Sopimukset ja asiakaslaskut

Organisaation Laskut- ja Sopimukset-sivut ovat organisaation ylläpitäjien ja Scoutello-alustan henkilöstön käytettävissä. Modulaarisissa organisaatioissa näiden sivujen avaaminen ja niihin liittyvien sisällönluontitoimintojen suorittaminen edellyttää lisäksi Contracts & Invoices -moduulia.

Näillä sivuilla hallinnoidaan organisaation asiakaslaskutusta. Scoutello-tilauksen laskut näkyvät erikseen kohdassa Subscription.

Laskun luominen ja tarkistaminen

1. Avaa halutun organisaation Laskut.
2. Valitse toiminto, jolla luodaan manuaalinen lasku tai ladataan olemassa oleva ulkoinen lasku.
3. Tarkista asiakkaan, laskuttajan ja ostajan tiedot, laskurivit, vero- ja maksutiedot.
4. Tallenna ja tarkista luonnos ennen laskun lähettämistä tai julkaisemista.
5. Avaa lasku ja tarkista sen asiakirja, tila sekä käytettävissä olevat maksu- ja peruutustoiminnot.

Ulkoisia laskuja voi käsitellä yksittäin tai erissä. Tarkista poimitut kentät ennen niiden käyttämistä. Historiallisen laskun lataaminen poikkeaa uuden asiakaslaskun lähettämisestä.

Luettelossa erotellaan luonnokset, lähetetyt tai odottavat laskut, maksut, epäonnistuneet maksut sekä peruutetut tai mitätöidyt asiakirjat. Käytettävissä olevat toiminnot riippuvat asiakirjan tyypistä ja tilasta. Käytä korjauksessa laskun tuettua peruutus- tai hyvityslaskuprosessia. Älä korvaa maksettua asiakirjaa asiaan liittymättömällä luonnoksella.

Toistuvat sopimukset

1. Avaa Sopimukset ja luo sopimus tai valitse olemassa oleva sopimus.
2. Ylläpidä sopimuksen ehtoja, laskutusväliä ja asiakaskohdistuksia.
3. Tarkista kunkin kohdistuksen alku- ja lopputiedot sekä tarvittaessa maksutoimeksianto.
4. Käytä käytettävissä olevaa veloitustoimintoa ja vahvistusprosessia, kun maksu erääntyy.
5. Tarkista luodut laskut ja maksun tila ennen seuraavaa veloitusta.

Sopimukset edellyttävät moduulin lisäksi erikseen valittua kapasiteettia aktiivisille asiakassopimuskohdistuksille. Jokainen aktiivinen asiakaskohdistus lasketaan mukaan, sopimusmallit eivät. Päättyneitä kohdistuksia ei lasketa samanaikaisesti aktiiviseen kapasiteettiin. Laskujen käyttö ja kohdistuskapasiteetti näkyvät kohdassa Subscription.

Tukitarkistukset

Vahvista aktiivinen organisaatio, organisaation ylläpitäjän käyttöoikeus, moduulin käyttöoikeus sekä kyseinen lasku- tai sopimuskohdistus. Tallennettu asiakas tai sopimus ei yksinään todista maksua.

Pidä asiakaslaskujen maksut, vierastilaukset, painotilaukset ja Scoutello-tilauksen veloitukset erillään tukipyynnön täsmäytyksessä. Säilytä olemassa olevat lasku- ja maksutunnisteet, kun tulos on odottava tai edellyttää palautusta.

Aiheeseen liittyvää: Subscription, Orders, Promotion material and print invoices, Contacts.