Clients

La section Clients est le cœur du CRM Scoutello. Elle répertorie les personnes, les entreprises, les fournisseurs, les membres, les partenaires, les invités, les prospects et d’autres entités suivies par une organisation pour les ventes, l’accueil, les événements, les adhésions, le support ou le suivi opérationnel.

Route: /organizations/:id/customers

Customer detail route: /organizations/:id/customers/:customerId

What A Customer Record Represents

Un enregistrement client peut être un contact classique, mais il peut aussi représenter des concepts opérationnels plus variés :

• Une personne qui assiste à un événement, reçoit une newsletter ou se connecte à une application web privée.
• Une entreprise ou un compte avec des personnes et des projets associés.
• Un fournisseur, partenaire, guide, sponsor, intervenant, lieu, membre d’une association, invité récurrent, ou partie prenante interne.
• Un enregistrement créé manuellement, importé depuis un fichier, copié d’une autre organisation autorisée, récupéré/enrichi, ou généré par un formulaire destiné aux invités ou un flux d’événements.

Le client est le meilleur point de départ pour le support, car de nombreux flux CRM et destinés aux invités s’y attachent finalement.

Important Fields

Les enregistrements clients peuvent inclure :

• Identité : prénom, nom, titre, département, intitulé du poste, nom de l’entreprise, type, compte utilisateur lié.
• Coordonnées : e-mail, téléphone, deuxième téléphone, site web, LinkedIn, Facebook, Instagram, YouTube, XING, Bluesky, et autres liens sociaux.
• Classification : type, statut, source, étiquettes, champs personnalisés, notes, descriptions et ordre.
• Champs de profil personnel : âge, date de naissance, genre, pronoms, langues parlées, images et paramètres de visibilité du profil.
• Contexte organisationnel : organisation propriétaire, organisation associée, client responsable, rôle, permissions, état invité/accepté, et accès des membres.
• Contexte réseau : relations client, parrainages, liens responsables, participation à des projets, projets assignés, événements assignés, tours assignés, pages d’atterrissage assignées, offres assignées et newsletters assignées.
• Contexte de communication : e-mails entrants, e-mails envoyés en tant qu’expéditeur, partie locale de l’expéditeur personnel, adresse e-mail de contact, signature d’e-mail, abonnements à des newsletters, et état de désabonnement du courrier électronique.
• Contexte opérationnel : tâches, protocoles, documents, participants à des événements, factures, soumissions de formulaires de contact, entrées sauvegardées, liens courts et accès aux pages d’atterrissage.

Tous les champs ne sont pas visibles dans chaque formulaire. La visibilité dépend du type de client, des autorisations, de la configuration de l’organisation et de l’onglet en cours.

Types And Statuses

Types de clients utilisés par le tableau de bord :

• Personne : contact individuel, invité, membre, participant, membre d’équipe, ou partie prenante.
• Entreprise : société ou compte client.
• Fournisseur : fournisseur ou contact.
• Autre : solution de rechange pour les enregistrements qui ne correspondent pas aux catégories standard.

Statuts clients utilisés dans les listes CRM :

• prospect
• first_contact
• proposal_sent
• in_negotiation
• low_confidence
• won
• lost

Le support doit considérer ces statuts comme des étiquettes opérationnelles. Ils aident les équipes à filtrer et comprendre l’état du pipeline ou de la relation, mais ils n’accordent pas d’accès, n’envoient pas d’e-mails et ne modifient pas la participation à des événements.

List Views And Filters

La liste des clients prend en charge les modes tableau, liste mobile et vues de type kanban. Les contrôles de liste courants comprennent :

• Recherche et filtrage par colonne.
• Affichage du statut et du type.
• Filtrage par plage de dates de dernière mise à jour.
• Afficher les enregistrements ajoutés depuis l’extérieur.
• Afficher les enregistrements avec autorisations.
• Afficher uniquement les enregistrements assignés.
• Sélection groupée et édition groupée lorsque cela est autorisé.

Si un utilisateur signale qu’un client est manquant, vérifier : l’organisation active dans l’URL, les autorisations, la portée d’autorisations des clients pour l’utilisateur, si le client appartient à une autre organisation, si l’enregistrement a été ajouté externement ou masqué par un filtre, et si l’utilisateur consulte un projet, un événement, une newsletter, ou un sous-ensemble client spécifique plutôt que la liste complète des clients de l’organisation.

Creating And Importing Customers

Les utilisateurs disposant des autorisations adéquates peuvent créer des clients manuellement ou les importer.

Points d’entrée courants :

• Créer : créer un nouvel enregistrement client.
• Importer depuis un fichier : télécharger les données client depuis un flux d’importation de fichier.
• Importer depuis l’organisation : copier des enregistrements autorisés depuis une autre organisation.
• Scraper/importer des leads : utiliser un flux de scraping lorsque cette fonctionnalité est activée.

