Η Email της οργάνωσης φέρνει την κοινή επικοινωνία στον ίδιο χώρο εργασίας με πελάτες, εργασίες, πρωτόκολλα, έργα, ενημερωτικά δελτία και εκδηλώσεις.
Διαδρομές:
- Εισερχόμενα:
/organizations/:id/inbox - Αρχείο:
/organizations/:id/inbox/archive - Spam:
/organizations/:id/inbox/spam - Απεσταλμένα μηνύματα:
/organizations/:id/sent-emails
Οι μετρητές μη αναγνωσμένων μπορούν να εμφανίζονται απευθείας στο γονικό στοιχείο πλοήγησης email. Το σήμα συνδυάζει τους μετρητές μη αναγνωσμένων εισερχομένων και τους δείκτες αναπήδησης/μη αναγνωσμένων εξερχομένων μηνυμάτων, όπου έχει διαμορφωθεί.
Προβολές Email
Εισερχόμενα
Τα εισερχόμενα εμφανίζουν ανοιχτά εισερχόμενα μηνύματα που συνδέονται με διευθύνσεις email που διαχειρίζεται η οργάνωση. Τα εισερχόμενα μηνύματα μπορούν να περιλαμβάνουν μεταδεδομένα αποστολέα, παραλήπτες, θέμα, ημερομηνία, συνημμένα, ετικέτες, κατάσταση, κατάσταση spam, σύνδεση πελάτη, σύνδεση υπεύθυνου πελάτη και σύνδεση έργου.
Αρχείο
Το αρχείο αποθηκεύει μηνύματα που έκλεισαν σκόπιμα ή δεν χρειάζονται πλέον την κύρια ροή εργασίας των εισερχομένων. Τα αρχειοθετημένα μηνύματα δεν διαγράφονται· μετακινούνται εκτός της ενεργής προβολής εισερχομένων, καθιστώντας το αρχείο το πρώτο μέρος για έλεγχο όταν ένα διαχειρισμένο μήνυμα φαίνεται να εξαφανίζεται.
Spam
Η προβολή spam περιέχει μηνύματα που έχουν επισημανθεί ως spam ή έχουν ταξινομηθεί ως ύποπτα. Αναμενόμενα μηνύματα που δεν έφτασαν ποτέ στα κανονικά εισερχόμενα μπορεί να κατέληξαν εδώ.
Απεσταλμένα Μηνύματα
Τα απεσταλμένα μηνύματα εμφανίζουν εξερχόμενα μηνύματα. Αυτό είναι σημαντικό για την αντιμετώπιση προβλημάτων:
- Εάν στάλθηκε ένα μήνυμα.
- Ποιος αποστολέας χρησιμοποιήθηκε.
- Εάν είναι ορατό κάποιο πρόβλημα αναπήδησης ή παράδοσης.
- Ποιος πελάτης, έργο, εκδήλωση, ενημερωτικό δελτίο ή λειτουργική ροή δημιούργησε το μήνυμα.
Πλαίσιο Εισερχόμενων Email
Οι εγγραφές εισερχόμενων email μπορούν να αποθηκεύουν:
- Οργάνωση.
- Εμβέλεια παραλήπτη.
- Μέλος πελάτη παραλήπτη για προσωπικού εύρους αλληλογραφία.
- Αναγνωριστικό μηνύματος.
- Διεύθυνση αποστολέα και όνομα εμφάνισης.
- Διευθύνσεις Προς και CC.
- Θέμα.
- Ημερομηνία.
- Μεταδεδομένα προώθησης.
- Προαιρετική αναφορά σε αποθήκευση ακατέργαστου μηνύματος (όταν διατηρείται για αντιμετώπιση προβλημάτων).
- Μεταδεδομένα συνημμένων.
- Κατάσταση (
μη αναγνωσμένο,αναγνωσμένο,αρχειοθετημένο). - Σήμα spam.
- Ετικέτες.
- Σύνδεση πελάτη.
- Σύνδεση υπεύθυνου πελάτη.
- Σύνδεση έργου.
Η υποστήριξη πρέπει να ελέγχει αυτά τα πεδία όταν ένα μήνυμα εμφανίζεται κάτω από τον λανθασμένο πελάτη, έργο ή ενότητα εισερχομένων.
Εύρος Παραλήπτη Οργάνωσης vs. Προσωπικό
Τα εισερχόμενα email μπορούν να έχουν εύρος στην οργάνωση ή σε ένα μέλος πελάτη παραλήπτη.
- Εύρος οργάνωσης: κοινή συμπεριφορά εισερχομένων οργάνωσης.
- Προσωπικό εύρος: η ορατότητα μηνυμάτων μπορεί να εξαρτάται από το μέλος πελάτη παραλήπτη, καθώς και από κανόνες διαχειριστή/δικαιωμάτων.
