Evenementen binnen een organisatie

Evenementen worden beheerd onder Events in de actieve organisatie.

Een evenement met datum en locatie aanmaken

1. Open Events, selecteer Actions en vervolgens Create event.
2. Voer de Name in en kies onder Times voor Single date of Multiple dates. Vul Start in en optioneel Admission en End.
3. Zoek onder Location or address naar de locatie van het evenement en selecteer deze.
4. Kies een Visibility. Laat Draft geselecteerd zolang het evenement wordt voorbereid.
5. Schakel onder Features de optie Event management in wanneer gasten, uitnodigingen, e-mails, check-in of analyses nodig zijn.
6. Selecteer Create.

Gasten toevoegen en uitnodigingen versturen

Nadat een evenement met Event management is opgeslagen:

1. Open het evenement en selecteer Guests.
2. Maak indien nodig een deelnemersgroep aan en selecteer vervolgens Add guests.
3. Selecteer bestaande contacten en bevestig met Add.
4. Selecteer de gewenste gasten en gebruik Send to selected, of gebruik de actie voor alle in aanmerking komende gasten.
5. Controleer de ontvangers en de inhoud in het e-mailvenster. Bevestig pas wanneer de uitnodiging daadwerkelijk moet worden verstuurd.

Het toevoegen van gasten verstuurt niet automatisch een uitnodiging. De uiteindelijke bevestiging van de e-mail is een afzonderlijke stap.

Naambadges (Namensschilder) afdrukken

Naambadges worden afgedrukt vanuit het toelatingsscherm van het evenement in de geïnstalleerde Scoutello mobiele app. De gastentabel in het dashboard drukt deelnemerslijsten af, eventueel met taken of QR-codes van tickets; er is geen dialoogvenster voor het afdrukken van naambadges.

1. Schakel in de evenementconfiguratie onder Features de naamlabels in en sla op. Voor de labels kan een logo worden ingesteld.
2. Open het toelatingsscherm van het evenement in de geïnstalleerde mobiele app.
3. Selecteer het printerpictogram, zoek de printer en selecteer deze, kies het bijbehorende printermodel en labelformaat en sla de printerinstellingen op. Gebruik de testafdruk voordat gasten worden toegelaten.
4. Check de gast in om de naambadge af te drukken.
5. Open de ingecheckte gast en gebruik de actie om de naambadge opnieuw af te drukken. Hiervoor zijn rechten nodig om de deelnemer te bewerken en moet er een printer zijn ingesteld.

Het printerpictogram en de actie om een naambadge opnieuw af te drukken zijn beschikbaar in de geïnstalleerde app, niet in een browser. Als de dashboardweergave zichtbaar is, licht dan deze vereiste toe in plaats van niet-geverifieerde afdrukmenu's daar te suggereren.

Evenement, ervaring of dagplan?

• Gebruik Events voor iets dat op een of meer vaste datums plaatsvindt en waarvoor gasten, uitnodigingen, tickets of check-in nodig kunnen zijn.
• Gebruik Experiences voor een boekbare of vindbare activiteit die onafhankelijk van de gastenlijst van één evenement wordt aangeboden.
• Gebruik Plans om meerdere locaties, rondleidingen, evenementen of ervaringen in een schema voor één of meer dagen te plannen.

Gerelateerd: Dagplannen, Ervaringen, Abonnement.