Projeler

Projeler, uzun soluklu çalışmalar için ortak bir operasyonel yapı sağlar. Birden fazla paydaşın, kilometre taşının, belgenin, etkinliğin, e-postanın, protokolün ve görevin yer aldığı girişimler için tasarlanmıştır.

Proje oluşturma ve kişileri ekleme

1. Projeler bölümünü açıp Oluştur seçeneğini belirleyin.
2. Ad alanını doldurun, durumu ve gerektiğinde başlangıç ile bitiş tarihlerini seçin, ardından Kaydet seçeneğini belirleyin.
3. Kaydedilen projeyi açıp Katılımcılar seçeneğini belirleyin.
4. Katılımcı ekle seçeneğini belirleyin, kişileri seçin ve seçimi onaylayın.

Katılımcılar olarak eklenen kişiler projenin parçasıdır. Proje yapılandırmasındaki Atanan kişiler, kayıttan sorumlu olan veya kayıtla çalışmasına izin verilen kişileri belirlemek için kullanılan ayrı bir atamadır.

Projelerin kullanım alanları

Projeler, tek bir takip görevinden daha fazla yapı gerektiren çalışmalar için uygundur.

Örnekler:

• Davetlileri, etkinlik sayfalarını, belgeleri, proje görevlerini ve bültenleri kapsayan düzenli bir etkinlik serisi.
• Bir şirketi, karar vericileri, teklifleri, toplantıları ve takip görevlerini kapsayan bir konaklama ortaklığı.
• İş ortağı kişileri, kilometre taşlarını, dosyaları ve etkinlikleri kapsayan bir destinasyon kampanyası.
• Katılımcıları, kilometre taşlarını ve operasyonel protokolleri kapsayan dahili bir uygulama planı.
• Görevleri, belgeleri ve etkinlik katılımını kapsayan üye veya sponsor işe alım süreci.

Tek seferlik takipler görevlere aittir. Aşamaları, katılımcıları ve ortak kullanılan materyalleri içeren çalışmalar ise projeye aittir.

Proje alanları

Proje kayıtlarında şu bilgiler yer alabilir:

• Ad ve açıklama: yerelleştirilebilir metin alanları.
• Başlangıç tarihi ve bitiş tarihi: isteğe bağlı proje planlama tarihleri.
• Durum: etkin, tamamlandı, beklemede veya iptal edildi.
• Kuruluş: projeye sahip olan kuruluş.
• Oluşturan: projeyi oluşturan kişi.
• Atanan müşteriler: projeden sorumlu olan veya projeyle bağlantılı kişiler.
• Katılımcılar ve katılımcı grupları: isteğe bağlı roller, notlar ve gruplandırma içeren müşteriler.
• Kilometre taşları: sıralanmış aşamalar veya teslimatlar.
• Görevler ve görev şablonları: proje veya kilometre taşı düzeyindeki çalışmalar.
• Protokoller: projeyle ilgili etkileşim kayıtları.
• Belgeler: projeye bağlanan dosyalar.
• Etkinlikler: projeye bağlanan kuruluş etkinlikleri.
• E-postalar ve gelen e-postalar: projeyle ilişkili iletişim.

Proje listesi

Proje listesinde temel planlama alanları gösterilir:

• Ad.
• Durum.
• Başlangıç tarihi.
• Bitiş tarihi.
• Katılımcı sayısı.

Ayrıca yalnızca Atananları göster filtresi kullanılabilir. Bu filtre, yalnızca atanan kişilere dayalı izin iş akışları için önemlidir.

Proje ayrıntıları sekmeleri

Proje ayrıntıları şunları içerebilir:

• Timeline: Birleşik proje etkinliği görünümü.
• Configuration: Proje adı, açıklaması, tarihleri, durumu ve atanan müşteriler.
• Participants: Projeye katılan müşteriler; roller ve notlar dâhil.
• Milestones: Kendi durumu, tarihleri, atanan müşterileri, görevleri, şablonları ve protokolleri olan sıralı aşamalar.
• Tasks: Proje görev listesi.
• Protocols: Proje etkileşim geçmişi.
• Documents: Projeye bağlı dosyalar.
• Events: Projeye bağlı kuruluş etkinlikleri.
• Mails: Giden veya projeyle ilgili iletişim.

