Proyectos

Los proyectos proporcionan un espacio operativo compartido para el trabajo de mayor duración. Están diseñados para iniciativas con varias partes interesadas, hitos, documentos, eventos, correos, protocolos y tareas.

Crear un proyecto y añadir contactos

1. Abrir Proyectos y seleccionar Crear.
2. Introducir el Nombre, elegir el estado y, cuando sea necesario, las fechas de inicio y finalización; después, seleccionar Guardar.
3. Abrir el proyecto guardado y seleccionar Participantes.
4. Seleccionar Añadir participantes, elegir los contactos y confirmar la selección.

Los contactos añadidos como Participantes forman parte del proyecto. Los contactos asignados en la configuración del proyecto son una asignación independiente que determina quién es responsable del registro o quién puede trabajar con él.

Para qué sirven los proyectos

Los proyectos son adecuados para trabajos que requieren más estructura que una única tarea de seguimiento.

Ejemplos:

• Una serie de eventos recurrentes con personas invitadas, páginas de eventos, documentos, tareas del proyecto y boletines.
• Una colaboración en el sector hotelero con una empresa, responsables de la toma de decisiones, propuestas, reuniones y tareas de seguimiento.
• Una campaña de destino con contactos colaboradores, hitos, archivos y eventos.
• Un plan interno de implementación con participantes, hitos y protocolos operativos.
• Un proceso de incorporación de miembros o patrocinadores con tareas, documentos y participación en eventos.

Los seguimientos individuales corresponden a las tareas. El trabajo con fases, participantes y materiales compartidos corresponde a un proyecto.

Campos del proyecto

Los registros de proyectos pueden incluir:

• Nombre y descripción: campos de texto localizados.
• Fecha de inicio y fecha de finalización: fechas opcionales para la planificación del proyecto.
• Estado: activo, completado, en pausa o cancelado.
• Organización: organización propietaria.
• Creado por: persona usuaria que creó el proyecto.
• Clientes asignados: contactos responsables del proyecto o relacionados con él.
• Participantes y grupos de participantes: clientes con roles, notas y agrupaciones opcionales.
• Hitos: fases o entregables ordenados.
• Tareas y plantillas de tareas: trabajo del proyecto o de los hitos.
• Protocolos: registros de interacciones relacionadas con el proyecto.
• Documentos: archivos vinculados al proyecto.
• Eventos: eventos de la organización vinculados al proyecto.
• Correos y correos electrónicos entrantes: comunicaciones asociadas al proyecto.

Lista de proyectos

La lista de proyectos muestra los principales campos de planificación:

• Nombre.
• Estado.
• Fecha de inicio.
• Fecha de finalización.
• Número de participantes.

También permite filtrar por Mostrar solo asignados, una opción importante para los flujos de trabajo de permisos exclusivos para personas asignadas.

Pestañas de detalles del proyecto

Los detalles del proyecto pueden incluir:

• Cronología: vista combinada de la actividad del proyecto.
• Configuración: nombre, descripción, fechas, estado y clientes asignados del proyecto.
• Participantes: clientes que participan en el proyecto, incluidos el rol y las notas.
• Hitos: fases ordenadas con estado, fechas, clientes asignados, tareas, plantillas y protocolos propios.
• Tareas: lista de tareas del proyecto.
• Protocolos: historial de interacciones del proyecto.
• Documentos: archivos vinculados al proyecto.
• Eventos: eventos de la organización vinculados al proyecto.
• Correos: comunicaciones salientes o relacionadas con el proyecto.

Las pestañas aparecen según los permisos y el contexto disponible del proyecto.

Hitos

Los hitos dividen el trabajo del proyecto en fases. Un hito puede incluir:

• Nombre y descripción.
• Estado.
• Fechas de inicio y finalización.
• Orden.
• Clientes asignados.
• Tareas.
• Plantillas de tareas.
• Protocolos.

Los hitos son adecuados para fases como preparación, producción, seguimiento, revisión, contrato, incorporación o entrega.

Participantes y grupos

Los participantes del proyecto son clientes vinculados al proyecto. Pueden tener:

• Rol.
• Notas.
• Grupo de participantes opcional.

Los grupos de participantes ayudan a mantener claros los proyectos grandes. Por ejemplo, un proyecto de evento puede agrupar patrocinadores, ponentes, proveedores, personal interno y contactos VIP.

Vinculación de eventos

Los proyectos pueden vincularse a eventos de la organización cuando la ejecución del evento forma parte de un plan operativo más amplio.

Ejemplos:

• Un proyecto de conferencia vincula varias sesiones del evento.
• Un proyecto con un socio de hostelería vincula catas o programas para invitados con invitación.
• Un proyecto comunitario vincula eventos para miembros y el seguimiento posterior al evento.

Al solucionar problemas relacionados con eventos y proyectos, comprobar tanto la pestaña del proyecto como la página de detalles del evento.

Cronología del proyecto

La cronología del proyecto ayuda a los equipos de soporte y operaciones a reconstruir la historia completa de un proyecto. Según lo que esté vinculado, puede combinar el contexto de tareas, protocolos, hitos, eventos, documentos y correos.

A menudo es la forma más rápida de responder a preguntas como «¿Qué ocurrió en este proyecto?» o «¿Por qué se creó esta tarea?».

Permisos

La navegación de proyectos aparece cuando se pueden enumerar o leer proyectos. La creación, eliminación, edición y las acciones de fila dependen de los permisos del proyecto, la propiedad de quien lo creó, el contexto de asignación exclusiva y el estado de administración.

Los documentos de las pestañas del proyecto también requieren permisos de documentos. Si el proyecto existe, pero falta la pestaña de documentos, comprobar los permisos de lista/lectura de document.

Situaciones habituales de soporte

Falta un proyecto

Comprobar la organización activa, los permisos de proyectos, el filtro de asignación exclusiva, el estado del proyecto y si se está en el espacio de trabajo de la organización correcta.

Falta un participante

Comprobar si el cliente está añadido como participante del proyecto, no solo asignado al proyecto o vinculado mediante una tarea o un evento.

Una tarea o un protocolo no aparece en el proyecto

Comprobar si la tarea o el protocolo está vinculado al proyecto o únicamente a un contacto. Los elementos de nivel de hito pueden aparecer en las vistas de hitos y en las vistas agregadas del proyecto, según la pestaña actual.

Un evento no está conectado al proyecto

Comprobar el vínculo del evento con el proyecto. La asignación de eventos a contactos y el vínculo entre proyectos y eventos son relaciones diferentes.

Falta una pestaña de documentos

Comprobar los permisos de los documentos. El acceso al proyecto no garantiza por sí solo el acceso a los documentos.

Conceptos relacionados: Documentos, Tareas.