Договори та рахунки клієнтів

Сторінки організації Рахунки та Договори доступні адміністраторам організації та співробітникам платформи Scoutello. Для модульних організацій також потрібен модуль «Договори та рахунки», щоб відкривати ці сторінки й виконувати відповідні операції зі створення та редагування.

На цих сторінках керують виставленням рахунків клієнтам організації. Рахунки за підписку Scoutello відображаються окремо в розділі Підписка.

Створення та перевірка рахунку

1. Відкрийте розділ Рахунки потрібної організації.
2. Виберіть дію для створення рахунку вручну або завантажте наявний зовнішній рахунок.
3. Перевірте дані клієнта, емітента та покупця, позиції рахунку, податкову інформацію й дані про оплату.
4. Збережіть чернетку та перевірте її перед виставленням або надсиланням.
5. Відкрийте рахунок, щоб переглянути його документ, статус і доступні дії для оплати або скасування.

Зовнішні рахунки можна обробляти окремо або пакетно. Перевіряйте розпізнані поля, перш ніж використовувати їх. Завантаження історичного рахунку відрізняється від виставлення нового рахунку клієнту.

У списку окремо відображаються чернетки, надіслані рахунки та рахунки в очікуванні, платежі, невдалі операції, а також скасовані або анульовані документи. Доступні дії залежать від типу та статусу документа. Для виправлення використовуйте підтримуваний процес скасування рахунку або створення кредит-ноти; не замінюйте оплачений документ непов’язаною чернеткою.

Періодичні договори

1. Відкрийте розділ Договори та створіть або виберіть договір.
2. Підтримуйте в актуальному стані його умови, періодичність виставлення рахунків і призначення клієнтів.
3. Перевірте для кожного призначення дати початку й завершення та платіжне доручення, якщо воно застосовується.
4. Коли настає строк платежу, використовуйте доступну дію стягнення коштів і процес підтвердження.
5. Перевіряйте створені рахунки та статус платежу перед повторним стягненням коштів.

Для договорів, крім модуля, потрібна окремо вибрана місткість для активних призначень договорів клієнтам. Кожне активне призначення клієнта враховується; шаблони договорів — ні. Завершені призначення не враховуються в місткості для одночасно активних призначень. Використання рахунків і місткість призначень відображаються в розділі «Підписка».

Перевірки для підтримки

Підтвердьте активну організацію, доступ адміністратора організації, доступ до модуля та потрібний рахунок або призначення договору. Сам факт збереження клієнта чи договору не підтверджує оплату.

Під час опрацювання запиту підтримки розрізняйте платежі за рахунками клієнтів, замовлення гостей, замовлення на друк і платежі за підписку Scoutello. Якщо результат очікується або потребує відновлення, зберігайте наявні посилання на рахунок і платіж.

Пов’язані матеріали: Підписка, Замовлення, Рекламні матеріали та рахунки за друк, Контакти.