Projetos

Projetos oferecem um espaço operacional compartilhado para trabalhos de longa duração. São destinados a iniciativas com várias partes interessadas, marcos, documentos, eventos, e-mails, protocolos e tarefas.

Criar um projeto e adicionar contatos

1. Abrir Projetos e selecionar Criar.
2. Informar o Nome, escolher o status e, quando necessário, as datas de início e término; em seguida, selecionar Salvar.
3. Abrir o projeto salvo e selecionar Participantes.
4. Selecionar Adicionar participantes, escolher os contatos e confirmar a seleção.

Os contatos adicionados como Participantes fazem parte do projeto. Os contatos atribuídos na configuração do projeto representam uma atribuição separada, usada para definir quem é responsável pelo registro ou tem permissão para trabalhar com ele.

Para que servem os projetos

Os projetos são adequados para trabalhos que precisam de mais estrutura do que uma única tarefa de acompanhamento.

Exemplos:

• Uma série recorrente de eventos com pessoas convidadas, páginas de eventos, documentos, tarefas do projeto e newsletters.
• Uma parceria de hospitalidade com uma empresa, pessoas responsáveis pela tomada de decisão, propostas, reuniões e tarefas de acompanhamento.
• Uma campanha de destino com contatos parceiros, marcos, arquivos e eventos.
• Um plano interno de implementação com participantes, marcos e protocolos operacionais.
• Um processo de integração de pessoas associadas ou patrocinadoras com tarefas, documentos e participação em eventos.

Acompanhamentos individuais pertencem às tarefas. Trabalhos com fases, participantes e materiais compartilhados pertencem a um projeto.

Campos do projeto

Os registros de projeto podem conter:

• Nome e descrição: campos de texto localizados.
• Data de início e data de término: datas opcionais para o planejamento do projeto.
• Status: ativo, concluído, em espera ou cancelado.
• Organização: organização responsável.
• Criado por: pessoa usuária que criou o projeto.
• Clientes atribuídos: contatos responsáveis pelo projeto ou relacionados a ele.
• Participantes e grupos de participantes: clientes com funções, observações e agrupamento opcionais.
• Marcos: fases ou entregas ordenadas.
• Tarefas e modelos de tarefas: trabalhos no nível do projeto ou do marco.
• Protocolos: registros de interações relacionadas ao projeto.
• Documentos: arquivos vinculados ao projeto.
• Eventos: eventos da organização vinculados ao projeto.
• E-mails e e-mails recebidos: comunicações associadas ao projeto.

Lista de projetos

A lista de projetos mostra os principais campos de planejamento:

• Nome.
• Status.
• Data de início.
• Data de término.
• Número de participantes.

Também é possível filtrar por Mostrar apenas atribuídos, uma opção importante para fluxos de trabalho com permissões restritas a itens atribuídos.

Abas de detalhes do projeto

Os detalhes do projeto podem incluir:

• Linha do tempo: visão combinada das atividades do projeto.
• Configuração: nome, descrição, datas, status e contatos atribuídos ao projeto.
• Participantes: contatos envolvidos no projeto, incluindo função e notas.
• Marcos: fases ordenadas com status, datas, contatos atribuídos, tarefas, modelos e protocolos próprios.
• Tarefas: lista de tarefas do projeto.
• Protocolos: histórico das interações do projeto.
• Documentos: arquivos associados ao projeto.
• Eventos: eventos da organização vinculados ao projeto.
• E-mails: comunicação de saída ou relacionada ao projeto.

As abas são exibidas conforme as permissões e o contexto disponível do projeto.

Marcos

Os marcos dividem o trabalho do projeto em fases. Um marco pode incluir:

• Nome e descrição.
• Status.
• Datas de início e término.
• Ordem.
• Contatos atribuídos.
• Tarefas.
• Modelos de tarefas.
• Protocolos.

Os marcos servem para fases como preparação, produção, acompanhamento, revisão, contrato, integração ou entrega.

Participantes e grupos

Os participantes são contatos vinculados ao projeto. É possível registrar:

• Função.
• Notas.
• Grupo opcional de participantes.

Os grupos de participantes ajudam a organizar projetos maiores. Um projeto de evento pode agrupar contatos de patrocínio, palestrantes, fornecedores, equipe interna e contatos VIP.

Vincular eventos

Projetos podem ser vinculados a eventos da organização quando a realização do evento faz parte de um plano operacional mais amplo.

Exemplos:

• Um projeto de conferência reúne vários itens da programação.
• Um projeto com parceiro de hospitalidade reúne degustações ou programas para hóspedes com convite.
• Um projeto comunitário reúne eventos para membros e acompanhamento após os eventos.

Ao investigar o comportamento de eventos e projetos, verifique tanto a aba do projeto quanto a página de detalhes do evento.

Linha do tempo do projeto

A linha do tempo ajuda as equipes de suporte e operações a entender o histórico completo do projeto. Conforme os vínculos existentes, ela pode reunir tarefas, protocolos, marcos, eventos, documentos e contexto de e-mails.

Muitas vezes é a maneira mais rápida de responder a perguntas como “O que aconteceu neste projeto?” ou “Por que esta tarefa foi criada?”.

Permissões

A navegação de projetos aparece quando há permissão para listar ou ler projetos. Criar, excluir e editar projetos, assim como executar ações nas linhas, depende das permissões de projeto, da propriedade de quem criou o registro, do contexto “Somente atribuídos” e do status de administrador.

Os documentos nas abas de projeto também exigem permissões de documentos. Se o projeto existe, mas a aba de documentos não aparece, verifique as permissões de listar/ler de document.

Cenários comuns de suporte

Um projeto está ausente

Verifique a organização ativa, as permissões de projeto, o filtro “Somente atribuídos”, o status do projeto e se a pessoa está no espaço de trabalho da organização correta.

Um participante está ausente

Verifique se o contato está vinculado como participante do projeto, e não apenas atribuído ao projeto ou associado por uma tarefa ou evento.

Uma tarefa ou protocolo não aparece no projeto

Verifique se a tarefa/o protocolo está associado ao projeto ou apenas a uma pessoa cliente. Os itens ao nível do marco podem aparecer nas vistas de marcos e nas vistas agregadas do projeto, dependendo do separador atual.

Um evento não está associado ao projeto

Verifique a associação do evento ao projeto. A atribuição de evento/pessoa cliente e a associação entre projeto e evento são relações diferentes.

Falta um separador de documentos

Verifique as permissões dos documentos. O acesso ao projeto, por si só, não garante o acesso aos documentos.

Conceitos relacionados: Documentos, Tarefas.