E-maily, plánování a schvalování
Otevřete E-mail pro aktivní organizaci. Zobrazení doručené pošty, archivovaných zpráv a spamu obsahují příchozí zprávy; zobrazení odchozích zpráv zobrazují koncepty, naplánované zprávy a výsledky doručení.
Propojení příchozí zprávy
- Otevřete Doručenou poštu a vyberte zprávu.
- Použijte přímo ve zprávě možnost Přiřadit kontakt, případně kontakt vytvořte.
- Pro kontext projektu otevřete Akce u zprávy a vyberte projekt.
Tato přiřazení se ukládají přímo. Propojením zprávy se neodešle odpověď.
Napsání zprávy nebo odpovědi
Otevřete akci pro napsání zprávy v sekci E-mail nebo u příslušného kontaktu, projektu, události či mailingového seznamu. Odpověď zachovává kontext zprávy; nový e-mail zahájí samostatné psaní.
Zkontrolujte odesílatele, příjemce, předmět, obsah a přílohy. Možnosti odesílatele vycházejí z povolených nastavení e-mailu organizace nebo osobního e-mailu. Zkontrolujte podpis ve výsledném konceptu, abyste ho nepřidali podruhé.
Uložení konceptu neznamená jeho odeslání. Výslovnou akci odeslání nebo potvrzení použijte až po kontrole konečného seznamu příjemců.
Naplánování odeslání
Pokud editor umožňuje plánování, vyberte akci plánování, zvolte budoucí datum a čas a před potvrzením naplánovanou zprávu zkontrolujte. Použijte datum a čas zobrazené v ovládacím prvku plánování; skutečné doručení může záviset také na zpracování fronty a poskytovatele.
Naplánované zprávy se zobrazují s zaznamenaným časem odeslání a stavem. Před zahájením odesílání otevřete existující zprávu a její dostupné akce, abyste ji mohli změnit nebo zrušit. Nevytvářejte znovu zprávu, která už je naplánovaná, jen proto, že ještě nenastal čas jejího odeslání.
U odesílání do mailingového seznamu se odpovídající publikum vyhodnocuje při zahájení doručování. Informace o ověřování, vyloučeních a opakování pokusů najdete v části Mailingové seznamy.
Kontrola konceptu ke schválení
E-mailové koncepty připravené integrací a podporované koncepty pracovních postupů vyžadují kontrolu osobou. Otevřete odkaz ke kontrole nebo oznámení ke schválení a zkontrolujte příjemce, odesílatele, předmět, tělo zprávy a přílohy.
V případě potřeby koncept upravte a uložte, a až bude připravený, použijte možnost Schválit a odeslat. Příprava prostřednictvím API nebo asistenta e-mail sama neodešle a integrace nemůže schválit vlastní koncept.
Po schválení zkontrolujte stav doručení. Schválení a úspěšné doručení jsou samostatné stavy. Pokud doručení selže nebo je jeho stav nejistý, použijte existující informace o obnovení nebo stavu místo bezmyšlenkovitého opětovného odeslání.
Správa pracovních postupů je určena pracovníkům platformy; členové organizace mohou i nadále kontrolovat koncepty, které jim byly přiřazeny, pokud mají požadovaná oprávnění k e-mailu.
Hledání chybějící zprávy
Zkontrolujte aktivní organizaci, zobrazení doručené pošty, archivu, spamu nebo odchozích zpráv, vyhledávání a filtry, propojení s kontaktem či projektem, rozsah oprávnění a naplánovaný čas odeslání. U odeslané zprávy rozlišujte stav ve frontě, doručeno a selhalo od skutečnosti, že existuje koncept.
Modulární organizace mají také samostatné limity pro provozní e-maily a newslettery. Nezbytné účtenky za prodej a stávající plnění se zpracovávají odděleně od volitelné komunikace.
Související: Kontakty, Mailingové seznamy, E-mailové šablony, Předplatné.