Lewati ke konten utama

Email

Email Dasbor membawa komunikasi bersama ke ruang kerja yang sama dengan pelanggan, tugas, protokol, proyek, buletin, dan acara.

Rute:

  • Kotak Masuk: /organizations/:id/inbox
  • Arsip: /organizations/:id/inbox/archive
  • Spam: /organizations/:id/inbox/spam
  • Email Terkirim: /organizations/:id/sent-emails

Penghitung yang belum dibaca dapat muncul langsung pada item navigasi email induk. Lencana menggabungkan jumlah yang belum dibaca masuk dan indikator pantulan/belum dibaca email terkirim jika dikonfigurasi.

Tampilan Email​

Kotak Masuk​

Kotak masuk menampilkan pesan masuk terbuka yang terikat ke alamat email yang dikelola organisasi. Pesan masuk dapat mencakup metadata pengirim, penerima, subjek, tanggal, lampiran, tag, status, status spam, tautan pelanggan, tautan pelanggan yang bertanggung jawab, dan tautan proyek.

Arsip​

Arsip menyimpan pesan yang sengaja ditutup atau tidak lagi memerlukan alur kerja kotak masuk utama. Pesan yang diarsipkan tidak dihapus; pesan tersebut dipindahkan dari tampilan kotak masuk aktif, yang menjadikan arsip tempat pertama untuk diperiksa ketika pesan yang ditangani tampaknya menghilang.

Spam​

Tampilan spam berisi pesan yang ditandai sebagai spam atau diklasifikasikan sebagai mencurigakan. Pesan yang diharapkan yang tidak pernah mencapai kotak masuk normal mungkin telah mendarat di sini.

Email Terkirim​

Email terkirim menampilkan pesan keluar. Ini penting untuk pemecahan masalah:

  • Apakah pesan telah dikirim.
  • Pengirim mana yang digunakan.
  • Apakah masalah pantulan atau pengiriman terlihat.
  • Pelanggan, proyek, acara, buletin, atau alur operasional mana yang menghasilkan pesan.

Konteks Email Masuk​

Catatan email masuk dapat menyimpan:

  • Organisasi.
  • Lingkup penerima.
  • Pelanggan anggota penerima untuk surat lingkup pribadi.
  • ID Pesan.
  • Alamat dan nama tampilan Dari.
  • Alamat Ke dan CC.
  • Subjek.
  • Tanggal.
  • Metadata penerusan.
  • Referensi opsional ke penyimpanan pesan mentah (jika dipertahankan untuk pemecahan masalah).
  • Metadata lampiran.
  • Status (belum dibaca, dibaca, diarsipkan).
  • Bendera spam.
  • Tag.
  • Tautan pelanggan.
  • Tautan pelanggan yang bertanggung jawab.
  • Tautan proyek.

Dukungan harus memeriksa bidang ini ketika pesan muncul di bawah pelanggan, proyek, atau bagian kotak masuk yang salah.

Lingkup Penerima Organisasi vs. Pribadi​

Email masuk dapat dibatasi pada organisasi atau pada pelanggan anggota penerima pribadi.

  • Lingkup organisasi: perilaku kotak masuk organisasi bersama.
  • Lingkup pribadi: visibilitas pesan dapat bergantung pada pelanggan anggota penerima, ditambah aturan admin/izin.

Jika satu pengguna dapat melihat email dan pengguna lain tidak dapat, periksa lingkup penerima, pelanggan yang bertanggung jawab, organisasi aktif, dan izin email.

Email dan Pelanggan​

Pesan masuk dapat dicocokkan dengan pelanggan. Halaman detail pelanggan dapat menampilkan konteks email, sehingga dukungan dapat menyelidiki korespondensi tanpa meninggalkan catatan CRM.

Ketika pesan tidak muncul di pelanggan, bandingkan pengirim dan penerima email dengan pelanggan yang diharapkan, lalu konfirmasikan tautan pelanggan ada. Periksa juga status arsip/spam, izin email dan pelanggan, dan apakah catatan tersebut termasuk dalam organisasi yang diharapkan.

Email dan Proyek​

Pesan masuk dan keluar dapat ditautkan ke proyek. Tab surat proyek membantu tim menjaga komunikasi pengiriman di samping tonggak pencapaian, tugas, dokumen, acara, dan protokol.

Jika email proyek hilang, periksa tautan proyek pada email dan apakah pengguna memiliki akses proyek dan email.

Konteks Pengirim Keluar​

Beberapa catatan pelanggan/anggota dapat memiliki konfigurasi pengirim email seperti email kontak, bagian pengirim lokal, atau tanda tangan. Ini mendukung perilaku pengiriman subdomain terkelola atau domain kustom jika dikonfigurasi.

Investigasi pengirim biasanya berkisar pada:

  • Organisasi aktif.
  • Pelanggan/anggota pengirim.
  • Pengaturan email kontak dan pengirim lokal.
  • Apakah pesan dikirim dari proyek, pelanggan, buletin, acara, atau alur kerja lainnya.
  • Indikator pantulan atau pantulan yang belum dibaca dalam tampilan email terkirim.

Izin​

Navigasi email muncul ketika pengguna dapat mendaftar atau membaca email. Tindakan dan visibilitas baris bergantung pada izin email, lingkup penerima, organisasi aktif, visibilitas pelanggan/proyek, dan status admin.

Email juga dapat dipengaruhi oleh izin pelanggan karena pesan yang cocok sering kali bergantung pada konteks pelanggan.

Skenario Dukungan Umum​

Pesan hilang​

Periksa kotak masuk, arsip, spam, organisasi aktif, izin email, lingkup penerima, tautan pelanggan, tautan proyek, dan status pencarian/filter.

Pesan muncul di bawah pelanggan yang salah​

Periksa alamat pengirim, metadata pengirim asli yang diteruskan, tautan pelanggan, dan apakah catatan pelanggan duplikat ada di seluruh organisasi.

Satu pengguna melihat email dan yang lain tidak​

Periksa lingkup izin email, lingkup penerima pribadi, penautan pelanggan yang bertanggung jawab, dan konteks pelanggan/proyek yang hanya ditugaskan.

Email terkirim perlu diverifikasi​

Buka email terkirim dan periksa pengirim, penerima, subjek, tanggal, entitas terkait, dan indikator pantulan/belum dibaca.

Konsep terkait: Buletin, Template Surat.