Tarefas

Tarefas operacionalizam acompanhamentos descobertos em protocolos, conversas com clientes, projetos, marcos, eventos ou e-mails de entrada. Elas suportam a propriedade e o acompanhamento do progresso sem exigir um projeto completo.

Rota: /organizations/:id/tasks

As tarefas também podem aparecer dentro de detalhes do cliente, detalhes do projeto, detalhes do marco, cronogramas e widgets do painel.

Onde as Tarefas se Encaixam

Tarefas rastreiam trabalhos concretos que precisam de um proprietário, status e data de vencimento.

Exemplos:

• Ligar de volta para um convidado amanhã.
• Enviar uma proposta para um contato corporativo.
• Preparar documentos do evento antes do check-in.
• Acompanhar após um protocolo marcado como "necessário acompanhamento".
• Concluir uma entrega de marco de projeto.
• Atribuir um colega de equipe para revisar um documento ou solicitação de cliente.
• Rastrear trabalho de passagem entre turnos ou departamentos.

As tarefas são intencionalmente leves. Se o trabalho se expandir para várias fases, participantes, eventos, documentos e marcos, use um projeto e anexe tarefas a esse projeto.

Campos de Tarefa

Registros de tarefas podem conter:

• Nome: título obrigatório.
• Descrição: contexto opcional mais longo.
• Status: a fazer, em andamento, aguardando, concluído ou cancelado.
• Data de vencimento: data/hora para acompanhamento.
• Responsáveis: um ou mais usuários da organização.
• Cliente: cliente relacionado opcional.
• Projeto: projeto relacionado opcional.
• Marco: marco de projeto relacionado opcional.
• Tags: tags específicas da tarefa.
• Documentos/arquivos: anexos da tarefa.
• Privacidade: sinalizador de tarefa privada.
• Comentários: conversa em torno da tarefa.
• Protocolos: interações vinculadas à tarefa.

Status das Tarefas

O painel usa estes status de tarefa:

• todo: o trabalho não começou.
• in_progress: o trabalho está sendo ativamente tratado.
• waiting: bloqueado ou aguardando outra pessoa/sistema.
• completed: concluído.
• cancelled: não é mais necessário.

Tarefas concluídas podem ser ocultadas por padrão, dependendo da visualização de tarefas atual. Se um usuário não conseguir encontrar uma tarefa concluída, verifique o filtro Mostrar concluídas.

Visualizações

A visão geral de tarefas suporta várias maneiras de trabalhar:

• Visualização Kanban: visualização padrão de tarefas da organização para mover trabalho entre status.
• Visualização de Tabela/Lista: linhas estruturadas com colunas como data de vencimento, cliente, título, status e responsáveis.
• Visualização de Calendário: tarefas organizadas por data para planejamento.
• Visualização de Lista Móvel: visualização operacional compacta em telas menores.

Os dados das tarefas também podem ser incorporados em contextos de cliente, projeto, marco e widgets do painel.

Filtros

Filtros comuns de tarefas incluem:

• Mostrar concluídas: inclui tarefas concluídas na visualização atual.
• Mostrar tarefas relacionadas: quando dentro de um contexto de cliente, inclui tarefas de registros de clientes relacionados.
• Mostrar apenas atribuídas: limita as tarefas ao contexto de atribuição do usuário ativo.
• Pesquisa, status, responsável, cliente e filtros de coluna de tabela, dependendo da configuração atual da tabela.

Se o suporte estiver investigando uma tarefa ausente, verifique os filtros antes de presumir que a tarefa foi excluída.

Modelos de Tarefa

Modelos de tarefa permitem que as organizações reutilizem padrões de acompanhamento recorrentes. Um modelo pode definir:

• Nome do modelo.
• Nome e descrição da tarefa.
• Status padrão.
• Deslocamento de vencimento padrão.
• Responsáveis padrão.
• Tags.
• Arquivos.
• Contexto de organização, projeto ou marco.

Modelos são úteis para fluxos de trabalho repetidos, como integração de um patrocinador, tratamento de envios de formulários de contato, preparação de etapas de eventos ou criação de acompanhamentos pós-ligação padrão.

Criando Tarefas a Partir de Protocolos

Protocolos podem criar tarefas durante o registro de interações. Este é o padrão preferido quando a tarefa é um acompanhamento direto de algo que aconteceu.

Exemplo:

1. Um colega de equipe registra um protocolo de reunião com o resultado follow_up_needed.
2. Eles adicionam uma tarefa "Enviar oferta revisada" com uma data de vencimento e um responsável.
3. O protocolo permanece no histórico do cliente, e a tarefa aparece nas visualizações de tarefas até ser concluída.

Tarefas de Projeto e Marco

Tarefas podem ser vinculadas a um projeto ou marco. Isso dá às equipes uma fila de trabalho global e rastreamento de entrega específico do projeto.

• Tarefas de projeto aparecem na guia de tarefas do projeto.
• Tarefas de marco aparecem no contexto do marco.
• As visualizações de tarefas da organização ainda podem mostrar tarefas de projeto quando as permissões e os filtros permitirem.
• Modelos de tarefa também podem ser definidos para projetos ou marcos.

Permissões

A navegação de tarefas aparece quando o usuário pode listar ou ler tarefas. A criação, edição, exclusão, exclusão em massa, modelos e ações de linha dependem das permissões de tarefa e do estado do usuário.

O comportamento de "apenas atribuídas" pode limitar as tarefas visíveis a:

• Tarefas atribuídas ao usuário.
• Tarefas relacionadas ao contexto de membro/cliente do usuário.
• Tarefas visíveis através de relacionamentos de atribuição de projeto, marco ou cliente.

Cenários Comuns de Suporte

Uma tarefa está faltando

Comece com a organização ativa e o escopo de permissão task do usuário, em seguida, limpe os filtros Mostrar concluídas e Mostrar apenas atribuídas. Se a tarefa ainda não aparecer, compare as visualizações específicas do cliente, de toda a organização, de projeto e de marco antes de tratá-la como excluída.

Um usuário não pode criar ou editar uma tarefa

Verifique as permissões de criação/edição de task, se o usuário está bloqueado e se as regras de "apenas atribuídas" impedem a edição do contexto de cliente/projeto selecionado.

Uma tarefa aparece sem um cliente

Tarefas podem existir em nível de organização, projeto ou marco sem um cliente. Isso é esperado para trabalho operacional geral.

O comportamento do calendário é confuso

A visualização de calendário depende das datas de vencimento. Tarefas sem datas de vencimento podem não aparecer em posições de calendário baseadas em datas.

Conceitos relacionados: Projetos, Protocolos.