Evenimente organizaționale

Evenimentele sunt create și gestionate în secțiunea Events a organizației active.

Crearea unui eveniment cu dată și locație

1. Deschideți Events, selectați Actions, apoi Create event.
2. Introduceți Name și alegeți Single date sau Multiple dates în secțiunea Times. Completați Start și, opțional, Admission și End.
3. În secțiunea Location or address, căutați și selectați locația evenimentului.
4. Alegeți o opțiune pentru Visibility. Păstrați selectată opțiunea Draft cât timp evenimentul este pregătit.
5. În secțiunea Features, activați Event management atunci când sunt necesare participanți, invitații, e-mailuri, check-in sau analize.
6. Selectați Create.

Adăugarea participanților și trimiterea invitațiilor

După salvarea unui eveniment cu Event management:

1. Deschideți evenimentul și selectați Guests.
2. Creați un grup de participanți dacă este necesar, apoi selectați Add guests.
3. Selectați contactele existente și confirmați cu Add.
4. Selectați participanții doriți și folosiți Send to selected sau utilizați acțiunea pentru toți participanții eligibili.
5. Verificați destinatarii și conținutul în fereastra de dialog pentru e-mail, apoi confirmați numai atunci când invitația trebuie trimisă efectiv.

Adăugarea participanților nu trimite automat o invitație. Confirmarea finală a e-mailului este un pas separat.

Imprimarea ecusoanelor (Namensschilder)

Ecusoanele sunt imprimate din ecranul de admitere al evenimentului, în aplicația mobilă Scoutello instalată. Tabelul cu participanți din tabloul de bord imprimă liste de participanți, opțional cu sarcini sau coduri QR pentru bilete; acesta nu oferă un dialog pentru imprimarea ecusoanelor.

1. În configurarea evenimentului, activați etichetele cu nume în secțiunea Features și salvați. Pentru etichete poate fi configurată o siglă.
2. Deschideți ecranul de admitere al evenimentului în aplicația mobilă instalată.
3. Selectați pictograma imprimantei, găsiți și selectați imprimanta, alegeți modelul de imprimantă și dimensiunea etichetei corespunzătoare, apoi salvați setările imprimantei. Folosiți imprimarea de test înainte de admiterea participanților.
4. Faceți check-in participantului pentru a imprima ecusonul.
5. Pentru a-l imprima din nou, deschideți participantul înregistrat și folosiți acțiunea de reimprimare a ecusonului. Pentru aceasta sunt necesare permisiunea de editare a participantului și o imprimantă configurată.

Pictograma imprimantei și acțiunea de reimprimare a ecusonului sunt disponibile în aplicația instalată, nu într-un browser. Dacă este afișat tabloul de bord, explicați această condiție în loc să sugerați meniuri de imprimare neverificate în acel loc.

Eveniment, experiență sau plan pentru o zi?

• Folosiți Events pentru ceva care are loc la una sau mai multe date fixe și poate necesita participanți, invitații, bilete sau check-in.
• Folosiți Experiences pentru o activitate care poate fi rezervată sau descoperită și care este oferită independent de lista de participanți a unui eveniment.
• Folosiți Plans pentru a organiza mai multe locuri, tururi, evenimente sau experiențe într-un program pentru una sau mai multe zile.

Legături utile: Planuri pentru zile, Experiențe, Abonament.