Sähköposti, ajoitus ja hyväksynnät
Avaa aktiivisen organisaation Sähköposti. Saapuneet, arkistoidut ja roskapostinäkymät sisältävät saapuvat viestit. Lähtevien viestien näkymissä näkyvät luonnokset, ajoitetut viestit ja toimitustulokset.
Saapuvan viestin linkittäminen
- Avaa Saapuneet ja valitse viesti.
- Käytä viestissä suoraan toimintoa Määritä yhteyshenkilö tai luo yhteyshenkilö tarvittaessa.
- Jos tarvitset projektin kontekstin, avaa viestin Toiminnot ja valitse projekti.
Nämä määritykset tallennetaan suoraan. Viestin linkittäminen ei lähetä vastausta.
Viestin kirjoittaminen tai siihen vastaaminen
Avaa kirjoitustoiminto kohdasta Sähköposti tai asiaankuuluvasta yhteyshenkilöstä, projektista, tapahtumasta tai postituslistasta. Vastaus säilyttää viestin kontekstin, kun taas uusi sähköposti aloittaa erillisen kirjoituksen.
Tarkista lähettäjä, vastaanottajat, aihe, sisältö ja liitteet. Lähettäjävaihtoehdot määräytyvät organisaation sallituista tai henkilökohtaisista sähköpostiasetuksista. Tarkista allekirjoitus muodostuvasta luonnoksesta sen sijaan, että lisäisit sen uudelleen.
Luonnoksen tallentaminen ei lähetä sitä. Suorita varsinainen lähetys- tai vahvistustoiminto vasta, kun lopulliset vastaanottajat on tarkistettu.
Lähetyksen ajoittaminen
Jos kirjoitustoiminto tukee ajoitusta, valitse ajoitustoiminto, valitse tuleva päivämäärä ja kellonaika ja tarkista ajoitettu viesti ennen vahvistamista. Käytä ajoitustoiminnossa näkyvää päivämäärää ja kellonaikaa. Todellinen toimitus voi riippua myös jonosta ja palveluntarjoajan käsittelystä.
Ajoitetuissa viesteissä näkyvät tallennettu lähetysaika ja tila. Tarkista olemassa oleva viesti ja sen käytettävissä olevat toiminnot, jos haluat muuttaa tai peruuttaa sen ennen lähetyksen alkamista. Älä luo jo ajoitettua viestiä uudelleen vain siksi, ettei sen lähetysaika ole vielä koittanut.
Postituslistalähetyksissä vastaava kohderyhmä arvioidaan toimituksen alkaessa. Katso kohdasta Postituslistat tietoja tarkistuksesta, poissuluista ja uudelleenyrityksistä.
Hyväksyntää odottavan luonnoksen tarkistaminen
Integraation valmistelemat sähköpostiluonnokset ja tuetut työnkulkuluonnokset edellyttävät ihmisen tarkistusta. Avaa tarkistuslinkki tai hyväksyntäilmoitus ja tarkista vastaanottajat, lähettäjä, aihe, viestin sisältö ja liitteet.
Muokkaa ja tallenna luonnos tarvittaessa ja valitse sitten Hyväksy ja lähetä, kun se on valmis. API:n tai avustajan kautta tehty valmistelu ei itsessään lähetä sähköpostia, eikä integraatio voi hyväksyä omaa luonnostaan.
Hyväksynnän jälkeen tarkista toimitustila. Hyväksyntä ja onnistunut toimitus ovat eri tiloja. Jos toimitus epäonnistuu tai sen tilasta ei ole varmuutta, käytä olemassa olevia palautus- tai tilatietoja sen sijaan, että lähettäisit viestin uudelleen tarkistamatta.
Työnkulkujen hallinta on alustan henkilöstölle tarkoitettu näkymä. Organisaation jäsenet voivat silti tarkistaa heille määritettyjä luonnoksia, jos heillä on tarvittavat sähköpostioikeudet.
Puuttuvan viestin etsiminen
Tarkista aktiivinen organisaatio, saapuneiden, arkistoitujen, roskapostin tai lähtevien viestien näkymä, haku ja suodattimet, yhteyshenkilö- tai projektikytkentä, käyttöoikeuksien laajuus sekä ajoitettu lähetysaika. Erota lähetetyn viestin jonotettu, toimitettu ja epäonnistunut tila siitä, että luonnos on olemassa.
Modulaarisilla organisaatioilla on lisäksi erilliset sallittujen operatiivisten sähköpostien ja uutiskirjeiden määrät. Välttämättömät myyntikuitit ja olemassa oleva toimitusten käsittely hoidetaan erillään valinnaisesta viestinnästä.
Aiheeseen liittyvää: Yhteyshenkilöt, Postituslistat, Sähköpostimallit, Tilaus.