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Verträge und Kundenrechnungen

Die Seiten Rechnungen und Verträge der Organisation sind für Personen mit Organisationsadministrationsrechten und Mitarbeitende der Scoutello-Plattform verfügbar. Für modulare Organisationen ist außerdem das Modul „Verträge und Rechnungen“ erforderlich, um diese Seiten zu öffnen und die entsprechenden Bearbeitungsvorgänge auszuführen.

Auf diesen Seiten wird die Kundenabrechnung der Organisation verwaltet. Rechnungen für Scoutello-Abonnements werden separat unter Abonnement angezeigt.

Rechnung erstellen und prüfen​

  1. Rechnungen für die gewünschte Organisation öffnen.
  2. Die Aktion zum Erstellen einer manuellen Rechnung auswählen oder eine vorhandene externe Rechnung hochladen.
  3. Angaben zu Kontakten, ausstellender und empfangender Stelle der Rechnung, Positionen, Steuern und Zahlungen prüfen.
  4. Den Entwurf speichern und prüfen, bevor die Rechnung ausgestellt oder versendet wird.
  5. Die Rechnung öffnen, um das Dokument, den Status sowie verfügbare Zahlungs- oder Stornierungsaktionen zu prüfen.

Externe Uploads können einzeln oder stapelweise verarbeitet werden. Extrahierte Felder sollten geprüft werden, bevor sie verwendet werden. Das Hochladen einer historischen Rechnung unterscheidet sich vom Ausstellen einer neuen Kundenrechnung.

Die Liste unterscheidet zwischen Entwürfen, versendeten oder ausstehenden Rechnungen, Zahlungen, fehlgeschlagenen Vorgängen sowie stornierten oder ungültigen Dokumenten. Die verfügbaren Aktionen hängen vom Dokumenttyp und Status ab. Für Korrekturen sollte der unterstützte Stornierungs- oder Gutschriftenprozess der Rechnung verwendet werden. Ein bezahltes Dokument sollte nicht durch einen unabhängigen Entwurf ersetzt werden.

Wiederkehrende Verträge​

  1. Verträge öffnen und einen Vertrag erstellen oder auswählen.
  2. Vertragsbedingungen, Abrechnungsintervall und Kundenzuordnungen pflegen.
  3. Start- und Endangaben sowie gegebenenfalls das Zahlungsmandat jeder Zuordnung prüfen.
  4. Bei Fälligkeit der Zahlung die verfügbare Belastungsaktion und den Bestätigungsprozess verwenden.
  5. Vor einer erneuten Belastung die erstellten Rechnungen und den Zahlungsstatus prüfen.

Für Verträge muss zusätzlich zum Modul eine separat ausgewählte Kapazität für aktive Kundenzuordnungen zu Verträgen vorhanden sein. Jede aktive Kundenzuordnung wird gezählt, Vertragsschablonen hingegen nicht. Beendete Zuordnungen werden nicht auf die gleichzeitig aktive Kapazität angerechnet. Die Rechnungsauslastung und die Zuordnungskapazität werden unter „Abonnement“ angezeigt.

Support-Prüfungen​

Aktive Organisation, Zugriff mit Organisationsadministrationsrechten, Modulzugriff sowie die betreffende Rechnung oder Vertragszuordnung bestätigen. Ein gespeicherter Kontakt oder Vertrag allein belegt keine Zahlung.

Bei der Bearbeitung einer Supportanfrage Zahlungen für Kundenrechnungen, Gastbestellungen, Druckaufträge und Scoutello-Abonnementgebühren getrennt behandeln. Bei ausstehenden oder wiederherzustellenden Ergebnissen die vorhandenen Rechnungs- und Zahlungsreferenzen beibehalten.

Verwandte Themen: Abonnement, Bestellungen, Werbematerial und Druckrechnungen, Kontakte.