Prosjekter
Prosjekter gir arbeid som pågår over lengre tid, en felles operativ ramme. De er utviklet for initiativer med flere interessenter, milepæler, dokumenter, arrangementer, e-poster, protokoller og oppgaver.
Opprette et prosjekt og legge til kontakter
- Åpne Prosjekter og velg Opprett.
- Angi Navn, velg status og eventuelt start- og sluttdato, og velg deretter Lagre.
- Åpne det lagrede prosjektet og velg Deltakere.
- Velg Legg til deltakere, velg kontaktene og bekreft valget.
Kontakter som legges til som Deltakere, blir en del av prosjektet. Tildelte kontakter i prosjektkonfigurasjonen er en separat tildeling som angir hvem som er ansvarlig for, eller har tilgang til å arbeide med, oppføringen.
Hva prosjekter brukes til
Prosjekter passer for arbeid som krever mer struktur enn en enkelt oppfølgingsoppgave.
Eksempler:
- En tilbakevendende arrangementsserie med inviterte, arrangementssider, dokumenter, prosjektoppgaver og nyhetsbrev.
- Et partnerskap innen gjestfrihet med en virksomhet, beslutningstakere, tilbud, møter og oppfølgingsoppgaver.
- En destinasjonskampanje med partnerkontakter, milepæler, filer og arrangementer.
- En intern implementeringsplan med deltakere, milepæler og operative protokoller.
- En prosess for onboarding av medlemmer eller sponsorer med oppgaver, dokumenter og arrangementsdeltakelse.
Enkeltstående oppfølginger hører hjemme i oppgaver. Arbeid med faser, deltakere og felles arbeidsmateriale hører hjemme i et prosjekt.
Prosjektfelter
Prosjektoppføringer kan inneholde:
- Navn og beskrivelse: lokaliserte tekstfelt.
- Startdato og sluttdato: valgfrie datoer for prosjektplanlegging.
- Status: aktivt, fullført, satt på vent eller kansellert.
- Organisasjon: eierorganisasjon.
- Opprettet av: personen som opprettet prosjektet.
- Tildelte kunder: kontakter som er ansvarlige for eller knyttet til prosjektet.
- Deltakere og deltakergrupper: kunder med valgfrie roller, notater og gruppering.
- Milepæler: sorterte faser eller leveranser.
- Oppgaver og oppgavemaler: arbeid på prosjekt- eller milepælsnivå.
- Protokoller: prosjektrelaterte interaksjonslogger.
- Dokumenter: filer som er koblet til prosjektet.
- Arrangementer: organisasjonens arrangementer som er koblet til prosjektet.
- E-poster og innkommende e-poster: kommunikasjon knyttet til prosjektet.
Prosjektliste
Prosjektlisten viser viktige planleggingsfelter:
- Navn.
- Status.
- Startdato.
- Sluttdato.
- Antall deltakere.
Listen kan også filtreres til Vis bare tildelte, noe som er viktig i arbeidsflyter for tilgang basert på tildeling.
Faner for prosjektdetaljer
Prosjektdetaljer kan inneholde:
- Tidslinje: samlet visning av prosjektaktivitet.
- Konfigurasjon: prosjektnavn, beskrivelse, datoer, status og tildelte kunder.
- Deltakere: kunder som deltar i prosjektet, inkludert rolle og notater.
- Milepæler: ordnede faser med egen status, datoer, tildelte kunder, oppgaver, maler og protokoller.
- Oppgaver: prosjektets oppgaveliste.
- Protokoller: historikk over prosjektets interaksjoner.
- Dokumenter: filer som er knyttet til prosjektet.
- Hendelser: organisasjonshendelser som er knyttet til prosjektet.
- E-poster: utgående eller prosjektrelatert kommunikasjon.
Faner vises basert på tillatelser og tilgjengelig prosjektkontekst.
Milepæler
Milepæler deler prosjektarbeidet inn i faser. En milepæl kan inneholde:
- Navn og beskrivelse.
- Status.
- Start- og sluttdatoer.
- Rekkefølge.
- Tildelte kunder.
- Oppgaver.
- Oppgavemaler.
- Protokoller.
Milepæler passer godt for faser som forberedelse, produksjon, oppfølging, gjennomgang, kontrakt, onboarding eller levering.
Deltakere og grupper
Prosjektdeltakere er kunder som er knyttet til prosjektet. De kan ha:
- Rolle.
- Notater.
- Valgfri deltakergruppe.
Deltakergrupper gjør større prosjekter enklere å forstå. Et arrangementsprosjekt kan for eksempel gruppere sponsorer, foredragsholdere, leverandører, internt personale og VIP-kontakter.
Koble til hendelser
Prosjekter kan kobles til organisasjonshendelser når gjennomføringen av hendelsen inngår i en bredere operativ plan.
Eksempler:
- Et konferanseprosjekt kobler sammen flere programposter.
- Et prosjekt med en serveringspartner kobler til smakinger eller gjesteprogrammer med invitasjon.
- Et samfunnsprosjekt kobler til medlemsarrangementer og oppfølging etter arrangementet.
Ved feilsøking av hendelses- og prosjektatferd bør både prosjektfanen og detaljsiden for hendelsen kontrolleres.
Prosjektets tidslinje
Prosjektets tidslinje hjelper brukerstøtte og driftsansvarlige med å rekonstruere hele prosjektforløpet. Avhengig av hva som er koblet til prosjektet, kan den samle oppgaver, protokoller, milepæler, hendelser, dokumenter og e-postkontekst.
Den gir ofte det raskeste svaret på spørsmål som «Hva skjedde i dette prosjektet?» eller «Hvorfor ble denne oppgaven opprettet?»
Tillatelser
Prosjektnavigasjonen vises når brukeren kan vise eller lese prosjekter. Oppretting, sletting, redigering og radhandlinger avhenger av prosjekttillatelser, eierskap som oppretter, kontekst for kun tildelte og administrasjonsstatus.
Dokumenter i prosjektfaner krever også dokumenttillatelser. Hvis prosjektet finnes, men dokumentfanen mangler, kontroller document list/read-tillatelsene.
Vanlige supportsituasjoner
Et prosjekt mangler
Kontroller aktiv organisasjon, prosjekttillatelser, filteret for kun tildelte, prosjektstatus og om brukeren er i riktig organisasjonsområde.
En deltaker mangler
Kontroller om kunden er lagt til som prosjektdeltaker, og ikke bare tildelt prosjektet eller koblet til via en oppgave eller hendelse.
En oppgave eller protokoll vises ikke i prosjektet
Sjekk om oppgaven/protokollen er koblet til prosjektet eller bare til en kunde. Milepælsnivåelementer kan vises i milepælsvisninger og samlede prosjektvisninger, avhengig av hvilken fane som er aktiv.
En hendelse er ikke koblet til prosjektet
Sjekk hendelsens prosjektkobling. Tildeling av hendelse/kunde og kobling mellom prosjekt og hendelse er ulike relasjoner.
En dokumentfane mangler
Sjekk dokumenttillatelsene. Prosjekttilgang alene garanterer ikke tilgang til dokumenter.
Relaterte konsepter: Dokumenter, Oppgaver.