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Email

O Email do painel traz a comunicação compartilhada para o mesmo espaço de trabalho de clientes, tarefas, protocolos, projetos, newsletters e eventos.

Rotas:

  • Caixa de entrada: /organizations/:id/inbox
  • Arquivo: /organizations/:id/inbox/archive
  • Spam: /organizations/:id/inbox/spam
  • Emails enviados: /organizations/:id/sent-emails

Contadores de não lidos podem aparecer diretamente no item de navegação principal de email. O distintivo combina contagens de não lidos de entrada e indicadores de rejeição/não lidos de emails enviados, quando configurado.

Visualizações de Email​

Caixa de entrada​

A caixa de entrada exibe mensagens de entrada abertas vinculadas a endereços de email gerenciados pela organização. As mensagens de entrada podem incluir metadados do remetente, destinatários, assunto, data, anexos, tags, status, estado de spam, link do cliente, link do cliente responsável e link do projeto.

Arquivo​

O arquivo armazena mensagens que foram deliberadamente fechadas ou que não precisam mais do fluxo de trabalho principal da caixa de entrada. Mensagens arquivadas não são excluídas; elas são movidas da visualização ativa da caixa de entrada, o que torna o arquivo o primeiro lugar a ser verificado quando uma mensagem tratada parece desaparecer.

Spam​

A visualização de spam contém mensagens marcadas como spam ou classificadas como suspeitas. Mensagens esperadas que nunca chegaram à caixa de entrada normal podem ter pousado aqui.

Emails Enviados​

Emails enviados exibem mensagens de saída. Isso é importante para solução de problemas:

  • Se uma mensagem foi enviada.
  • Qual remetente foi usado.
  • Se um problema de rejeição ou entrega é visível.
  • Qual cliente, projeto, evento, newsletter ou fluxo operacional gerou a mensagem.

Contexto de Email de Entrada​

Registros de email de entrada podem armazenar:

  • Organização.
  • Escopo do destinatário.
  • Cliente membro destinatário para emails de escopo pessoal.
  • ID da mensagem.
  • Endereço de remetente e nome de exibição.
  • Endereços Para e CC.
  • Assunto.
  • Data.
  • Metadados de encaminhamento.
  • Referência opcional ao armazenamento de mensagens brutas (quando retido para solução de problemas).
  • Metadados de anexo.
  • Status (não lido, lido, arquivado).
  • Sinalizador de spam.
  • Tags.
  • Link do cliente.
  • Link do cliente responsável.
  • Link do projeto.

O suporte deve verificar esses campos quando uma mensagem aparece sob o cliente, projeto ou seção de caixa de entrada incorretos.

Escopo do Destinatário: Organização vs. Pessoal​

O email de entrada pode ser escopo para a organização ou para um cliente membro destinatário pessoal.

  • Escopo da organização: comportamento compartilhado da caixa de entrada da organização.
  • Escopo pessoal: a visibilidade da mensagem pode depender do cliente membro destinatário, além das regras de administrador/permissão.

Se um usuário pode ver um email e outro não, verifique o escopo do destinatário, o cliente responsável, a organização ativa e as permissões de email.

Email e Clientes​

Mensagens de entrada podem ser correspondidas a clientes. As páginas de detalhes do cliente podem mostrar o contexto do email, para que o suporte possa investigar correspondências sem sair do registro do CRM.

Quando uma mensagem não aparece em um cliente, compare o remetente e o destinatário do email com o cliente esperado e confirme se o link do cliente existe. Verifique também o estado do arquivo/spam, as permissões de email e cliente, e se o registro pertence à organização esperada.

Email e Projetos​

Mensagens de entrada e saída podem ser vinculadas a projetos. As abas de email de projeto ajudam as equipes a manter a comunicação de entrega ao lado de marcos, tarefas, documentos, eventos e protocolos.

Se um email de projeto estiver faltando, verifique o link do projeto no email e se o usuário tem acesso tanto ao projeto quanto ao email.

Contexto do Remetente de Saída​

Alguns registros de cliente/membro podem ter configuração de remetente de email, como email de contato, parte local do remetente ou assinatura. Isso suporta o comportamento de envio de subdomínio gerenciado ou domínio personalizado, quando configurado.

Investigações de remetente geralmente se resumem a:

  • A organização ativa.
  • O cliente/membro remetente.
  • Configurações de email de contato e remetente local.
  • Se a mensagem foi enviada de um projeto, cliente, newsletter, evento ou outro fluxo de trabalho.
  • Indicadores de rejeição ou não lidos/rejeitados nas visualizações de email enviado.

Permissões​

A navegação de email aparece quando o usuário pode listar ou ler emails. Ações e visibilidade de linha dependem de permissões de email, escopo do destinatário, organização ativa, visibilidade do cliente/projeto e status de administrador.

O email também pode ser afetado por permissões de cliente, pois mensagens correspondidas geralmente dependem do contexto do cliente.

Cenários Comuns de Suporte​

Uma mensagem está faltando​

Verifique a caixa de entrada, arquivo, spam, organização ativa, permissões de email, escopo do destinatário, link do cliente, link do projeto e estado de pesquisa/filtro.

Uma mensagem aparece sob o cliente errado​

Verifique o endereço do remetente, metadados do remetente encaminhado original, link do cliente e se registros de cliente duplicados existem entre organizações.

Um usuário vê um email e outro não​

Verifique o escopo da permissão de email, o escopo do destinatário pessoal, o vínculo do cliente responsável e o contexto de cliente/projeto atribuído apenas.

Um email enviado precisa de verificação​

Abra os emails enviados e verifique o remetente, destinatário, assunto, data, entidade relacionada e indicadores de rejeição/não lidos.

Conceitos relacionados: Newsletters, Modelos de email.