Werbematerial & Rechnungen

Der Seitenleisteneintrag für Werbematerial ist derzeit ausschließlich für Mitarbeitende der Scoutello-Plattform reserviert. Der folgende Ablauf beschreibt den aktivierten Arbeitsbereich. Mitglieder einer Organisation sollten Druckaufträge über die zuständige Kontaktperson im Support abwickeln, wenn der Eintrag nicht verfügbar ist.

Werbematerial

Mitarbeitende der Scoutello-Plattform können in der Organisationsnavigation Werbematerial öffnen. Designs und Bestellungen gehören zur ausgewählten Organisation.

Der anfängliche Druckkatalog enthält zwei festgelegte Produkte: beidseitig bedruckte A5-Flyer auf gestrichenem Papier mit 170 g/m² sowie A2-Poster auf Satinstoffpapier mit 190 g/m², die gerollt geliefert werden. Die Lieferung ist innerhalb Deutschlands möglich. Verfügbare Mengen und Versanddienste werden von der Druckerei bereitgestellt. Die Bestellung ist deaktiviert, wenn ein Produkt oder der Druckservice nicht verfügbar ist.

Druckvorlage vorbereiten

Für eine Veranstaltung oder Tour können Mitarbeitende der Plattform außerdem den Tab Teilen öffnen, eine Drucksprache und eines von drei A5-Flyer-Layouts auswählen und anschließend einen vorausgefüllten Entwurf erstellen. Der Flyer übernimmt die aktuellen Angaben zur Veranstaltung oder Tour auf eine bearbeitbare Vorder- und Rückseite. Spätere Änderungen an der Veranstaltung oder Tour aktualisieren diesen Entwurf nicht automatisch.

1. Material erstellen, den Namen eingeben und ein Produkt auswählen.
2. In Scoutello gestalten oder PDF hochladen auswählen. Hochgeladene Flyer verwenden eine PDF-Datei mit zwei Seiten in der Reihenfolge Vorderseite/Rückseite; Poster verwenden eine Seite.
3. Im Designer bei einem Flyer die Steuerelemente für Vorder- und Rückseite verwenden. Die rote Linie markiert die Schnittkante, die blaue Linie den Sicherheitsbereich. Hintergründe bis in den Anschnitt erweitern und wichtige Texte innerhalb des Sicherheitsbereichs halten. Ein QR-Ziel kann in einen QR-Block umgewandelt werden.
4. Änderungen speichern, bevor Druck bestellen geöffnet wird. Beim Wechsel zwischen Einstellungen und Design bleibt der Entwurf erhalten.
5. Druckfreigabe vorbereiten. Die Datei wird auf Seitengröße, Seitenanzahl, eingebettete Schriftarten und weitere Druckanforderungen geprüft. Blockierende Fehler vor dem Fortfahren beheben. Alle Seiten der exakten PDF-Datei prüfen, einschließlich Rechtschreibung, Bildern, QR-Codes und Schnittgrenzen, und die Datei anschließend ausdrücklich freigeben.

Die Produktmaße enthalten an jeder Kante 3 mm Anschnitt: Die A5-PDF-Datei ist pro Seite 154 × 216 mm groß, die A2-PDF-Datei 426 × 600 mm. Für ein geändertes Design sind eine neue Druckfreigabe und eine erneute Genehmigung erforderlich. Gekaufte Druckdateien bleiben den Bestellungen zugeordnet.

Bei Scoutello-Designs weisen Warnungen auf Rasterbilder mit weniger als 150 effektiven DPI und Text hin, der weniger als 3 mm innerhalb der Schnittkante liegt. Nach einer Prüfung kann die Freigabe trotz dieser Warnungen erteilt werden. Bei Bedarf schärfere Bilder verwenden oder wichtige Texte weiter nach innen verschieben. Hochgeladene PDF-Dateien müssen weiterhin visuell auf Bildqualität und Sicherheitsbereiche geprüft werden.

Angebot und Zahlung

Eine verfügbare Menge auswählen, die empfangende Person sowie eine deutsche Lieferadresse eingeben und ein Angebot anfordern. Einen Versanddienst auswählen und Nettopreis, Mehrwertsteuer sowie Endbetrag prüfen. Produktionsdauer und Gültigkeitsdauer des Angebots werden zusammen mit dem Angebot angezeigt. Ein abgelaufenes Angebot muss aktualisiert werden.

Zur sicheren Zahlungsseite wechseln und bezahlen. Die Produktion beginnt erst nach bestätigtem Zahlungseingang. Nach der Rückkehr von der Zahlungsseite kann kurz Zahlung wird bestätigt angezeigt werden. Die Bestellhistorie wird automatisch aktualisiert. Ein unterbrochener Zahlungsvorgang kann über die Bestellung fortgesetzt werden, solange die Zahlung noch verfügbar ist.

Wenn der Preis einer unbezahlten Bestellung abläuft, diese Bestellung stornieren und ein neues Angebot anfordern. Über die Bestellhistorie erstellt eine Stornierung mit anschließendem Erneut bestellen einen neuen Entwurf zur Prüfung und Preisermittlung.

Bestellhistorie und Stornierung

Der Tab Bestellhistorie zeigt den Fortschritt von Zahlung, Produktion, Versand und Rückerstattung einschließlich einer Zeitleiste der Aktualisierungen. Eine Bestellung öffnen, um die gekaufte Druckfreigabe, Rechnung oder Gutschrift zur Rückerstattung herunterzuladen, die Sendungsverfolgung zu prüfen, den Status zu aktualisieren oder über dasselbe Artwork eine neue Bestellung zu starten.

Stornierung anfordern wird nur bei berechtigten Bestellungen angezeigt. Sobald die Übermittlung begonnen hat, ist die Annahme durch die Druckerei erforderlich. Daher kann eine Anfrage ausstehend bleiben. Der Fortschritt der Rückerstattung wird separat angezeigt. Eine Bestellung, bei der Handlungsbedarf besteht, wird vom Scoutello-Support bearbeitet und sollte nicht erneut bezahlt werden.

Durch das Archivieren eines Materials wird es aus der aktiven Designliste entfernt; historische Bestellungen und gekaufte Druckvorlagen bleiben erhalten. Eine erneute Bestellung erstellt einen neuen Entwurf, für den eine neue Druckfreigabe und ein neues Angebot erforderlich sind.

Rechnungen

Druckrechnungen können aus den Bestelldetails geöffnet werden. Der Organisationsbereich Rechnungen enthält außerdem weitere Abrechnungsdokumente. Die allgemeine Seite Bestellungen umfasst hauptsächlich Gast- und Kundenkäufe aus den Scoutello-Commerce-Abläufen. Druckkäufe werden unter Werbematerial verfolgt.

Verwandte Konzepte: Übersicht der Einstellungen。