Projekty

Projekty zapewniają wspólną przestrzeń operacyjną dla długotrwałych prac. Są przeznaczone dla inicjatyw obejmujących wiele osób zaangażowanych, kamieni milowych, dokumentów, wydarzeń, wiadomości e-mail, protokołów i zadań.

Tworzenie projektu i dodawanie kontaktów

1. Otworzyć Projekty i wybrać Utwórz.
2. Wprowadzić Nazwę, wybrać status oraz, w razie potrzeby, datę rozpoczęcia i zakończenia, a następnie wybrać Zapisz.
3. Otworzyć zapisany projekt i wybrać Uczestnicy.
4. Wybrać Dodaj uczestników, wskazać kontakty i potwierdzić wybór.

Kontakty dodane jako Uczestnicy są częścią projektu. Przypisane kontakty w konfiguracji projektu to osobne przypisanie określające, kto odpowiada za rekord lub może z nim pracować.

Zastosowanie projektów

Projekty sprawdzają się w pracach, które wymagają większej struktury niż pojedyncze zadanie uzupełniające.

Przykłady:

• Cykliczna seria wydarzeń z zaproszonymi osobami, stronami wydarzeń, dokumentami, zadaniami projektu i newsletterami.
• Partnerstwo w branży hotelarskiej z firmą, osobami decyzyjnymi, ofertami, spotkaniami i zadaniami uzupełniającymi.
• Kampania destynacyjna z kontaktami partnerskimi, kamieniami milowymi, plikami i wydarzeniami.
• Wewnętrzny plan wdrożenia z uczestnikami, kamieniami milowymi i protokołami operacyjnymi.
• Proces wdrażania członków lub sponsorów z zadaniami, dokumentami i udziałem w wydarzeniach.

Pojedyncze działania uzupełniające należą do zadań. Prace obejmujące etapy, uczestników i wspólne materiały należą do projektu.

Pola projektu

Rekordy projektów mogą zawierać:

• Nazwa i opis: zlokalizowane pola tekstowe.
• Data rozpoczęcia i data zakończenia: opcjonalne daty planowania projektu.
• Status: aktywny, ukończony, wstrzymany lub anulowany.
• Organizacja: organizacja będąca właścicielem.
• Utworzone przez: osoba, która utworzyła projekt.
• Przypisani klienci: kontakty odpowiedzialne za projekt lub powiązane z projektem.
• Uczestnicy i grupy uczestników: klienci z opcjonalnymi rolami, notatkami i grupowaniem.
• Kamienie milowe: uporządkowane etapy lub rezultaty.
• Zadania i szablony zadań: prace na poziomie projektu lub kamienia milowego.
• Protokoły: rejestry interakcji związanych z projektem.
• Dokumenty: pliki powiązane z projektem.
• Wydarzenia: wydarzenia organizacji powiązane z projektem.
• Wiadomości e-mail i przychodzące wiadomości e-mail: komunikacja powiązana z projektem.

Lista projektów

Lista projektów pokazuje najważniejsze pola planowania:

• Nazwa.
• Status.
• Data rozpoczęcia.
• Data zakończenia.
• Liczba uczestników.

Można ją również filtrować za pomocą opcji Pokaż tylko przypisane, która jest istotna w procedurach uprawnień ograniczonych do przypisanych rekordów.

Karty szczegółów projektu

Szczegóły projektu mogą obejmować:

• Oś czasu: połączony widok aktywności projektu.
• Konfiguracja: nazwa projektu, opis, daty, status i przypisani klienci.
• Uczestnicy: klienci uczestniczący w projekcie wraz z rolą i notatkami.
• Kamienie milowe: uporządkowane etapy z własnym statusem, datami, przypisanymi klientami, zadaniami, szablonami i protokołami.
• Zadania: lista zadań projektu.
• Protokoły: historia interakcji w ramach projektu.
• Dokumenty: pliki powiązane z projektem.
• Wydarzenia: wydarzenia organizacji powiązane z projektem.
• Wiadomości e-mail: wysyłana lub powiązana z projektem komunikacja.

