La Posta di Dashboard Email porta la comunicazione condivisa nello stesso spazio di lavoro di clienti, attività, protocolli, progetti, newsletter ed eventi.
Percorsi:
- Posta in arrivo:
/organizations/:id/inbox - Archivio:
/organizations/:id/inbox/archive - Spam:
/organizations/:id/inbox/spam - Email inviate:
/organizations/:id/sent-emails
I contatori non letti possono apparire direttamente sull'elemento principale di navigazione della posta. Il badge combina i conteggi non letti in entrata e gli indicatori di rimbalzo/non letti delle email inviate, ove configurati.
Viste Email
Posta in arrivo
La posta in arrivo mostra i messaggi in entrata aperti associati agli indirizzi email gestiti dall'organizzazione. I messaggi in entrata possono includere metadati del mittente, destinatari, oggetto, data, allegati, tag, stato, stato spam, collegamento cliente, collegamento cliente responsabile e collegamento progetto.
Archivio
L'archivio memorizza i messaggi che sono stati deliberatamente chiusi o che non necessitano più del flusso di lavoro principale della posta in arrivo. I messaggi archiviati non vengono eliminati; vengono rimossi dalla vista attiva della posta in arrivo, rendendo l'archivio il primo posto da controllare quando un messaggio gestito sembra scomparire.
Spam
La vista spam contiene messaggi contrassegnati come spam o classificati come sospetti. I messaggi attesi che non hanno raggiunto la normale posta in arrivo potrebbero essere finiti qui.
Email inviate
Le email inviate mostrano i messaggi in uscita. Questo è importante per la risoluzione dei problemi:
- Se un messaggio è stato inviato.
- Quale mittente è stato utilizzato.
- Se è visibile un problema di rimbalzo o di consegna.
- Quale cliente, progetto, evento, newsletter o flusso operativo ha generato il messaggio.
Contesto Email in Entrata
I record delle email in entrata possono memorizzare:
- Organizzazione.
- Ambito del destinatario.
- Cliente membro destinatario per posta con ambito personale.
- ID messaggio.
- Indirizzo e nome visualizzato del mittente.
- Indirizzi A e CC.
- Oggetto.
- Data.
- Metadati di inoltro.
- Riferimento opzionale a archiviazione messaggio raw (se conservato per la risoluzione dei problemi).
- Metadati allegati.
- Stato (
non letto,letto,archiviato). - Flag spam.
- Tag.
- Collegamento cliente.
- Collegamento cliente responsabile.
- Collegamento progetto.
Il supporto dovrebbe controllare questi campi quando un messaggio appare sotto il cliente, progetto o sezione della posta errati.
Ambito Destinatario Organizzazione vs Personale
Le email in entrata possono essere limitate all'organizzazione o a un cliente membro destinatario personale.
- Ambito organizzazione: comportamento della posta in arrivo condivisa dell'organizzazione.
- Ambito personale: la visibilità dei messaggi può dipendere dal cliente membro destinatario, oltre alle regole di amministrazione/permessi.
Se un utente può vedere un'email e un altro no, controllare l'ambito del destinatario, il cliente responsabile, l'organizzazione attiva e i permessi email.
Email e Clienti
I messaggi in entrata possono essere associati ai clienti. Le pagine di dettaglio del cliente possono mostrare il contesto delle email, in modo che il supporto possa indagare sulla corrispondenza senza lasciare il record CRM.
Quando un messaggio non appare su un cliente, confrontare l'email del mittente e del destinatario con il cliente previsto, quindi confermare l'esistenza del collegamento cliente. Controllare anche lo stato archivio/spam, i permessi email e cliente, e se il record appartiene all'organizzazione prevista.
Email e Progetti
I messaggi in entrata e in uscita possono essere collegati ai progetti. Le schede email dei progetti aiutano i team a mantenere la comunicazione di consegna accanto a traguardi, attività, documenti, eventi e protocolli.
Se manca un'email di progetto, controllare il collegamento del progetto sull'email e se l'utente dispone di accesso sia al progetto che all'email.
Contesto Mittente in Uscita
Alcuni record cliente/membro possono avere configurazioni del mittente email come email di contatto, parte locale del mittente o firma. Questo supporta il comportamento di invio tramite sottodominio gestito o dominio personalizzato, ove configurato.
Le indagini sul mittente di solito si riducono a:
- L'organizzazione attiva.
- Il cliente/membro mittente.
- Impostazioni email di contatto e mittente locale.
- Se il messaggio è stato inviato da un progetto, cliente, newsletter, evento o altro flusso.
- Indicatori di rimbalzo o non letti nelle viste delle email inviate.
Permessi
La navigazione email appare quando l'utente può elencare o leggere le email. Le azioni e la visibilità delle righe dipendono dai permessi email, dall'ambito del destinatario, dall'organizzazione attiva, dalla visibilità del cliente/progetto e dallo stato di amministratore.
Le email possono anche essere influenzate dai permessi del cliente poiché i messaggi corrispondenti spesso si basano sul contesto del cliente.
Scenari di Supporto Comuni
Un messaggio è mancante
Controllare posta in arrivo, archivio, spam, organizzazione attiva, permessi email, ambito destinatario, collegamento cliente, collegamento progetto e stato di ricerca/filtro.
Un messaggio appare sotto il cliente errato
Controllare l'indirizzo del mittente, i metadati del mittente inoltrato originale, il collegamento cliente e se esistono record cliente duplicati tra le organizzazioni.
Un utente vede un'email e un altro no
Controllare l'ambito dei permessi email, l'ambito del destinatario personale, il collegamento del cliente responsabile e il contesto assegnato solo al cliente/progetto.
Un'email inviata necessita di verifica
Aprire le email inviate e controllare mittente, destinatario, oggetto, data, entità correlata e indicatori di rimbalzo/non letti.
Concetti correlati: Newsletter, Modelli email.