ईमेल, शेड्यूलिंग और अनुमोदन
सक्रिय संगठन के लिए Email खोलें। इनबॉक्स, संग्रहित और स्पैम व्यू में आने वाले संदेश होते हैं; आउटगोइंग व्यू में ड्राफ़्ट, शेड्यूल किए गए संदेश और डिलीवरी के परिणाम दिखाई देते हैं।
आने वाले संदेश को लिंक करें
- Inbox खोलें और संदेश चुनें।
- संदेश में सीधे Assign contact का उपयोग करें या आवश्यकता होने पर संपर्क बनाएँ।
- प्रोजेक्ट का संदर्भ जोड़ने के लिए संदेश के Actions खोलें और प्रोजेक्ट चुनें।
ये असाइनमेंट सीधे सेव हो जाते हैं। संदेश को लिंक करने से जवाब नहीं भेजा जाता।
ईमेल लिखें या जवाब दें
Email या संबंधित संपर्क, प्रोजेक्ट, इवेंट अथवा मेलिंग सूची से कंपोज़ कार्रवाई खोलें। जवाब में संदेश का संदर्भ बना रहता है; नया ईमेल अलग कंपोज़िशन शुरू करता है।
प्रेषक, प्राप्तकर्ताओं, विषय, सामग्री और अटैचमेंट की समीक्षा करें। प्रेषक के विकल्प अनुमत संगठन या व्यक्तिगत ईमेल सेटिंग से लिए जाते हैं। परिणामी ड्राफ़्ट में हस्ताक्षर जाँचें, उसे दोबारा न जोड़ें।
ड्राफ़्ट सेव करने से वह भेजा नहीं जाता। अंतिम प्राप्तकर्ताओं की समीक्षा करने के बाद ही स्पष्ट भेजने/पुष्टि करने की कार्रवाई पूरी करें।
ईमेल भेजने का समय निर्धारित करें
जहाँ कंपोज़र में शेड्यूलिंग उपलब्ध हो, वहाँ शेड्यूलिंग कार्रवाई चुनें, भविष्य की तारीख और समय निर्धारित करें और पुष्टि करने से पहले शेड्यूल किए गए संदेश की समीक्षा करें। शेड्यूलिंग कंट्रोल में प्रदर्शित तारीख और समय का उपयोग करें; वास्तविक डिलीवरी कतार और प्रदाता की प्रोसेसिंग पर भी निर्भर कर सकती है।
शेड्यूल किए गए संदेश अपने दर्ज किए गए भेजने के समय और स्थिति के साथ दिखाई देते हैं। भेजना शुरू होने से पहले उसे बदलने या रद्द करने के लिए मौजूदा संदेश और उपलब्ध कार्रवाइयों की जाँच करें। केवल इसलिए पहले से शेड्यूल किए गए संदेश को दोबारा न बनाएँ कि उसका भेजने का समय अभी नहीं आया है।
मेलिंग सूची से भेजे जाने वाले संदेशों के लिए, डिलीवरी शुरू होने पर मिलान करने वाले ऑडियंस का मूल्यांकन किया जाता है। सत्यापन, बहिष्करण और पुनःप्रयास व्यवहार के लिए Mailing lists देखें।
अनुमोदन ड्राफ़्ट की समीक्षा करें
इंटीग्रेशन द्वारा तैयार किए गए ईमेल ड्राफ़्ट और समर्थित वर्कफ़्लो ड्राफ़्ट के लिए मानव समीक्षा आवश्यक है। समीक्षा लिंक या अनुमोदन सूचना खोलें और प्राप्तकर्ताओं, प्रेषक, विषय, मुख्य सामग्री तथा अटैचमेंट की जाँच करें।
आवश्यक होने पर ड्राफ़्ट संपादित करके सेव करें, फिर तैयार होने पर Approve & send चुनें। API या असिस्टेंट के माध्यम से तैयारी करने से ईमेल अपने-आप नहीं भेजा जाता और कोई इंटीग्रेशन अपने ड्राफ़्ट को स्वयं अनुमोदित नहीं कर सकता ।
अनुमोदन के बाद डिलीवरी स्थिति जाँचें। अनुमोदन और सफल डिलीवरी अलग-अलग स्थितियाँ हैं। डिलीवरी विफल होने या स्थिति अनिश्चित होने पर बिना सोचे-समझे दोबारा भेजने के बजाय मौजूदा रिकवरी/स्थिति जानकारी का उपयोग करें।
वर्कफ़्लो प्रशासन प्लेटफ़ॉर्म स्टाफ़ के लिए उपलब्ध क्षेत्र है; संगठन के सदस्य आवश्यक ईमेल अनुमतियों के साथ उन्हें सौंपे गए ड्राफ़्ट की समीक्षा कर सकते हैं।
गुम संदेश खोजें
सक्रिय संगठन, इनबॉक्स/संग्रह/स्पैम या आउटगोइंग व्यू, खोज और फ़िल्टर, संपर्क/प्रोजेक्ट लिंक, अनुमति का दायरा और शेड्यूल किए गए भेजने के समय की जाँच करें। भेजे गए संदेश के लिए, ड्राफ़्ट मौजूद होने के तथ्य से कतारबद्ध, डिलीवर और विफल स्थिति को अलग-अलग स मझें।
मॉड्यूलर संगठनों में ऑपरेशनल ईमेल और न्यूज़लेटर के लिए अलग-अलग सीमाएँ भी होती हैं। आवश्यक बिक्री रसीदों और मौजूदा पूर्ति को वैकल्पिक संचार से अलग संभाला जाता है।
संबंधित: Contacts, Mailing lists, Mail templates, Subscription।