Promotiemateriaal en facturen
De navigatieoptie voor promotiemateriaal is momenteel gereserveerd voor Scoutello-platformmedewerkers. De onderstaande workflow beschrijft de ingeschakelde werkruimte. Gewone organisatieleden regelen drukwerk via hun supportcontact als deze optie niet beschikbaar is.
Promotiemateriaal
Scoutello-platformmedewerkers kunnen Promotiemateriaal openen via de organisatienavigatie. Ontwerpen en bestellingen horen bij de geselecteerde organisatie.
De eerste drukwerkcatalogus bevat twee vaste producten: dubbelzijdige A5-flyers op 170 g/m² gecoat papier en A2-posters op 190 g/m² satijnpapier, opgerold geleverd. Levering is beschikbaar binnen Duitsland. Beschikbare aantallen en verzenddiensten worden door de drukker aangeleverd. Bestellen is uitgeschakeld wanneer een product of de drukservice niet beschikbaar is.
Drukwerkbestanden voorbereiden
Voor een evenement of tour kunnen platformmedewerkers ook het tabblad Delen openen, een druktaal en een van drie A5-flyerindelingen kiezen en vervolgens een vooraf ingevuld concept maken. De flyer neemt de huidige gegevens van het evenement of de tour over in een bewerkbare voor- en achterkant. Latere wijzigingen aan het evenement of de tour worden niet automatisch in dat concept verwerkt.
- Maak materiaal aan, voer de naam in en selecteer een product.
- Kies Ontwerpen in Scoutello of Een PDF uploaden. Geüploade flyers gebruiken één PDF met twee pagina's in de volgorde voor- en achterkant; posters gebruiken één pagina.
- Gebruik in de ontwerper de bediening voor de voor- en achterkant van een flyer. De rode lijn markeert de snijrand; de blauwe lijn markeert het veilige gebied. Laat achtergronden doorlopen tot in de afloop en houd belangrijke tekst binnen het veilige gebied. Een QR-bestemming kan worden omgezet in een QR-blok.
- Sla wijzigingen op voordat Drukwerk bestellen wordt geopend. Wisselen tussen instellingen en ontwerp behoudt het concept.
- Bereid de drukproef voor. Het bestand wordt gecontroleerd op paginaformaat, aantal pagina's, ingesloten lettertypen en andere drukwerkvereisten. Los blokkerende fouten op voordat verder wordt gegaan. Controleer alle pagina's van de exacte PDF, waaronder spelling, afbeeldingen, QR-codes en snijranden, en keur de proef vervolgens expliciet goed.
Productafmetingen bevatten aan elke rand 3 mm afloop: de A5-PDF is per pagina 154 × 216 mm en de A2-PDF is 426 × 600 mm. Voor een gewijzigd ontwerp is een nieuwe drukproef en goedkeuring nodig. Aangeschafte drukbestanden blijven aan hun bestellingen gekoppeld.
Voor Scoutello-ontwerpen geven waarschuwingen rasterafbeeldingen aan met minder dan 150 effectieve DPI en tekst die minder dan 3 mm van de snijrand staat. Na controle kan de goedkeuring ondanks deze waarschuwingen worden gegeven. Gebruik indien nodig scherpere afbeeldingen of plaats belangrijke tekst verder naar binnen. Geüploade PDF's moeten nog steeds visueel worden gecontroleerd op afbeeldingskwaliteit en veilige gebieden.
Offerte en betaling
Kies een beschikbare hoeveelheid, voer de ontvanger en het Duitse bezorgadres in en vraag een offerte aan. Selecteer een verzendservice en controleer de nettoprijs, btw en het eindtotaal. De productietijd en de vervaldatum van de offerte worden bij de offerte weergegeven. Een verlopen offerte moet worden vernieuwd.
Ga naar de beveiligde betaalpagina om te betalen. De productie begint pas nadat de betaling is bevestigd. Na terugkeer van de betaalpagina kan kort Betaling wordt bevestigd worden weergegeven. De bestelgeschiedenis wordt automatisch bijgewerkt. Een onderbroken betaalproces kan vanuit de bestelling worden hervat zolang betaling nog beschikbaar is.
Wanneer de prijs van een onbetaalde bestelling verloopt, annuleer die bestelling dan en vraag een nieuwe offerte aan. Vanuit de bestelgeschiedenis maakt annulering gevolgd door Opnieuw bestellen een nieuw concept aan voor controle en prijsbepaling.
Bestelgeschiedenis en annulering
Het tabblad Bestelgeschiedenis toont de voortgang van betaling, productie, verzending en terugbetaling, inclusief een tijdlijn met updates. Open een bestelling om de aangeschafte drukproef, factuur of creditnota voor terugbetaling te downloaden, verzendtracking te bekijken, de status te vernieuwen of een nieuwe bestelling met hetzelfde artwork te starten.
Annulering aanvragen wordt alleen weergegeven voor bestellingen die hiervoor in aanmerking komen. Zodra de verzending naar de drukker is gestart, is acceptatie door de drukker vereist. Daarom kan een aanvraag in behandeling blijven. De voortgang van de terugbetaling wordt afzonderlijk weergegeven. Een bestelling waarvoor actie nodig is, wordt door Scoutello-support afgehandeld; deze bestelling mag niet opnieuw worden betaald.
Door materiaal te archiveren wordt het uit de actieve ontwerplijst verwijderd, terwijl historische bestellingen en aangeschafte artwork behouden blijven. Opnieuw bestellen maakt een nieuw concept aan waarvoor een nieuwe goedkeuring van de drukproef en een nieuwe offerte nodig zijn.
Facturen
Drukwerkfacturen kunnen vanuit de bestelgegevens worden geopend. Het gedeelte Facturen van de organisatie bevat ook andere factuurdocumenten. De algemene pagina Bestellingen is voornamelijk bedoeld voor gast- en klantbestellingen uit Scoutello-commerceflows. Drukwerkbestellingen worden bijgehouden bij Promotiemateriaal.
Gerelateerde concepten: Overzicht van instellingen.