Evenimente organizaționale

/organizations/:id/events acoperă gestionarea ciclului de viață al evenimentelor pentru organizația activă. În contextul CRM, evenimentele conectează contacte, participanți, invitații, bilete, documente, newslettere, proiecte, experiențe de tip landing page și operațiuni legate de participanți.

Administratorii de platformă care lucrează în mai multe organizații pot utiliza instrumente globale suplimentare pentru evenimente în tabloul de bord. Această pagină se concentrează pe evenimentele organizaționale din bara laterală de gestionare a clienților.

Ce acoperă Evenimentele Organizaționale

Evenimentele organizaționale acoperă programe, întâlniri, conferințe, ateliere, experiențe de ospitalitate, evenimente pentru membri și activități interne sau externe care necesită urmărire operațională.

Un înregistrare de eveniment poate reuni:

• Apartenența organizațională.
• Utilizatori creați/responsabili.
• Nume și descrieri.
• Limbi.
• Date.
• Loc și adresă.
• Etichete.
• Link către pagina de destinație.
• Lobby-ul evenimentului și grupuri de participanți.
• Invitații și stări ale participanților.
• Limite de înregistrare și setări de acceptare.
• Setări pentru etichetele de nume.
• Configurații legate de bilete și plăți.
• Link către newsletter.
• Link către proiect.
• Atribuiri de clienți.
• Documente ale evenimentului.

Conexiuni CRM

Evenimentele organizaționale se conectează la CRM prin mai multe relații:

• Clienți alocați: contacte alocate evenimentului.
• Participanți la eveniment: înregistrări ale participanților care se pot lega înapoi la clienți.
• Proiecte: un eveniment poate fi legat de un proiect pentru planificare și livrare.
• Newslettere: un eveniment se poate conecta la o audiență de newsletter.
• Documente: fișierele evenimentului rămân aproape de eveniment.
• Șabloane de e-mail și e-mailuri trimise: fluxurile de comunicare și invitații pot fi investigate din contexte de eveniment și e-mail.
• Pagini de destinație: evenimentele se pot lega de experiențe ale evenimentului pentru oaspeți.

Pentru prezență, invitații, bilete, comunicare sau urmărire, suportul ar trebui să inspecteze ambele părți: evenimentul și înregistrarea clientului.

Participanți la Evenimente și Clienți

Participanții la eveniment reprezintă participarea la un eveniment/grup specific. Clienții reprezintă înregistrarea contactului CRM.

Un participant se poate lega de un client. Această legătură este importantă deoarece:

• Istoricul prezenței și al check-in-ului poate deveni parte a contextului clientului.
• Același client poate participa la mai multe evenimente.
• Datele clientului pot susține etichetele de nume, comunicarea și urmărirea.
• Operațiunile evenimentului pot alimenta sarcini și protocoale CRM după eveniment.

Dacă un participant apare la un eveniment, dar nu în contextul CRM al clientului, verificați dacă participantul este legat de un client.

Proiecte de Evenimente

Evenimentele pot fi legate de proiecte atunci când evenimentul face parte dintr-o inițiativă mai mare cu etape, documente, sarcini, protocoale, participanți și e-mailuri.

Exemple:

• Un proiect de conferință cu mai multe sesiuni, cu înregistrări separate de evenimente.
• Un proiect de activare a sponsorilor care include mai multe evenimente de ospitalitate.
• Un proiect de integrare a membrilor care include evenimente private și sarcini de urmărire.

Legătura cu proiectul este separată de alocarea clienților. Un client poate fi alocat unui eveniment fără ca evenimentul să facă parte dintr-un proiect, iar un proiect poate conține evenimente fără ca fiecare participant la eveniment să fie un participant la proiect.

Newslettere și Comunicare la Evenimente

Evenimentele se pot lega de newslettere și fluxuri de e-mail. Acest lucru susține comunicarea pre-eveniment, la fața locului și post-eveniment, menținând intact contextul CRM.

Întrebări care rezolvă de obicei traseul de comunicare:

• Ce newsletter este legat de eveniment?
• Ce clienți sunt abonați la newsletter?
• Ce e-mailuri trimise au fost generate?
• Sunt participanții în grupul corect de participanți la eveniment?
• Setările de invitație sau înregistrare limitează cine poate participa?

Contextul Bilete și Acces

Evenimentele pot include bilete, tipuri de bilete, starea plății, grupuri de participanți, check-in, permise în portofel, limite de înregistrare și reguli de acceptare.

Suportul CRM trebuie adesea să facă distincția între:

• Înregistrarea clientului.
• Înregistrarea participantului la eveniment.
• Starea achiziției/comenzii biletului.
• Starea invitației.
• Starea check-in-ului.
• Starea plății sau a rambursării.

Pentru comportamente detaliate legate de bilete, verificați documentația produsului pentru evenimente și documentația dvs. financiară sau comercială, unde este cazul.

Permisiuni

Fluxurile de lucru pentru evenimentele organizaționale rămân la nivel de organizație activă și la nivelul permisiunilor sale pentru evenimente. Navigarea la evenimente apare atunci când utilizatorul poate lista sau citi evenimente, sau când utilizatorul este un ghid în organizație. Acțiunile de creare, editare, configurare bilete, gestionare participanți, widget-uri și șabloane de e-mail depind de permisiunile legate de evenimente și de configurarea rolurilor.

Dacă linkul către evenimente lipsește, verificați permisiunile de listare/citire pentru event și dacă utilizatorul este un ghid alocat tururilor/evenimentelor organizației.

Scenarii Comune de Suport

Un utilizator nu poate vedea evenimentele organizaționale

Verificați organizația activă, permisiunile pentru evenimente, statutul de ghid și dacă utilizatorul se află în spațiul de lucru corect al organizației.

Un client nu este vizibil la un eveniment

Verificați clienții alocați, participanții la eveniment, grupurile de participanți și dacă participantul este legat de înregistrarea clientului.

Un eveniment lipsește dintr-un proiect

Verificați legătura evenimentului cu proiectul. Alocarea evenimentului și legătura cu proiectul sunt separate.

O invitație sau înregistrare se comportă neașteptat

Verificați setările de acceptare doar pentru invitați, limita de înregistrare, limita de acceptare, necesitatea acceptării cererii, cerințele grupului de participanți și configurația biletelor.

Comunicarea la eveniment este greu de urmărit

Verificați newsletterul evenimentului, e-mailurile trimise, șabloanele de e-mail, abonamentele clienților, grupurile de participanți și fila de e-mail a clientului.

Concepte asociate: Produs: evenimente, Widget-uri.