E-mail, planning en goedkeuringen
Open E-mail voor de actieve organisatie. De weergaven voor inbox, archief en spam bevatten binnenkomende berichten; uitgaande weergaven tonen concepten, geplande berichten en bezorgresultaten.
Een binnenkomend bericht koppelen
- Open Inbox en selecteer het bericht.
- Gebruik Contact toewijzen rechtstreeks in het bericht of maak indien nodig een contact aan.
- Open voor projectcontext de Acties van het bericht en kies het project.
Deze toewijzingen worden rechtstreeks opgeslagen. Een bericht koppelen verstuurt geen antwoord.
Een bericht opstellen of beantwoorden
Open de actie voor opstellen vanuit E-mail of vanuit het relevante contact, project, evenement of de relevante mailinglijst. Een antwoord behoudt de context van het bericht; met een nieuwe e-mail start een afzonderlijke opstelling.
Controleer de afzender, ontvangers, onderwerp, inhoud en bijlagen. De beschikbare afzenders komen uit de toegestane e-mailinstellingen van de organisatie of van het persoonlijke account. Controleer de handtekening in het uiteindelijke concept in plaats van deze een tweede keer toe te voegen.
Een concept opslaan verstuurt het niet. Voer de expliciete verzend- of bevestigingsactie pas uit nadat de uiteindelijke ontvangers zijn gecontroleerd.
Een verzending plannen
Als de opsteller planning ondersteunt, selecteer dan de planningsactie, kies een toekomstige datum en tijd en controleer het geplande bericht voordat de verzending wordt bevestigd. Gebruik de datum en tijd die in het planningsvenster worden weergegeven; de daadwerkelijke bezorging kan ook afhangen van de verwerking door de wachtrij en provider.
Geplande berichten worden weergegeven met hun geregistreerde verzendtijd en status. Controleer het bestaande bericht en de beschikbare acties om het vóór de start van de verzending te wijzigen of te annuleren. Maak een al gepland bericht niet opnieuw aan alleen omdat de verzendtijd nog niet is bereikt.
Voor verzendingen naar mailinglijsten wordt de overeenkomende doelgroep geëvalueerd wanneer de bezorging begint. Zie Mailinglijsten voor verificatie, uitsluitingen en gedrag bij opnieuw proberen.
Een concept ter goedkeuring controleren
Door integraties voorbereide e-mailconcepten en ondersteunde workflowconcepten vereisen menselijke controle. Open de beoordelingslink of goedkeuringsmelding en controleer de ontvangers, afzender, onderwerp, hoofdtekst en bijlagen.
Bewerk het concept indien nodig en sla het op. Gebruik vervolgens Goedkeuren en verzenden wanneer het klaar is. Voorbereiding via een API of assistent verstuurt de e-mail niet automatisch, en een integratie kan het eigen concept niet goedkeuren.
Controleer na goedkeuring de bezorgstatus. Goedkeuring en succesvolle bezorging zijn afzonderlijke statussen. Als de bezorging mislukt of onzeker is, gebruik dan de bestaande herstel- en statusinformatie in plaats van blind opnieuw een verzending in te dienen.
Workflowbeheer is een oppervlak voor platformmedewerkers; leden van de organisatie kunnen concepten die aan hen zijn toegewezen nog steeds controleren met de vereiste e-mailrechten.
Een ontbrekend bericht vinden
Controleer de actieve organisatie, de weergave voor inbox, archief, spam of uitgaande berichten, zoekopdrachten en filters, de koppeling met contact of project, het machtigingsbereik en de geplande verzendtijd. Maak bij een verzonden bericht onderscheid tussen de status in wachtrij, bezorgd en mislukt enerzijds en het bestaan van een concept anderzijds.
Modulaire organisaties hebben ook afzonderlijke limieten voor operationele e-mails en nieuwsbrieven. Noodzakelijke verkoopbewijzen en bestaande fulfillment worden afzonderlijk van optionele communicatie verwerkt.
Gerelateerd: Contacten, Mailinglijsten, E-mailsjablonen, Abonnement.