Progetti

I progetti offrono alle attività di più lunga durata un contenitore operativo condiviso. Sono pensati per iniziative con più parti interessate, traguardi, documenti, eventi, email, protocolli e attività.

Creare un progetto e aggiungere contatti

1. Aprire Progetti e selezionare Crea.
2. Inserire il Nome, scegliere lo stato e, se necessario, le date di inizio e fine, quindi selezionare Salva.
3. Aprire il progetto salvato e selezionare Partecipanti.
4. Selezionare Aggiungi partecipanti, scegliere i contatti e confermare la selezione.

I contatti aggiunti come Partecipanti fanno parte del progetto. I contatti assegnati nella configurazione del progetto costituiscono un’assegnazione separata, utilizzata per definire chi è responsabile del record o chi può lavorarci.

A cosa servono i progetti

I progetti sono adatti alle attività che richiedono più struttura di una singola attività di follow-up.

Esempi:

• Una serie ricorrente di eventi con invitati, pagine degli eventi, documenti, attività di progetto e newsletter.
• Una partnership nel settore dell’ospitalità con un’azienda, persone decisionali, proposte, riunioni e attività di follow-up.
• Una campagna per una destinazione con contatti partner, traguardi, file ed eventi.
• Un piano interno di implementazione con partecipanti, traguardi e protocolli operativi.
• Un processo di onboarding di membri o sponsor con attività, documenti e partecipazione a eventi.

I singoli follow-up vanno gestiti come attività. Le attività organizzate in fasi, con partecipanti e risorse condivise, appartengono a un progetto.

Campi del progetto

I record dei progetti possono includere:

• Nome e descrizione: campi di testo localizzati.
• Data di inizio e data di fine: date opzionali per la pianificazione del progetto.
• Stato: attivo, completato, in sospeso o annullato.
• Organizzazione: organizzazione proprietaria.
• Creato da: persona che ha creato il progetto.
• Clienti assegnati: contatti responsabili del progetto o collegati a esso.
• Partecipanti e gruppi di partecipanti: clienti con ruoli, note e raggruppamento opzionali.
• Traguardi: fasi o risultati da consegnare in ordine.
• Attività e modelli di attività: attività a livello di progetto o di traguardo.
• Protocolli: registri delle interazioni relative al progetto.
• Documenti: file collegati al progetto.
• Eventi: eventi dell’organizzazione collegati al progetto.
• Email e messaggi in entrata: comunicazioni associate al progetto.

Elenco dei progetti

L’elenco dei progetti mostra i principali campi di pianificazione:

• Nome.
• Stato.
• Data di inizio.
• Data di fine.
• Numero di partecipanti.

È inoltre possibile applicare il filtro Mostra solo assegnati, importante per i flussi di lavoro con autorizzazioni limitate ai record assegnati.

Schede dei dettagli del progetto

I dettagli del progetto possono includere:

• Cronologia: vista combinata delle attività del progetto.
• Configurazione: nome, descrizione, date, stato e clienti assegnati al progetto.
• Partecipanti: clienti che partecipano al progetto, con ruolo e note.
• Fasi: fasi ordinate con stato, date, clienti assegnati, attività, modelli e protocolli propri.
• Attività: elenco delle attività del progetto.
• Protocolli: cronologia delle interazioni del progetto.
• Documenti: file collegati al progetto.
• Eventi: eventi dell’organizzazione collegati al progetto.
• Email: comunicazioni in uscita o correlate al progetto.

Le schede vengono visualizzate in base alle autorizzazioni e al contesto disponibile del progetto.

Fasi

Le fasi suddividono il lavoro del progetto in periodi distinti. Una fase può includere:

• Nome e descrizione.
• Stato.
• Data di inizio e di fine.
• Ordine.
• Clienti assegnati.
• Attività.
• Modelli di attività.
• Protocolli.

Le fasi sono adatte a periodi come preparazione, produzione, follow-up, revisione, contratto, onboarding o consegna.

Partecipanti e gruppi

I partecipanti al progetto sono clienti collegati al progetto. Possono avere:

• Ruolo.
• Note.
• Gruppo di partecipanti facoltativo.

I gruppi di partecipanti aiutano a mantenere chiari i progetti più ampi. Ad esempio, un progetto per un evento può raggruppare sponsor, relatori, fornitori, personale interno e contatti VIP.

Collegamento degli eventi

I progetti possono essere collegati agli eventi dell’organizzazione quando la gestione dell’evento fa parte di un piano operativo più ampio.

Esempi:

• Un progetto per una conferenza collega diverse sessioni dell’evento.
• Un progetto per un partner del settore alberghiero collega degustazioni o programmi per gli ospiti a invito.
• Un progetto per la community collega eventi per i membri e il follow-up successivo all’evento.

Per analizzare i problemi relativi al comportamento di eventi e progetti, controllare sia la scheda del progetto sia la pagina dei dettagli dell’evento.

Cronologia del progetto

La cronologia del progetto aiuta i team di supporto e operativi a ricostruire l’intera storia di un progetto. In base ai collegamenti presenti, può combinare attività, protocolli, fasi, eventi, documenti e informazioni sulle email.

Spesso è il modo più rapido per rispondere a domande come "Che cosa è successo in questo progetto?" o "Perché è stata creata questa attività?"

Autorizzazioni

La navigazione dei progetti viene visualizzata quando è possibile elencare o leggere i progetti. La creazione, l’eliminazione, la modifica dei progetti e le azioni sulle righe dipendono dalle autorizzazioni del progetto, dalla titolarità della persona creatrice, dal contesto limitato agli elementi assegnati e dallo stato di amministrazione.

I documenti nelle schede del progetto richiedono inoltre le autorizzazioni per i documenti. Se il progetto esiste ma la scheda dei documenti non è presente, controllare le autorizzazioni di elenco/lettura di document.

Scenari comuni per il supporto

Un progetto non è presente

Controllare l’organizzazione attiva, le autorizzazioni del progetto, il filtro limitato agli elementi assegnati, lo stato del progetto e che la persona disponga dell’area di lavoro dell’organizzazione corretta.

Un partecipante non è presente

Controllare che il cliente sia collegato come partecipante al progetto, non solo assegnato al progetto o collegato tramite un’attività/evento.

Un’attività o un protocollo non viene visualizzato nel progetto

Verificare se l'attività/il protocollo è collegato al progetto o solo a un cliente. Gli elementi a livello di milestone possono comparire nelle viste delle milestone e nelle viste aggregate del progetto, a seconda della scheda attiva.

Un evento non è collegato al progetto

Verificare il collegamento dell'evento al progetto. L'assegnazione di un evento a un cliente e il collegamento tra evento e progetto sono relazioni diverse.

Manca una scheda Documenti

Verificare le autorizzazioni sui documenti. L'accesso al progetto non garantisce di per sé l'accesso ai documenti.

Concetti correlati: Documenti, Attività.