Zakładki są wyświetlane na podstawie uprawnień i dostępnego kontekstu projektu.

Kamienie milowe

Kamienie milowe dzielą pracę nad projektem na etapy. Kamień milowy może obejmować:

• Nazwę i opis.
• Status.
• Daty rozpoczęcia i zakończenia.
• Kolejność.
• Przypisanych klientów.
• Zadania.
• Szablony zadań.
• Protokoły.

Kamienie milowe sprawdzają się w etapach takich jak przygotowanie, produkcja, działania następcze, przegląd, umowa, wdrożenie lub dostawa.

Uczestnicy i grupy

Uczestnicy projektu to klienci powiązani z projektem. Można im przypisać:

• Rolę.
• Notatki.
• Opcjonalną grupę uczestników.

Grupy uczestników ułatwiają porządkowanie większych projektów. Na przykład w projekcie dotyczącym wydarzenia można utworzyć grupy sponsorów, prelegentów, dostawców, osób z zespołu wewnętrznego i kontaktów VIP.

Łączenie wydarzeń

Projekty można łączyć z wydarzeniami organizacji, gdy realizacja wydarzenia jest częścią szerszego planu operacyjnego.

Przykłady:

• Projekt konferencji łączy kilka sesji wydarzenia.
• Projekt dotyczący partnera z branży hotelarskiej łączy degustacje tylko na zaproszenie lub programy dla gości.
• Projekt społecznościowy łączy wydarzenia dla członków i działania następcze po wydarzeniu.

W przypadku problemów z działaniem wydarzeń lub projektów sprawdzić zarówno zakładkę projektu, jak i stronę szczegółów wydarzenia.

Oś czasu projektu

Oś czasu projektu pomaga zespołom wsparcia i operacyjnym odtworzyć pełny przebieg projektu. W zależności od powiązań może łączyć kontekst zadań, protokołów, kamieni milowych, wydarzeń, dokumentów i wiadomości e-mail.

Często jest to najszybszy sposób na znalezienie odpowiedzi na pytania takie jak „Co wydarzyło się w tym projekcie?” lub „Dlaczego utworzono to zadanie?”.

Uprawnienia

Nawigacja projektów jest wyświetlana, gdy można wyświetlać listę projektów lub odczytywać ich dane. Tworzenie, usuwanie i edytowanie projektów oraz działania na wierszach zależą od uprawnień do projektów, własności projektu przez osobę tworzącą, kontekstu ograniczonego do elementów przypisanych oraz statusu administracyjnego.

Dokumenty na kartach projektu również wymagają uprawnień do dokumentów. Jeśli projekt istnieje, ale brakuje zakładki dokumentów, sprawdzić uprawnienia do wyświetlania listy/odczytu document.

Typowe scenariusze zgłoszeń do pomocy technicznej

Brak projektu

Sprawdzić aktywną organizację, uprawnienia do projektów, filtr ograniczający widok do elementów przypisanych, status projektu oraz to, czy dana osoba znajduje się w obszarze roboczym właściwej organizacji.

Brak uczestnika

Sprawdzić, czy klient jest dołączony jako uczestnik projektu, a nie tylko przypisany do projektu lub powiązany przez zadanie albo wydarzenie.

Zadanie lub protokół nie jest wyświetlany w projekcie

Sprawdź, czy zadanie/protokół jest powiązane z projektem, czy tylko z klientem. Elementy na poziomie kamienia milowego mogą pojawiać się w widokach kamieni milowych i widokach zbiorczych projektów, zależnie od aktualnie wybranej karty.

Wydarzenie nie jest powiązane z projektem

Sprawdź powiązanie wydarzenia z projektem. Przypisanie wydarzenia do klienta i powiązanie wydarzenia z projektem to dwie różne relacje.

Brakuje karty Dokumenty

Sprawdź uprawnienia do dokumentów. Sam dostęp do projektu nie gwarantuje dostępu do dokumentów.

Powiązane pojęcia: Dokumenty, Zadania.