E-mail, planowanie i zatwierdzanie
Otwórz E-mail dla aktywnej organizacji. Widoki skrzynki odbiorczej, archiwum i spamu zawierają wiadomości przychodzące; widoki wiadomości wychodzących pokazują wersje robocze, zaplanowane wiadomości i wyniki dostarczenia.
Przypisywanie wiadomości przychodzącej
- Otwórz Skrzynkę odbiorczą i wybierz wiadomość.
- Użyj opcji Przypisz kontakt bezpośrednio w wiadomości albo w razie potrzeby utwórz kontakt.
- Aby dodać kontekst projektu, otwórz Działania wiadomości i wybierz projekt.
Przypisania są zapisywane bezpośrednio. Przypisanie wiadomości nie powoduje wysłania odpowiedzi.
Tworzenie wiadomości lub odpowiadanie
Otwórz opcję tworzenia wiadomości w sekcji E-mail albo przy odpowiednim kontakcie, projekcie, wydarzeniu lub liście mailingowej. Odpowiedź zachowuje kontekst wiadomości; nowy e-mail rozpoczyna osobne tworzenie wiadomości.
Sprawdź nadawcę, odbiorców, temat, treść i załączniki. Opcje nadawcy pochodzą z dozwolonych ustawień e-mail organizacji lub ustawień osobistych. Sprawdź podpis w utworzonej wersji roboczej, zamiast dodawać go ponownie.
Zapisanie wersji roboczej nie powoduje jej wysłania. Wykonaj wyraźnie oznaczoną czynność wysłania lub potwierdzenia dopiero po sprawdzeniu ostatecznej listy odbiorców.
Planowanie wysyłki
Jeśli edytor wiadomości udostępnia planowanie, wybierz odpowiednią opcję, ustaw przyszłą datę i godzinę, a następnie przed potwierdzeniem sprawdź zaplanowaną wiadomość. Korzystaj z daty i godziny wyświetlanych w panelu planowania; rzeczywisty czas dostarczenia może również zależeć od przetwarzania w kolejce i przez dostawcę.
Zaplanowane wiadomości są wyświetlane wraz z zapisanym czasem wysyłki i statusem. Aby zmienić lub anulować wiadomość przed rozpoczęciem wysyłki, sprawdź istniejącą wiadomość i dostępne dla niej działania. Nie twórz ponownie wiadomości, która została już zaplanowana, tylko dlatego, że nie nadszedł jeszcze czas jej wysyłki.
W przypadku wysyłki do listy mailingowej odpowiednia grupa odbiorców jest ustalana w momencie rozpoczęcia dostarczania. Zobacz Listy mailingowe, aby uzyskać informacje o weryfikacji, wykluczeniach i ponawianiu prób.
Przeglądanie wersji roboczej do zatwierdzenia
Wersje robocze e-maili przygotowane przez integracje oraz obsługiwane wersje robocze procesów wymagają weryfikacji przez osobę. Otwórz link do przeglądu lub powiadomienie o zatwierdzeniu i sprawdź odbiorców, nadawcę, temat, treść oraz załączniki.
W razie potrzeby edytuj i zapisz wersję roboczą, a następnie, gdy będzie gotowa, użyj opcji Zatwierdź i wyślij. Przygotowanie przez API lub asystenta nie powoduje samo w sobie wysłania wiadomości, a integracja nie może zatwierdzić własnej wersji roboczej.
Po zatwierdzeniu sprawdź status dostarczenia. Zatwierdzenie i pomyślne dostarczenie to odrębne stany. Jeśli dostarczenie się nie powiedzie lub jego status jest niepewny, skorzystaj z istniejących informacji o odzyskiwaniu i statusie, zamiast bez sprawdzenia ponownie wysyłać wiadomość.
Administracja procesami jest dostępna dla personelu platformy; członkowie organizacji nadal mogą przeglądać przypisane im wersje robocze, jeśli mają wymagane uprawnienia do obsługi e-maili.
Znajdowanie brakującej wiadomości
Sprawdź aktywną organizację, widok skrzynki odbiorczej, archiwum, spamu lub wiadomości wychodzących, wyszukiwanie i filtry, przypisanie do kontaktu lub projektu, zakres uprawnień oraz zaplanowany czas wysyłki. W przypadku wysłanej wiadomości odróżnij statusy „w kolejce”, „dostarczono” i „niepowodzenie” od samego faktu istnienia wersji roboczej.
Organizacje modułowe mają również osobne limity wiadomości operacyjnych i newsletterów. Niezbędne potwierdzenia sprzedaży oraz realizacja istniejących zamówień są obsługiwane oddzielnie od opcjonalnej komunikacji.
Powiązane: Kontakty, Listy mailingowe, Szablony wiadomości, Subskrypcja.