Tâches

Les tâches opérationnalisent les suivis découverts dans les protocoles, les conversations clients, les projets, les jalons, les événements ou les e-mails entrants. Elles favorisent la responsabilité et le suivi des progrès sans nécessiter un projet complet.

Route : /organizations/:id/tasks

Les tâches peuvent également apparaître dans les détails client, les détails de projet, les détails de jalon, les chronologies et les widgets de tableau de bord.

Où s'intègrent les tâches

Les tâches suivent le travail concret qui nécessite un responsable, un statut et une date d'échéance.

Exemples :

• Rappeler un invité demain.
• Envoyer une proposition à un contact d'entreprise.
• Préparer les documents de l'événement avant l'enregistrement.
• Faire un suivi après un protocole marqué « suivi nécessaire ».
• Compléter une livraison de jalon de projet.
• Attribuer à un membre de l'équipe la révision d'un document ou d'une demande client.
• Suivre le travail de transfert entre les équipes ou les départements.

Les tâches sont intentionnellement légères. Si le travail se développe en plusieurs phases, participants, événements, documents et jalons, utilisez un projet et attachez-y des tâches.

Champs de tâche

Les enregistrements de tâches peuvent contenir :

• Nom : titre requis.
• Description : contexte optionnel plus long.
• Statut : à faire, en cours, en attente, terminé ou annulé.
• Date d'échéance : date/heure pour le suivi.
• Assignés : un ou plusieurs utilisateurs de l'organisation.
• Client : client associé optionnel.
• Projet : projet associé optionnel.
• Jalon : jalon de projet associé optionnel.
• Tags : tags spécifiques à la tâche.
• Documents/fichiers : pièces jointes de la tâche.
• Confidentialité : indicateur de tâche privée.
• Commentaires : conversation autour de la tâche.
• Protocoles : interactions liées à la tâche.

Statuts des tâches

Le tableau de bord utilise ces statuts de tâche :

• todo : le travail n'a pas commencé.
• in_progress : le travail est activement traité.
• waiting : bloqué ou en attente d'une autre personne/système.
• completed : terminé.
• cancelled : plus nécessaire.

Les tâches terminées peuvent être masquées par défaut en fonction de la vue de tâche actuelle. Si un utilisateur ne trouve pas une tâche terminée, vérifiez le filtre Afficher les tâches terminées.

Vues

L'aperçu des tâches prend en charge plusieurs façons de travailler :

• Vue Kanban : vue par défaut des tâches de l'organisation pour déplacer le travail entre les statuts.
• Vue Tableau/liste : lignes structurées avec des colonnes telles que la date d'échéance, le client, le titre, le statut et les assignés.
• Vue Calendrier : tâches organisées par date pour la planification.
• Vue Liste mobile : vue opérationnelle compacte sur les petits écrans.

Les données des tâches peuvent également être intégrées dans les contextes client, projet, jalon et widget de tableau de bord.

Filtres

Les filtres de tâches courants incluent :

• Afficher les tâches terminées : inclut les tâches terminées dans la vue actuelle.
• Afficher les tâches associées : dans un contexte client, inclut les tâches des enregistrements clients associés.
• Afficher uniquement les assignés : limite les tâches au contexte d'affectation de l'utilisateur actif.
• Recherche, statut, assigné, client et filtres de colonnes de tableau en fonction de la configuration actuelle du tableau.

Si le support enquête sur une tâche manquante, vérifiez les filtres avant de supposer que la tâche a été supprimée.

Modèles de tâches

Les modèles de tâches permettent aux organisations de réutiliser des modèles de suivi récurrents. Un modèle peut définir :

• Nom du modèle.
• Nom et description de la tâche.
• Statut par défaut.
• Décalage d'échéance par défaut.
• Assignés par défaut.
• Tags.
• Fichiers.
• Contexte d'organisation, de projet ou de jalon.

Les modèles sont utiles pour les flux de travail répétés tels que l'intégration d'un sponsor, le traitement des soumissions de formulaires de contact, la préparation des étapes d'un événement ou la création de suivis standard après un appel.

Création de tâches à partir de protocoles

Les protocoles peuvent créer des tâches lors de la journalisation des interactions. C'est le modèle préféré lorsque la tâche est un suivi direct de quelque chose qui s'est produit.

Exemple :

1. Un membre de l'équipe enregistre un protocole de réunion avec le résultat follow_up_needed.
2. Il ajoute une tâche « Envoyer l'offre révisée » avec une date d'échéance et un assigné.
3. Le protocole reste dans l'historique du client, et la tâche apparaît dans les vues de tâches jusqu'à ce qu'elle soit terminée.

Tâches de projet et de jalon

Les tâches peuvent être liées à un projet ou à un jalon. Cela donne aux équipes à la fois une file d'attente de travail globale et un suivi des livraisons spécifiques au projet.

• Les tâches de projet apparaissent dans l'onglet des tâches du projet.
• Les tâches de jalon apparaissent dans le contexte du jalon.
• Les vues de tâches de l'organisation peuvent toujours afficher les tâches de projet lorsque les autorisations et les filtres le permettent.
• Les modèles de tâches peuvent également être limités aux projets ou aux jalons.

Autorisations

La navigation des tâches apparaît lorsque l'utilisateur peut lister ou lire des tâches. La création, la modification, la suppression, la suppression en masse, les modèles et les actions sur les lignes dépendent des autorisations de tâche et de l'état de l'utilisateur.

Le comportement « assigné uniquement » peut limiter les tâches visibles à :

• Tâches assignées à l'utilisateur.
• Tâches liées au contexte de membre/client de l'utilisateur.
• Tâches visibles via les relations d'affectation de projet, de jalon ou de client.

Scénarios de support courants

Une tâche est manquante

Commencez par l'organisation active et la portée des autorisations task de l'utilisateur, puis effacez les filtres Afficher les tâches terminées et Afficher uniquement les assignés. Si la tâche n'apparaît toujours pas, comparez les vues spécifiques au client, globales de l'organisation, de projet et de jalon avant de la considérer comme supprimée.

Un utilisateur ne peut pas créer ou modifier une tâche

Vérifiez les autorisations de création/modification de task, si l'utilisateur est bloqué, et si les règles « assigné uniquement » empêchent la modification du contexte client/projet sélectionné.

Une tâche apparaît sans client

Les tâches peuvent exister au niveau de l'organisation, du projet ou du jalon sans client. Ceci est normal pour le travail opérationnel général.

Le comportement du calendrier est déroutant

La vue calendrier dépend des dates d'échéance. Les tâches sans date d'échéance peuvent ne pas apparaître dans les positions du calendrier basées sur la date.

Concepts associés : Projets, Protocoles.