Email, προγραμματισμός και εγκρίσεις
Ανοίξτε το Email για τον ενεργό οργανισμό. Οι προβολές εισερχομένων, αρχειοθετημένων και ανεπιθύμητων περιέχουν εισερχόμενα μηνύματα. Οι εξερχόμενες προβολές εμφανίζουν προσχέδια, προγραμματισμένα μηνύματα και αποτελέσματα παράδοσης.
Σύνδεση εισερχόμενου μηνύματος
- Ανοίξτε τα Εισερχόμενα και επιλέξτε το μήνυμα.
- Χρησιμοποιήστε την επιλογή Ανάθεση επαφής απευθείας στο μήνυμα ή δημιουργήστε μια επαφή, αν χρειάζεται.
- Για το πλαίσιο του έργου, ανοίξτε τις Ενέργειες του μηνύματος και επιλέξτε το έργο.
Οι αναθέσεις αυτές αποθηκεύονται απευθείας. Η σύνδεση ενός μηνύματος δεν στέλνει απάντηση.
Σύνταξη ή απάντηση
Ανοίξτε την ενέργεια σύνταξης από το Email ή από τη σχετική επαφή, το έργο, την εκδήλωση ή τη λίστα αλληλογραφίας. Η απάντηση διατηρεί το πλαίσιο του μηνύματος, ενώ ένα νέο email ξεκινά ξεχωριστή σύνταξη.
Ελέγξτε τον αποστολέα, τους παραλήπτες, το θέμα, το περιεχόμενο και τα συνημμένα. Οι επιλογές αποστολέα προέρχονται από τις επιτρεπόμενες ρυθμίσεις email του οργανισμού ή τις προσωπικές ρυθμίσεις email. Ελέγξτε την υπογραφή στο τελικό προσχέδιο αντί να την προσθέσετε δεύτερη φορά.
Η αποθήκευση ενός προσχεδίου δεν το发送ει. Ολοκληρώστε την explicit ενέργεια αποστολής/επιβεβαίωσης μόνο αφού ελέγξετε τους τελικούς παραλήπτες.
Προγραμματισμός αποστολής
Όταν ο συντάκτης παρέχει προγραμματισμό, επιλέξτε την ενέργεια προγραμματισμού, ορίστε μελλοντική ημερομηνία και ώρα και ελέγξτε το προγραμματισμένο μήνυμα πριν από την επιβεβαίωση. Χρησιμοποιήστε την ημερομηνία και ώρα που εμφανίζονται στο στοιχείο ελέγχου προγραμματισμού. Η πραγματική παράδοση μπορεί επίσης να εξαρτάται από την επεξεργασία στην ουρά και από τον πάροχο.
Τα προγραμματισμένα μηνύματα εμφανίζονται με την καταγεγραμμένη ώρα αποστολής και την κατάστασή τους. Ελέγξτε το υπάρχον μήνυμα και τις διαθέσιμες ενέργειές του για να το αλλάξετε ή να το ακυρώσετε πριν ξεκινήσει η αποστολή. Μην δημιουργείτε ξανά ένα ήδη προγραμματισμένο μήνυμα μόνο και μόνο επειδή δεν έχει φτάσει ακόμη η ώρα αποστολής του.
Για αποστολές σε λίστες αλληλογραφίας, το αντίστοιχο κοινό αξιολογείται όταν ξεκινά η παράδοση. Ανατρέξτε στις Λίστες αλληλογραφίας για την επαλήθευση, τις εξαιρέσεις και τη συμπεριφορά επανάληψης.
Έλεγχος προσχεδίου προς έγκριση
Τα προσχέδια email που προετοιμάζονται από ενσωματώσεις και τα υποστηριζόμενα προσχέδια ροών εργασίας απαιτούν ανθρώπινο έλεγχο. Ανοίξτε τον σύνδεσμο ελέγχου ή την ειδοποίηση έγκρισης και ελέγξτε τους παραλήπτες, τον αποστολέα, το θέμα, το σώμα και τα συνημμένα.
Επεξεργαστείτε και αποθηκεύστε το προσχέδιο, αν χρειάζεται, και στη συνέχεια χρησιμοποιήστε την επιλογή Έγκριση και αποστολή όταν είναι έτοιμο. Η προετοιμασία μέσω API ή βοηθού δεν στέλνει από μόνη της το email και μια ενσωμάτωση δεν μπορεί να εγκρίνει το δικό της προσχέδιο.
Μετά την έγκριση, ελέγξτε την κατάσταση παράδοσης. Η έγκριση και η επιτυχής παράδοση είναι ξεχωριστές καταστάσεις. Αν η παράδοση αποτύχει ή δεν είναι βέβαιη, χρησιμοποιήστε τις υπάρχουσες πληροφορίες ανάκτησης/κατάστασης αντί να υποβάλετε ξανά την αποστολή χωρίς έλεγχο.
Η διαχείριση ροών εργασίας είναι επιφάνεια που προορίζεται για το προσωπικό της πλατφόρμας. Τα μέλη του οργανισμού μπορούν να ελέγχουν τα προσχέδια που τους έχουν ανατεθεί, εφόσον διαθέτουν τα απαιτούμενα δικαιώματα email.
Εύρεση μηνύματος που λείπει
Ελέγξτε τον ενεργό οργανισμό, τις προβολές εισερχομένων/αρχειοθετημένων/ανεπιθύμητων ή την εξερχόμενη προβολή, την αναζήτηση και τα φίλτρα, τη σύνδεση με επαφή/έργο, το εύρος δικαιωμάτων και την προγραμματισμένη ώρα αποστολής. Για ένα απεσταλμένο μήνυμα, διακρίνετε την κατάσταση σε ουρά, παραδόθηκε και απέτυχε από το γεγονός ότι υπάρχει προσχέδιο.
Οι αρθρωτοί οργανισμοί διαθέτουν επίσης ξεχωριστά όρια για λειτουργικά email και ενημερωτικά δελτία. Οι απαραίτητες αποδείξεις πωλήσεων και η υπάρχουσα εκτέλεση παραγγελιών αντιμετωπίζονται ξεχωριστά από την προαιρετική επικοινωνία.
Σχετικά: Επαφές, Λίστες αλληλογραφίας, Πρότυπα email, Συνδρομή.