : journaux des interactions liées au projet.
• Documents : fichiers associés au projet.
• Événements : événements de l’organisation associés au projet.
• E-mails et e-mails entrants : communications associées au projet.

Liste des projets

La liste des projets affiche les principaux champs de planification :

• Nom.
• Statut.
• Date de début.
• Date de fin.
• Nombre de participants.

Elle permet également d’activer le filtre Afficher uniquement les éléments attribués, essentiel pour les workflows d’autorisation limités aux éléments attribués.

Onglets des détails du projet

Les détails d’un projet peuvent inclure :

• Chronologie : vue combinée de l’activité du projet.
• Configuration : nom, description, dates, statut et clientèle attribuée au projet.
• Participants : clientèle participant au projet, avec le rôle et les notes associés.
• Jalons : phases ordonnées avec leur propre statut, leurs dates, la clientèle attribuée, les tâches, les modèles et les protocoles.
• Tâches : liste des tâches du projet.
• Protocoles : historique des interactions du projet.
• Documents : fichiers associés au projet.
• Événements : événements de l’organisation associés au projet.
• E-mails : communications sortantes ou liées au projet.

Les onglets s’affichent en fonction des autorisations et du contexte disponible pour le projet.

Jalons

Les jalons permettent de diviser le travail du projet en phases. Un jalon peut inclure :

• Nom et description.
• Statut.
• Dates de début et de fin.
• Ordre.
• Clientèle attribuée.
• Tâches.
• Modèles de tâches.
• Protocoles.

Les jalons conviennent notamment aux phases de préparation, de production, de suivi, de révision, de contractualisation, d’intégration ou de livraison.

Participants et groupes

Les participants au projet sont les membres de la clientèle associés au projet. Les informations suivantes peuvent leur être attribuées :

• Rôle.
• Notes.
• Groupe de participants facultatif.

Les groupes de participants facilitent la compréhension des projets de grande envergure. Par exemple, un projet événementiel peut regrouper les sponsors, les intervenants, les fournisseurs, le personnel interne et les contacts VIP.

Associer des événements

Les projets peuvent être associés aux événements de l’organisation lorsque l’exécution d’un événement s’inscrit dans un plan opérationnel plus large.

Exemples :

• Un projet de conférence associe plusieurs sessions de l’événement.
• Un projet mené avec un partenaire du secteur de l’hospitalité associe des dégustations sur invitation ou des programmes destinés aux personnes invitées.
• Un projet communautaire associe des événements destinés aux membres ainsi que le suivi postérieur à l’événement.

Pour analyser le fonctionnement d’un événement ou d’un projet, consulter à la fois l’onglet du projet et la page détaillée de l’événement.

Chronologie du projet

La chronologie du projet aide les équipes d’assistance et des opérations à reconstituer l’historique complet d’un projet. Selon les éléments associés, elle peut regrouper le contexte des tâches, des protocoles, des jalons, des événements, des documents et des e-mails.

C’est souvent le moyen le plus rapide de répondre à des questions telles que « Que s’est-il passé sur ce projet ? » ou « Pourquoi cette tâche a-t-elle été créée ? »

Autorisations

La navigation des projets s’affiche lorsque la personne dispose des autorisations nécessaires pour répertorier ou consulter les projets. La création, la suppression, la modification des projets et les actions sur les lignes dépendent des autorisations liées aux projets, de la propriété du projet par la personne qui l’a créé, du contexte limité aux éléments attribués et du statut d’administration.

Les documents affichés dans les onglets des projets nécessitent également les autorisations liées aux documents. Si le projet existe, mais que l’onglet des documents est absent, vérifier les autorisations de liste et de lecture document.

Scénarios d’assistance courants

Un projet est introuvable

Vérifier l’organisation active, les autorisations liées aux projets, le filtre limité aux éléments attribués, le statut du projet et l’espace de travail de l’organisation auquel la personne a accès.

Un participant est introuvable

Vérifier si le membre de la clientèle est associé au projet en tant que participant, et non uniquement attribué au projet ou associé par l’intermédiaire d’une tâche ou d’un événement.

Une tâche ou un protocole ne s’affiche pas dans le projet

Vérifier si la tâche/le protocole est lié au projet ou uniquement à un contact. Les éléments au niveau des jalons peuvent apparaître dans les vues des jalons et les vues agrégées des projets selon l’onglet actif.

Un événement n’est pas lié au projet

Vérifier le lien de l’événement avec le projet. L’association d’un événement ou d’un contact et la liaison entre un projet et un événement sont deux relations différentes.

Un onglet de documents est absent

Vérifier les autorisations liées aux documents. L’accès au projet ne garantit pas à lui seul l’accès aux documents.

Concepts associés : Documents, Tâches.