E-Mail, Terminplanung und Genehmigungen
E-Mail für die aktive Organisation öffnen. Die Ansichten für Posteingang, Archiv und Spam enthalten eingehende Nachrichten; die Ansichten für ausgehende Nachrichten zeigen Entwürfe, geplante Nachrichten und Zustellergebnisse.
Eingehende Nachricht verknüpfen
- Den Posteingang öffnen und die Nachricht auswählen.
- Direkt in der Nachricht Kontakt zuweisen verwenden oder bei Bedarf einen Kontakt erstellen.
- Für den Projektkontext die Aktionen der Nachricht öffnen und das Projekt auswählen.
Diese Zuordnungen werden direkt gespeichert. Das Verknüpfen einer Nachricht sendet keine Antwort.
Nachricht verfassen oder beantworten
Die Aktion zum Verfassen in E-Mail oder beim entsprechenden Kontakt, Projekt, Ereignis oder der entsprechenden Mailingliste öffnen. Eine Antwort behält den Nachrichtenkontext bei; eine neue E-Mail startet einen separaten Verfassvorgang.
Absendende, Empfangende, Betreff, Inhalt und Anhänge prüfen. Die verfügbaren Absendenden stammen aus den zulässigen Organisations- oder persönlichen E-Mail-Einstellungen. Die Signatur im resultierenden Entwurf prüfen, statt sie ein zweites Mal hinzuzufügen.
Das Speichern eines Entwurfs sendet ihn nicht. Die ausdrückliche Sende- oder Bestätigungsaktion erst ausführen, nachdem die endgültigen Empfangenden geprüft wurden.
Versand planen
Wenn das Verfassen eine Terminplanung unterstützt, die entsprechende Aktion wählen, ein zukünftiges Datum und eine Uhrzeit festlegen und die geplante Nachricht vor der Bestätigung prüfen. Das Datum und die Uhrzeit verwenden, die in der Terminplanungssteuerung angezeigt werden. Die tatsächliche Zustellung kann zusätzlich von der Verarbeitung durch Warteschlange und Anbieter abhängen.
Geplante Nachrichten werden mit ihrer aufgezeichneten Versandzeit und ihrem Status angezeigt. Die vorhandene Nachricht und ihre verfügbaren Aktionen prüfen, um sie vor Beginn des Versands zu ändern oder zu stornieren. Eine bereits geplante Nachricht nicht erneut erstellen, nur weil ihre Versandzeit noch nicht erreicht ist.
Bei Versand an Mailinglisten wird die passende Zielgruppe zu Beginn der Zustellung ermittelt. Weitere Informationen zu Überprüfung, Ausschlüssen und Wiederholungen stehen unter Mailinglisten.
Genehmigungsentwurf prüfen
Von Integrationen vorbereitete E-Mail-Entwürfe und unterstützte Workflow-Entwürfe erfordern eine Prüfung durch eine Person. Den Prüfungslink oder die Genehmigungsbenachrichtigung öffnen und Empfangende, Absendende, Betreff, Text und Anhänge prüfen.
Den Entwurf bei Bedarf bearbeiten und speichern und anschließend Genehmigen und senden wählen, sobald er fertig ist. Die Vorbereitung über eine API oder die Assistenz versendet die E-Mail nicht selbst, und eine Integration kann ihren eigenen Entwurf nicht genehmigen.
Nach der Genehmigung den Zustellstatus prüfen. Genehmigung und erfolgreiche Zustellung sind separate Status. Wenn die Zustellung fehlschlägt oder unklar ist, die vorhandenen Informationen zur Wiederherstellung und zum Status verwenden, statt blind einen weiteren Versand auszulösen.
Die Workflow-Administration ist eine Oberfläche für Plattformmitarbeitende. Mitglieder einer Organisation können ihnen zugewiesene Entwürfe weiterhin mit den erforderlichen E-Mail-Berechtigungen prüfen.
Fehlende Nachricht finden
Die aktive Organisation, die Ansichten für Posteingang, Archiv, Spam oder ausgehende Nachrichten, Suche und Filter, die Verknüpfung mit Kontakt oder Projekt, den Berechtigungsumfang und die geplante Versandzeit prüfen. Bei einer gesendeten Nachricht zwischen dem Status „In Warteschlange“, „Zugestellt“ und „Fehlgeschlagen“ sowie der Tatsache unterscheiden, dass ein Entwurf vorhanden ist.
Modulare Organisationen verfügen außerdem über separate Kontingente für operative E-Mails und Newsletter. Erforderliche Verkaufsbelege und bestehende Fulfillment-Vorgänge werden getrennt von optionaler Kommunikation behandelt.
Verwandte Themen: Kontakte, Mailinglisten, Mailvorlagen, Abonnement.