Εάν ένας χρήστης μπορεί να δει ένα email και ένας άλλος όχι, ελέγξτε το εύρος παραλήπτη, τον υπεύθυνο πελάτη, την ενεργή οργάνωση και τα δικαιώματα email.
Email και Πελάτες
Τα εισερχόμενα μηνύματα μπορούν να αντιστοιχιστούν με πελάτες. Οι σελίδες λεπτομερειών πελάτη μπορούν να εμφανίζουν το πλαίσιο email, ώστε η υποστήριξη να μπορεί να διερευνήσει την αλληλογραφία χωρίς να φύγει από την εγγραφή CRM.
Όταν ένα μήνυμα δεν εμφανίζεται σε έναν πελάτη, συγκρίνετε τον αποστολέα και τον παραλήπτη email με τον αναμενόμενο πελάτη και, στη συνέχεια, επιβεβαιώστε την ύπαρξη της σύνδεσης πελάτη. Ελέγξτε επίσης την κατάσταση αρχείου/spam, τα δικαιώματα email και πελάτη, και εάν η εγγραφή ανήκει στην αναμενόμενη οργάνωση.
Email και Έργα
Τα εισερχόμενα και εξερχόμενα μηνύματα μπορούν να συνδεθούν με έργα. Οι καρτέλες αλληλογραφίας έργων βοηθούν τις ομάδες να διατηρούν την επικοινωνία παράδοσης δίπλα σε ορόσημα, εργασίες, έγγραφα, εκδηλώσεις και πρωτόκολλα.
Εάν λείπει ένα email έργου, ελέγξτε τη σύνδεση έργου στο email και εάν ο χρήστης έχει πρόσβαση τόσο στο έργο όσο και στο email.
Πλαίσιο Αποστολέα Εξερχομένων
Ορισμένες εγγραφές πελατών/μελών μπορούν να έχουν διαμόρφωση αποστολέα email, όπως διεύθυνση επαφής, τοπικό μέρος αποστολέα ή υπογραφή. Αυτό υποστηρίζει τη συμπεριφορά αποστολής υποτομέα ή προσαρμοσμένου τομέα, όπου έχει διαμορφωθεί.
Οι έρευνες αποστολέα συνήθως καταλήγουν σε:
- Την ενεργή οργάνωση.
- Τον πελάτη/μέλος αποστολέα.
- Ρυθμίσεις διεύθυνσης επαφής και τοπικού αποστολέα.
- Εάν το μήνυμα στάλθηκε από έργο, πελάτη, ενημερωτικό δελτίο, εκδήλωση ή άλλη ροή εργασίας.
- Δείκτες αναπήδησης ή μη αναγνωσμένων αναπηδήσεων στις προβολές απεσταλμένων μηνυμάτων.
Δικαιώματα
Η πλοήγηση email εμφανίζεται όταν ο χρήστης μπορεί να καταγράψει ή να διαβάσει email. Οι ενέργειες και η ορατότητα γραμμής εξαρτώνται από τα δικαιώματα email, το εύρος παραλήπτη, την ενεργή οργάνωση, την ορατότητα πελάτη/έργου και την κατάσταση διαχειριστή.
Το email μπορεί επίσης να επηρεαστεί από τα δικαιώματα πελάτη, επειδή τα αντιστοιχισμένα μηνύματα συχνά βασίζονται στο πλαίσιο του πελάτη.
Κοινά Σενάρια Υποστήριξης
Λείπει ένα μήνυμα
Ελέγξτε εισερχόμενα, αρχείο, spam, ενεργή οργάνωση, δικαιώματα email, εύρος παραλήπτη, σύνδεση πελάτη, σύνδεση έργου και κατάσταση αναζήτησης/φίλτρου.
Ένα μήνυμα εμφανίζεται κάτω από τον λανθασμένο πελάτη
Ελέγξτε τη διεύθυνση αποστολέα, τα αρχικά μεταδεδομένα προωθημένου αποστολέα, τη σύνδεση πελάτη και εάν υπάρχουν διπλότυπες εγγραφές πελατών σε διάφορες οργανώσεις.
Ένας χρήστης βλέπει ένα email και ένας άλλος όχι
Ελέγξτε το εύρος δικαιωμάτων email, το προσωπικό εύρος παραλήπτη, τη σύνδεση υπεύθυνου πελάτη και το πλαίσιο πελάτη/έργου που έχει ανατεθεί μόνο.
Χρειάζεται επαλήθευση ένα απεσταλμένο μήνυμα
Ανοίξτε τα απεσταλμένα μηνύματα και ελέγξτε αποστολέα, παραλήπτη, θέμα, ημερομηνία, σχετική οντότητα και δείκτες αναπήδησης/μη αναγνωσμένων.
Σχετικές έννοιες: Ενημερωτικά δελτία, Πρότυπα email.