Проекты

Проекты объединяют длительную работу в едином рабочем пространстве. Они предназначены для инициатив с несколькими участниками, этапами, документами, мероприятиями, письмами, протоколами и задачами.

Создание проекта и добавление контактов

1. Открыть раздел Проекты и выбрать Создать.
2. Ввести Название, выбрать статус и при необходимости указать даты начала и окончания, затем выбрать Сохранить.
3. Открыть сохранённый проект и выбрать Участники.
4. Выбрать Добавить участников, выбрать контакты и подтвердить выбор.

Контакты, добавленные как Участники, становятся частью проекта. Назначенные контакты в настройках проекта — это отдельное назначение, определяющее, кто отвечает за запись или может с ней работать.

Для чего нужны проекты

Проекты подходят для работы, которой требуется больше структуры, чем может предоставить одна задача для последующего выполнения.

Примеры:

• Серия регулярных мероприятий с приглашёнными участниками, страницами мероприятий, документами, задачами проекта и информационными рассылками.
• Партнёрство в сфере гостеприимства с компанией, лицами, принимающими решения, предложениями, встречами и задачами для последующей работы.
• Кампания по продвижению направления с контактами партнёров, этапами, файлами и мероприятиями.
• Внутренний план внедрения с участниками, этапами и рабочими протоколами.
• Процесс адаптации участника или спонсора с задачами, документами и участием в мероприятиях.

Разовые последующие действия относятся к задачам. Работа с этапами, участниками и общими материалами относится к проектам.

Поля проекта

В записях проектов могут быть указаны:

• Название и описание: локализуемые текстовые поля.
• Дата начала и дата окончания: необязательные даты планирования проекта.
• Статус: активен, завершён, приостановлен или отменён.
• Организация: организация-владелец.
• Создано пользователем: пользователь, создавший проект.
• Назначенные клиенты: контакты, ответственные за проект или связанные с ним.
• Участники и группы участников: клиенты с возможностью указать роли, заметки и объединение в группы.
• Этапы: упорядоченные фазы или результаты проекта.
• Задачи и шаблоны задач: работа на уровне проекта или этапа.
• Протоколы: журналы взаимодействий, связанных с проектом.
• Документы: файлы, связанные с проектом.
• Мероприятия: мероприятия организации, связанные с проектом.
• Письма и входящие электронные письма: переписка, связанная с проектом.

Список проектов

В списке проектов отображаются основные поля планирования:

• Название.
• Статус.
• Дата начала.
• Дата окончания.
• Количество участников.

Также доступен фильтр Показывать только назначенные, важный для рабочих процессов с правами доступа только к назначенным записям.

Вкладки сведений о проекте

Сведения о проекте могут включать:

• Timeline: объединённое представление активности проекта.
• Configuration: название, описание, даты, статус проекта и назначенные клиенты.
• Participants: клиенты, участвующие в проекте, включая роль и заметки.
• Milestones: упорядоченные этапы со своим статусом, датами, назначенными клиентами, задачами, шаблонами и протоколами.
• Tasks: список задач проекта.
• Protocols: история взаимодействий по проекту.
• Documents: файлы, связанные с проектом.
• Events: события организации, связанные с проектом.
• Mails: исходящие или связанные с проектом сообщения.

Вкладки отображаются в зависимости от разрешений и доступного контекста проекта.

Этапы

Этапы делят работу над проектом на отдельные фазы. Этап может включать:

• Название и описание.
• Статус.
• Даты начала и окончания.
• Порядковый номер.
• Назначенных клиентов.
• Задачи.
• Шаблоны задач.
• Протоколы.

Этапы подходят для таких фаз, как подготовка, производство, сопровождение, проверка, заключение договора, адаптация или поставка.

Участники и группы

Участники проекта — это клиенты, связанные с проектом. Для них можно указать:

• Роль.
• Заметки.
• Необязательную группу участников.

Группы участников помогают сделать крупные проекты понятнее. Например, в проекте мероприятия можно объединить спонсоров, выступающих, поставщиков, внутренних сотрудников и VIP-контакты.

Связывание событий

Проекты можно связывать с событиями организации, если проведение события является частью более широкого операционного плана.

Примеры:

• Проект конференции связывает несколько сессий мероприятия.
• Проект с партнёром в сфере гостеприимства связывает дегустации по приглашениям или программы для гостей.
• Проект сообщества связывает мероприятия для участников и последующее сопровождение.

При устранении неполадок во взаимодействии событий и проектов проверьте вкладку проекта и страницу сведений о событии.

Временная шкала проекта

Временная шкала проекта помогает службам поддержки и операционным командам восстановить полную историю проекта. В зависимости от связанных объектов она может объединять контекст задач, протоколов, этапов, событий, документов и сообщений.

Часто это самый быстрый способ ответить на вопросы вроде «Что произошло в этом проекте?» или «Почему была создана эта задача?».

Разрешения

Навигация по проектам отображается, когда у пользователя есть разрешение на просмотр списка проектов или отдельных проектов. Создание, удаление и редактирование проектов, а также действия со строками зависят от разрешений на проекты, прав создателя, режима «только назначенные» и статуса администратора.

Для документов во вкладках проекта также требуются разрешения на работу с документами. Если проект существует, но вкладка документов отсутствует, проверьте разрешения на список и чтение document.

Распространённые ситуации при обращении в поддержку

Проект отсутствует

Проверьте активную организацию, разрешения на проекты, фильтр «только назначенные», статус проекта и правильность выбранного рабочего пространства организации.

Участник отсутствует

Проверьте, добавлен ли клиент как участник проекта, а не только назначен на проект или связан с ним через задачу или событие.

Задача или протокол не отображается в проекте

Проверьте, связана ли задача/протокол с проектом или только с клиентом. Элементы уровня этапа могут отображаться в представлениях этапов и в сводных представлениях проектов в зависимости от текущей вкладки.

Событие не связано с проектом

Проверьте связь события с проектом. Назначение события/клиента и связывание проекта с событием — это разные взаимосвязи.

Вкладка документов отсутствует

Проверьте разрешения на доступ к документам. Доступа к проекту недостаточно для гарантированного доступа к документам.

Связанные понятия: Документы, Задачи.