Matériel promotionnel et factures

L’entrée de la barre latérale consacrée au matériel promotionnel est actuellement réservée au personnel de la plateforme Scoutello. Le workflow ci-dessous décrit cet espace de travail lorsqu’il est activé ; les membres ordinaires de l’organisation doivent organiser les travaux d’impression avec leur contact du support si l’entrée n’est pas disponible.

Matériel promotionnel

Le personnel de la plateforme Scoutello peut ouvrir Matériel promotionnel dans la navigation de l’organisation. Les créations et les commandes appartiennent à l’organisation sélectionnée.

Le catalogue d’impression initial comprend deux produits fixes : des flyers A5 recto verso sur papier couché 170 g/m² et des affiches A2 sur papier satiné 190 g/m², livrées roulées. La livraison est disponible en Allemagne. Les quantités disponibles et les services d’expédition sont fournis par l’imprimeur ; la commande est désactivée lorsqu’un produit ou le service d’impression n’est pas disponible.

Préparer les fichiers d’impression

Pour un événement ou une tournée, le personnel de la plateforme peut également ouvrir l’onglet Partager, choisir une langue d’impression et l’une des trois mises en page de flyers A5, puis créer un brouillon prérempli. Le flyer reprend les informations actuelles de l’événement ou de la tournée sur un recto et un verso modifiables. Les modifications ultérieures apportées à l’événement ou à la tournée ne mettent pas automatiquement ce brouillon à jour.

Créez un support, saisissez son nom et sélectionnez un produit.
Choisissez Concevoir dans Scoutello ou Importer un PDF. Les flyers importés utilisent un seul PDF de deux pages, dans l’ordre recto-verso ; les affiches utilisent une seule page.
Dans l’éditeur, utilisez les commandes recto-verso pour un flyer. La ligne rouge indique la limite de coupe ; la ligne bleue indique la zone de sécurité. Prolongez les arrière-plans dans le fond perdu et gardez les textes importants à l’intérieur de la zone de sécurité. Une destination QR peut être convertie en bloc QR.
Enregistrez les modifications avant d’ouvrir Commander les impressions. Le passage entre les paramètres et la conception conserve le brouillon.
Préparez l’épreuve d’impression. Le fichier est vérifié selon le format des pages, le nombre de pages, les polices incorporées et d’autres exigences d’impression. Corrigez les erreurs bloquantes avant de continuer. Inspectez toutes les pages du PDF exact, notamment l’orthographe, les images, les codes QR et les limites de coupe, puis approuvez-le explicitement.

Les dimensions des produits incluent un fond perdu de 3 mm sur chaque bord : le PDF A5 mesure 154 × 216 mm par page et le PDF A2 mesure 426 × 600 mm. Une création modifiée nécessite une nouvelle épreuve et une nouvelle approbation. Les fichiers d’impression achetés restent associés à leurs commandes.

Pour les créations réalisées dans Scoutello, des avertissements signalent les images matricielles de moins de 150 DPI effectifs et les textes situés à moins de 3 mm de la limite de coupe. Ces avertissements permettent l’approbation après vérification ; utilisez des images plus nettes ou éloignez les textes importants du bord si nécessaire. Les PDF importés nécessitent également une vérification visuelle de la qualité des images et des zones de sécurité.

Devis et paiement

Choisissez une quantité disponible, saisissez le destinataire et l’adresse de livraison en Allemagne, puis demandez un devis. Sélectionnez un service d’expédition et vérifiez le prix net, la TVA et le total final. Le délai de production et la date d’expiration du devis apparaissent avec celui-ci ; un devis expiré doit être actualisé.

Accédez à la page de paiement sécurisée pour payer. La production commence uniquement après confirmation du paiement. Après être revenu du paiement, le message Paiement en cours de confirmation peut s’afficher brièvement ; l’historique des commandes se met automatiquement à jour. Un paiement interrompu peut être repris depuis la commande tant que le paiement reste disponible.

Lorsqu’une commande non payée expire en raison de l’expiration de son prix, annulez-la et demandez un nouveau devis. Dans l’historique des commandes, l’annulation suivie de Commander à nouveau crée un nouveau brouillon à vérifier et à tarifer.

Historique des commandes et annulation

L’onglet Historique des commandes affiche l’avancement du paiement, de la production, de l’expédition et du remboursement, avec une chronologie des mises à jour. Ouvrez une commande pour télécharger son épreuve achetée, sa facture ou son avoir de remboursement, consulter le suivi de l’expédition, actualiser son statut ou commencer une nouvelle commande à partir de la même création.

Demander l’annulation apparaît uniquement pour les commandes éligibles. L’acceptation par l’imprimeur est requise dès que la soumission a commencé ; une demande peut donc rester en attente. L’avancement du remboursement est affiché séparément. Une commande nécessitant une intervention est prise en charge par le support Scoutello ; elle ne doit pas être payée à nouveau.

L’archivage d’un support le retire de la liste des créations actives tout en conservant l’historique des commandes et les fichiers achetés. Une nouvelle commande crée un nouveau brouillon qui nécessite une nouvelle approbation de l’épreuve et un nouveau devis.

Factures

Les factures d’impression peuvent être ouvertes depuis les détails de leur commande. La section Factures de l’organisation contient également d’autres documents de facturation. La page générale Commandes concerne principalement les achats des visiteurs et des clients issus des parcours commerciaux de Scoutello ; les achats d’impression sont suivis dans Matériel promotionnel.

Concepts associés : Présentation des paramètres.