Documentos
A biblioteca Documentos armazena arquivos que devem permanecer próximos a registros de CRM e ao trabalho operacional: PDFs, contratos, propostas, material de marketing, cardápios, cronogramas, SOPs, arquivos de palestrantes, arquivos de fornecedores, documentos de eventos e anexos de protocolos.
Rota: /organizations/:id/documents
Rota de detalhe do documento: /organizations/:id/documents/:documentId
Documentos também podem aparecer em contextos de clientes, projetos, eventos, protocolos e marcos.
O que um Registro de Documento Armazena
Um documento é um registro de arquivo com escopo de organização. Ele tem seus próprios metadados e links para o arquivo carregado, mas também pode ser conectado a outras entidades de CRM.
Registros de documentos podem conter:
- Nome: nome de exibição do arquivo.
- Link do arquivo: referência do arquivo armazenado e tipo MIME.
- Organização: organização proprietária.
- Criado por: usuário que o carregou ou criou.
- Cliente: link opcional do cliente.
- Projeto: link opcional do projeto.
- Evento: link opcional do evento.
- Tags: tags específicas do documento.
- Usuários designados: usuários internos responsáveis ou autorizados a trabalhar com o documento.
- Clientes designados: contatos conectados ao documento.
- Protocolos: interações que referenciam o documento.
Fontes de Documentos
A lista de documentos pode incluir mais de um tipo de fonte:
- Registros de documentos: entradas de biblioteca de documentos de CRM de primeira classe.
- PDFs de blocos: arquivos PDF legados ou baseados em blocos exibidos do contexto de página de destino/bloco quando a lista de documentos inclui PDFs de blocos.
Essa distinção é importante no suporte: um PDF de bloco pode vincular de volta a uma página de destino, local ou bloco em vez de um registro de detalhe de documento normal.
Onde os Documentos Aparecem
Documentos podem ser abertos a partir de:
- Biblioteca de documentos da organização.
- Aba de documentos do detalhe do cliente.
- Aba de documentos do projeto.
- Contexto de detalhe do evento.
- Detalhes do protocolo onde um documento foi anexado.
- Links de origem, como contexto de bloco PDF de página de destino.
Se um arquivo aparecer em um lugar, mas não em outro, verifique a qual entidade ele está vinculado.
Criando e Editando Documentos
Usuários com permissão de edição de documentos podem criar documentos carregando um arquivo e atribuindo metadados.
Relacionamentos editáveis comuns:
- Cliente.
- Projeto.
- Evento.
- Tags.
- Usuários designados.
- Clientes designados.
Alterar os links de um documento pode afetar onde ele aparece. Por exemplo, remover o link do projeto pode removê-lo da aba de documentos do projeto, enquanto o documento permanece na biblioteca da organização.
Documentos e Protocolos
Protocolos podem incluir anexos de arquivos. Esses arquivos podem aparecer como contexto de documento relacionado, dependendo de como foram armazenados e vinculados.
Essa relação ajuda a explicar:
- Notas de reunião com PDFs anexados.
- Contratos anexados a um protocolo de chamada.
- Documentos de eventos ou projetos referenciados a partir de uma interação.
- Arquivos que aparecem em uma página de detalhes do documento com referências de protocolo.
Documentos e Projetos
Documentos de projeto mantêm artefatos de entrega em um só lugar. Exemplos comuns:
- Propostas.
- Acordos.
- Cronogramas.
- Ativos do patrocinador.
- Plantas baixas.
- Briefings de projeto.
- Relatórios pós-evento.
A visibilidade dos documentos do projeto ainda depende das permissões de documento, mesmo que o usuário possa abrir o projeto.
Documentos e Eventos
Documentos vinculados a eventos podem dar suporte a operações de participantes, planejamento interno ou materiais voltados para convidados. Por exemplo:
- Modelos de crachás.
- Programas do evento.
- Instruções de bilheteria.
- Arquivos de palestrantes.
- Documentos do local.
- Planilhas internas de execução.
O suporte deve verificar se o documento está vinculado ao evento em si, ao seu projeto, a um cliente ou a um protocolo.
Permissões
A navegação de documentos aparece quando o usuário pode listar ou ler documentos. Criar, editar, excluir e atribuir documentos dependem das permissões de documento.
O acesso a documentos também pode ser limitado pelo escopo de "apenas designados". Nesse caso, um usuário pode ver apenas os documentos atribuídos a ele, atribuídos ao contexto de seu cliente/membro ou vinculados por meio de registros aos quais ele tem permissão de acesso.
Cenários Comuns de Suporte
Um documento está faltando
Primeiro, verifique a organização ativa, as permissões de documento e o escopo de "apenas designados" para documentos. Em seguida, compare a biblioteca da organização com as abas filtradas de cliente, projeto ou evento; limpe os filtros de pesquisa e de tags; e confirme se o arquivo é um PDF de bloco em vez de um documento de primeira classe.
Um documento aparece sob a fonte errada
Verifique os relacionamentos de cliente, projeto, evento e protocolo do documento. O rótulo da fonte geralmente reflete o relacionamento mais específico que a lista pode resolver.
Um usuário não consegue carregar ou editar documentos
Verifique a permissão de edição de documento e se o usuário está bloqueado ou limitado pelo escopo de "apenas designados".
Um PDF de bloco não pode ser editado como um documento normal
PDFs de blocos se originam do contexto de página de destino/bloco. Abra a página de destino, bloco, local ou configuração de bloco de PDF relacionada se a origem apontar para lá.