Sekmeler, izinlere ve mevcut proje bağlamına göre görüntülenir.

Kilometre Taşları

Kilometre taşları, proje çalışmalarını aşamalara ayırır. Bir kilometre taşı şunları içerebilir:

• Ad ve açıklama.
• Durum.
• Başlangıç ve bitiş tarihleri.
• Sıra.
• Atanan müşteriler.
• Görevler.
• Görev şablonları.
• Protokoller.

Kilometre taşları; hazırlık, üretim, takip, inceleme, sözleşme, işe alıştırma veya teslimat gibi aşalar için uygundur.

Katılımcılar ve Gruplar

Proje katılımcıları, projeye bağlanan müşterilerdir. Şunlara sahip olabilirler:

• Rol.
• Notlar.
• İsteğe bağlı katılımcı grubu.

Katılımcı grupları, büyük projelerin anlaşılmasını kolaylaştırır. Örneğin bir etkinlik projesinde sponsorlar, konuşmacılar, tedarikçiler, kurum içi personel ve VIP kişiler ayrı gruplarda toplanabilir.

Etkinlikleri Bağlama

Etkinliklerin yürütülmesi daha geniş bir operasyon planının parçası olduğunda projeler kuruluş etkinliklerine bağlanabilir.

Örnekler:

• Bir konferans projesi, birden fazla etkinlik oturumuna bağlanır.
• Bir konaklama ortağı projesi, yalnızca davetlilere açık tadımlara veya konuk programlarına bağlanır.
• Bir topluluk projesi, üye etkinliklerine ve etkinlik sonrası takibe bağlanır.

Etkinlik ve proje davranışlarını incelerken hem proje sekmesini hem de etkinlik ayrıntıları sayfasını kontrol edin.

Proje Zaman Çizelgesi

Proje zaman çizelgesi, destek ve operasyon ekiplerinin bir projenin tüm geçmişini yeniden oluşturmasına yardımcı olur. Bağlantılara bağlı olarak görevleri, protokolleri, kilometre taşlarını, etkinlikleri, belgeleri ve e-posta bağlamını bir araya getirebilir.

“Bu projede ne oldu?” veya “Bu görev neden oluşturuldu?” gibi soruların yanıtını bulmanın çoğu zaman en hızlı yoludur.

İzinler

Kullanıcı projeleri listeleyebildiğinde veya okuyabildiğinde proje gezinmesi görüntülenir. Proje oluşturma, silme, düzenleme ve satır işlemleri; proje izinlerine, oluşturan kişinin sahipliğine, yalnızca atananlar bağlamına ve yönetim durumuna bağlıdır.

Proje sekmelerindeki belgeler için de belge izinleri gerekir. Proje mevcut olduğu hâlde belgeler sekmesi görünmüyorsa document listeleme/okuma izinlerini kontrol edin.

Yaygın Destek Senaryoları

Bir proje eksik

Etkin kuruluşu, proje izinlerini, yalnızca atananlar filtresini, proje durumunu ve kullanıcının doğru kuruluş çalışma alanında olup olmadığını kontrol edin.

Bir katılımcı eksik

Müşterinin yalnızca projeye atanmadığını veya bir görev/etkinlik üzerinden bağlanmadığını, proje katılımcısı olarak eklendiğini kontrol edin.

Bir görev veya protokol projede görünmüyor

Görevin/protokolün projeye mi yoksa yalnızca bir müşteriye mi bağlı olduğunu kontrol edin. Kilometre taşı düzeyindeki öğeler, mevcut sekmeye bağlı olarak kilometre taşı görünümlerinde ve proje toplu görünümlerinde görünebilir.

Bir etkinlik projeye bağlı değil

Etkinliğin proje bağlantısını kontrol edin. Etkinlik/müşteri ataması ile proje/etkinlik bağlantısı farklı ilişkilerdir.

Belgeler sekmesi eksik

Belge izinlerini kontrol edin. Proje erişimi, belge erişimini otomatik olarak sağlamaz.

İlgili kavramlar: Belgeler, Görevler.