E-posta, zamanlama ve onaylar
Etkin kuruluş için E-posta bölümünü açın. Gelen kutusu, arşiv ve spam görünümlerinde gelen mesajlar yer alır; giden kutusu görünümlerinde taslaklar, zamanlanmış mesajlar ve teslimat sonuçları gösterilir.
Gelen bir mesajı ilişkilendirme
- Gelen Kutusunu açın ve mesajı seçin.
- Doğrudan mesajda Kişi ata seçeneğini kullanın veya gerekirse bir kişi oluşturun.
- Proje bağlamı için mesajın İşlemler menüsünü açın ve projeyi seçin.
Bu atamalar doğrudan kaydedilir. Bir mesajı ilişkilendirmek yanıt göndermez.
E-posta oluşturma veya yanıtlama
E-posta bölümünden ya da ilgili kişi, proje, etkinlik veya posta listesinden oluşturma işlemini başlatın. Yanıt, mesaj bağlamını korur; yeni e-posta ise ayrı bir oluşturma işlemi başlatır.
Göndereni, alıcıları, konuyu, içeriği ve ekleri kontrol edin. Gönderen seçenekleri, izin verilen kuruluş veya kişisel e-posta ayarlarından gelir. İmzayı ikinci kez eklemek yerine, oluşan taslaktaki imzayı kontrol edin.
Taslağı kaydetmek mesajı göndermez. Nihai alıcıları inceledikten sonra yalnızca açık gönderme/onaylama işlemini tamamlayın.
Gönderimi zamanlama
Oluşturucuda zamanlama özelliği varsa zamanlama işlemini seçin, gelecekteki bir tarih ve saat belirleyin ve onaylamadan önce zamanlanmış mesajı inceleyin. Zamanlama denetiminde gösterilen tarih ve saati kullanın; gerçek teslimat, kuyruk ve sağlayıcı işlemlerinden de etkilenebilir.
Zamanlanmış mesajlar, kaydedilen gönderim zamanı ve durumuyla birlikte görünür. Gönderim başlamadan önce mevcut mesajı ve kullanılabilir işlemlerini inceleyerek mesajı değiştirin veya iptal edin. Henüz gönderim zamanı gelmedi diye zaten zamanlanmış bir mesajı yeniden oluşturmayın.
Posta listesi gönderimlerinde eşleşen kitle, teslimat başladığında değerlendirilir. Doğrulama, hariç tutmalar ve yeniden deneme davranışı için Posta listeleri bölümüne bakın.
Onay taslağını inceleme
Entegrasyon tarafından hazırlanan e-posta taslakları ve desteklenen iş akışı taslakları, insan incelemesi gerektirir. İnceleme bağlantısını veya onay bildirimini açın ve alıcıları, göndereni, konuyu, gövdeyi ve ekleri kontrol edin.
Gerekirse taslağı düzenleyip kaydedin; hazır olduğunda Onayla ve gönder seçeneğini kullanın. API veya asistan aracılığıyla hazırlamak e-postayı kendiliğinden göndermez ve bir entegrasyon kendi taslağını onaylayamaz.
Onaydan sonra teslimat durumunu kontrol edin. Onay ve başarılı teslimat ayrı durumlardır. Teslimat başarısız olursa veya durum belirsizse, gönderimi tekrar düşünmeden göndermek yerine mevcut kurtarma/durum bilgilerini kullanın.
İş akışı yönetimi platform personeline özel bir alandır; kuruluş üyeleri gerekli e-posta izinlerine sahip olduklarında kendilerine atanan taslakları yine de inceleyebilir.
Eksik bir mesajı bulma
Etkin kuruluşu, gelen kutusu/arşiv/spam veya giden kutusu görünümünü, arama ve filtreleri, kişi/proje bağlantısını, izin kapsamını ve zamanlanmış gönderim zamanını kontrol edin. Gönderilmiş bir mesaj için taslağın mevcut olmasından bağımsız olarak kuyrukta, teslim edildi ve başarısız durumlarını ayırt edin.
Modüler kuruluşlarda operasyonel e-posta ve bülten gönderimleri için ayrı kotalar da bulunur. Gerekli satış makbuzları ve mevcut sipariş karşılama işlemleri, isteğe bağlı iletişimden ayrı ele alınır.
İlgili: Kişiler, Posta listeleri, Posta şablonları, Abonelik.