Projekty
Projekty poskytují dlouhodobějším úkolům společný operativní rámec. Jsou určeny pro iniciativy s více zainteresovanými stranami, milníky, dokumenty, událostmi, e-maily, protokoly a úkoly.
Vytvoření projektu a přidání kontaktů
- Otevřít Projekty a vybrat Vytvořit.
- Zadat Název, zvolit stav a podle potřeby také počáteční a koncové datum, poté vybrat Uložit.
- Otevřít uložený projekt a vybrat Účastníci.
- Vybrat Přidat účastníky, zvolit kontakty a potvrdit výběr.
Kontakty přidané jako Účastníci jsou součástí projektu. Přiřazené kontakty v konfiguraci projektu představují samostatné přiřazení, které určuje, kdo za záznam odpovídá nebo s ním může pracovat.
K čemu projekty slouží
Projekty se hodí pro práci, která vyžaduje více struktury než jediný následný úkol.
Příklady:
- Opakující se série událostí s pozvanými osobami, stránkami událostí, dokumenty, projektovými úkoly a newslettery.
- Partnerství v oblasti pohostinství s organizací, osobami s rozhodovací pravomocí, nabídkami, schůzkami a následnými úkoly.
- Kampaň pro destinaci s partnerskými kontakty, milníky, soubory a událostmi.
- Interní implementační plán s účastníky, milníky a operativními protokoly.
- Proces onboardingu členstva nebo sponzorů s úkoly, dokumenty a účastí na událostech.
Jednotlivé následné kroky patří do úkolů. Práce s fázemi, účastníky a sdílenými podklady patří do projektu.
Pole projektu
Záznamy projektů mohou obsahovat:
- Název a popis: lokalizovaná textová pole.
- Počáteční datum a koncové datum: volitelná data pro plánování projektu.
- Stav: aktivní, dokončeno, pozastaveno nebo zrušeno.
- Organizace: organizace, které projekt náleží.
- Vytvořil: osoba, která projekt vytvořila.
- Přiřazení zákazníci: kontakty odpovědné za projekt nebo s ním propojené.
- Účastníci a skupiny účastníků: zákazníci s volitelnými rolemi, poznámkami a seskupením.
- Milníky: seřazené fáze nebo výstupy.
- Úkoly a šablony úkolů: práce na úrovni projektu nebo milníku.
- Protokoly: záznamy interakcí souvisejících s projektem.
- Dokumenty: soubory propojené s projektem.
- Události: organizační události propojené s projektem.
- E-maily a příchozí e-maily: komunikace spojená s projektem.
Seznam projektů
Seznam projektů zobrazuje klíčová plánovací pole:
- Název.
- Stav.
- Počáteční datum.
- Koncové datum.
- Počet účastníků.
Lze také filtrovat pomocí možnosti Zobrazit pouze přiřazené, která je důležitá pro pracovní postupy s oprávněními omezenými na přiřazené záznamy.
Karty podrobností projektu
Podrobnosti projektu mohou obsahovat:
- Timeline: kombinovaný přehled aktivit projektu.
- Konfigurace: název projektu, popis, data, stav a přiřazení zákazníci.
- Účastníci: zákazníci zapojení do projektu včetně rolí a poznámek.
- Milníky: seřazené fáze s vlastním stavem, daty, přiřazenými zákazníky, úkoly, šablonami a protokoly.
- Úkoly: seznam úkolů projektu.
- Protokoly: historie interakcí v projektu.
- Dokumenty: soubory propojené s projektem.
- Události: události organizace propojené s projektem.
- E-maily: odchozí komunikace nebo komunikace související s projektem.
Karty se zobrazují podle oprávnění a dostupného kontextu projektu.
Milníky
Milníky rozdělují práci na projektu do fází. Milník může zahrnovat:
- Název a popis.
- Stav.
- Datum zahájení a ukončení.
- Pořadí.
- Přiřazené zákazníky.
- Úkoly.
- Šablony úkolů.
- Protokoly.
Milníky se hodí pro fáze, jako jsou příprava, výroba, následná péče, kontrola, smlouva, onboarding nebo dodání.
Účastníci a skupiny
Účastníci projektu jsou zákazníci propojení s projektem. Mohou mít:
- Roli.
- Poznámky.
- Volitelnou skupinu účastníků.
Skupiny účastníků pomáhají udržet přehled ve větších projektech. Projekt události může například rozdělovat sponzory, řečníky, dodavatele, interní pracovníky a VIP kontakty do skupin.
Propojování událostí
Projekty lze propojit s událostmi organizace, pokud je realizace události součástí širšího operačního plánu.
Příklady:
- Projekt konference propojuje několik programových bloků.
- Projekt s partnerem z oblasti pohostinství propojuje ochutnávky pouze pro pozvané nebo programy pro hosty.
- Komunitní projekt propojuje členské události a následnou péči po události.
Při řešení problémů s chováním událostí a projektů zkontrolovat kartu projektu i stránku s podrobnostmi události.
Časová osa projektu
Časová osa projektu pomáhá podpoře a provozním týmům zrekonstruovat celý průběh projektu. Podle propojení může kombinovat kontext úkolů, protokolů, milníků, událostí, dokumentů a e-mailů.
Často jde o nejrychlejší odpověď na otázky typu „Co se v tomto projektu stalo?“ nebo „Proč byl tento úkol vytvořen?“
Oprávnění
Navigace projektu se zobrazuje, pokud má osoba oprávnění zobrazovat seznam projektů nebo číst jejich data. Vytváření, mazání a úpravy projektů i akce řádků závisí na oprávněních k projektům, vlastnictví ze strany tvůrce, kontextu omezeném na přiřazené projekty a stavu administrátorských oprávnění.
Dokumenty v kartách projektu rovněž vyžadují oprávnění k dokumentům. Pokud projekt existuje, ale karta dokumentů chybí, zkontrolovat oprávnění k seznamu a čtení pro document.
Běžné situace při podpoře
Projekt chybí
Zkontrolovat aktivní organizaci, oprávnění k projektům, filtr omezený na přiřazené projekty, stav projektu a to, zda se osoba nachází ve správném pracovním prostoru organizace.
Účastník chybí
Zkontrolovat, zda je zákazník připojen jako účastník projektu, nikoli pouze přiřazen k projektu nebo propojen prostřednictvím úkolu či události.
Úkol nebo protokol se v projektu nezobrazuje
Ověřte, zda je úkol/protokol propojený s projektem, nebo pouze se zákazníkem. Položky na úrovni milníku se mohou zobrazovat v přehledech milníků a v souhrnných přehledech projektů v závislosti na aktuálně vybrané kartě.
Událost není propojená s projektem
Ověřte propojení události s projektem. Přiřazení události/zákazníka a propojení projektu s událostí jsou odlišné vztahy.
Chybí karta Dokumenty
Ověřte oprávnění k dokumentům. Přístup k projektu automaticky nezaručuje přístup k dokumentům.