Lors de la création ou de la mise à jour de clients de type personne, Scoutello peut lier un compte utilisateur existant par e-mail dans les flux pris en charge. La vérification des adresses e-mail en double est liée à l’organisation, il convient donc de vérifier l’organisation avant de supposer qu’un doublon appartient au même ensemble de données CRM.

Customer Detail Tabs

Les enregistrements clients existants peuvent afficher plusieurs onglets :

• Vue d’ensemble : contexte de contact de haut niveau et actions rapides.
• Avancé : champs détaillés du formulaire client et contrôles d’inscription à la newsletter.
• Relations : liens directs avec d’autres clients.
• Références : qui a recommandé ce client et qui ce client a recommandé.
• Protocoles : historique des interactions avec le client.
• Documents : fichiers liés au client.
• Tâches : travaux de suivi liés au client.
• Emails : contexte des e-mails entrants ou sortants pour le client.
• Événements : participation à des événements et liens liés aux événements pour les enregistrements de personnes.
• Accès : profil, rôle, permissions et paramètres d’accès à l’application web pour les enregistrements de personnes lorsque modifiables.

Les onglets n’apparaissent que si l’utilisateur dispose des autorisations du module concerné et si le type de client prend en charge l’onglet.

Quick Actions

Depuis les listes et pages de détails des clients, les utilisateurs peuvent peut-être :

• Créer un protocole.
• Créer une tâche.
• Rédiger un e-mail.
• Ajouter le client à une newsletter.
• Ajouter le client à un événement.
• Ajouter le client à un projet.
• Ajouter une relation.
• Effacer les indicateurs ajoutés depuis l’extérieur.
• Édition groupée ou suppression des clients sélectionnés.

Les actions disponibles dépendent du rôle de l’utilisateur actif, de l’état bloqué, du type de client, de l’appartenance à l’organisation et des autorisations sur les entités.

How Customers Connect To Other Modules

• Protocoles : expliquent ce qui s’est passé avec le client.
• Tâches : indiquent ce qui doit encore être fait.
• Documents : stockent les fichiers pertinents au client.
• Projets : présentent des initiatives plus longues impliquant le client.
• Newsletters : montrent le contexte d’abonnement et de liste de campagnes.
• Emails : montrent les conversations et le contexte d’expéditeur/destinataire.
• Événements : affichent les invitations, la participation, les billets, l’état d’enregistrement et le contexte du client assigné.
• Pages d’atterrissage et tours : peuvent utiliser les enregistrements d’accès et d’affectation des clients pour des expériences privées ou ciblées.

Permission Notes

L’élément de barre latérale Client n’apparaît que lorsque l’utilisateur peut lister ou lire les clients. La création, l’édition, la suppression et l’accès assigné uniquement dépendent des autorisations de l’organisation.

• Portée assignée uniquement: les utilisateurs peuvent voir uniquement les enregistrements liés à leur contexte responsable ou assigné.
• Un utilisateur peut pouvoir lire les clients mais pas les créer, les modifier, les supprimer, effectuer des éditions en masse, ou les importer.
• Les champs d’accès et de profil sont sensibles car ils peuvent influencer les rôles des membres, l’accès à l’application web privée et les informations visibles dans les profils publics ou des membres.
• Les administrateurs de la plateforme peuvent voir des contrôles réservés aux administrateurs que les utilisateurs ordinaires de l’organisation ne voient pas.

Common Support Scenarios

Cas fréquents lorsque un client est manquant dans la liste

Vérifier :

1. L’organisation active dans l’URL.
2. Recherche, filtres rapides, filtres de date et filtre assigné uniquement.
3. Portée d’autorisations des clients pour l’utilisateur.
4. Si le client appartient à une autre organisation.
5. Si l’enregistrement a été ajouté externement ou masqué par un filtre.
6. Si l’utilisateur consulte un projet, un événement, une newsletter, ou un sous-ensemble client spécifique plutôt que la liste complète des clients de l’organisation.

Un client en double ne peut pas être créé

Vérifier si un autre client dans la même organisation utilise déjà l’adresse e-mail. Les enregistrements de type personne peuvent lier des utilisateurs par e-mail, il convient donc de vérifier l’unicité des e-mails et la liaison des utilisateurs.

Un onglet ou une action manque

Vérifier le droit d’accès à l’onglet ou à l’action. Par exemple, l’absence de protocoles pointe souvent vers les permissions de liste/lecture de protocol; l’absence d’actions de tâches peut pointer vers les permissions de création/modification de task; l’absence de documents pointe vers les permissions de liste/lecture/édition de document.

Un client n’apparaît pas dans une newsletter, un événement ou un projet

Vérifier si le client a été explicitement attribué ou abonné, si le type de client est pris en charge par ce flux, et si le filtrage assigné uniquement est actif.

Concepts apparentés : Protocoles, Documents.