Проєкти

Проєкти надають спільний робочий простір для тривалої роботи. Вони призначені для ініціатив із кількома зацікавленими сторонами, етапами, документами, подіями, листами, протоколами й завданнями.

Створення проєкту й додавання контактів

1. Відкрити Проєкти й вибрати Створити.
2. Ввести Назву, вибрати статус і, за потреби, дати початку та завершення, потім вибрати Зберегти.
3. Відкрити збережений проєкт і вибрати Учасники.
4. Вибрати Додати учасників, вибрати контакти й підтвердити вибір.

Контакти, додані як Учасники, входять до складу проєкту. Призначені контакти в конфігурації проєкту — це окреме призначення, яке визначає відповідальних за запис або осіб, яким дозволено з ним працювати.

Для чого потрібні проєкти

Проєкти підходять для роботи, яка потребує більшої структури, ніж окреме завдання для подальшого опрацювання.

Приклади:

• Серія регулярних подій із запрошеними особами, сторінками подій, документами, завданнями проєкту й інформаційними розсилками.
• Партнерство у сфері гостинності з компанією, особами, які ухвалюють рішення, пропозиціями, зустрічами й завданнями для подальшого опрацювання.
• Кампанія для туристичного напряму з контактами партнерів, етапами, файлами й подіями.
• Внутрішній план упровадження з учасниками, етапами й операційними протоколами.
• Процес адаптації учасників або спонсорів із завданнями, документами й участю в подіях.

Окремі подальші дії належать до завдань. Робота з етапами, учасниками й спільними матеріалами належить до проєкту.

Поля проєкту

Записи проєктів можуть містити:

• Назва й опис: локалізовані текстові поля.
• Дата початку й дата завершення: необов’язкові дати планування проєкту.
• Статус: активний, завершений, призупинений або скасований.
• Організація: організація-власник.
• Створено: користувач, який створив проєкт.
• Призначені клієнти: контакти, відповідальні за проєкт або пов’язані з ним.
• Учасники й групи учасників: клієнти з необов’язковими ролями, нотатками та групуванням.
• Етапи: упорядковані фази або результати.
• Завдання й шаблони завдань: робота на рівні проєкту або етапу.
• Протоколи: журнали взаємодій, пов’язаних із проєктом.
• Документи: файли, пов’язані з проєктом.
• Події: події організації, пов’язані з проєктом.
• Листи й вхідні електронні листи: комунікація, пов’язана з проєктом.

Список проєктів

У списку проєктів відображаються основні поля планування:

• Назва.
• Статус.
• Дата початку.
• Дата завершення.
• Кількість учасників.

Також можна застосувати фільтр Показувати лише призначені, що важливо для робочих процесів із дозволами лише для призначених осіб.

Вкладки відомостей про проєкт

Відомості про проєкт можуть містити:

• Хронологія: об’єднаний перегляд дій проєкту.
• Конфігурація: назва, опис, дати, статус і призначені контакти проєкту.
• Учасники: контакти, що беруть участь у проєкті, з ролями й нотатками.
• Етапи: упорядковані фази з власними статусами, датами, призначеними контактами, завданнями, шаблонами й протоколами.
• Завдання: список завдань проєкту.
• Протоколи: історія взаємодій проєкту.
• Документи: файли, пов’язані з проєктом.
• Події: події організації, пов’язані з проєктом.
• Електронна пошта: вихідна або пов’язана з проєктом комунікація.

Вкладки відображаються залежно від дозволів і доступного контексту проєкту.

Етапи

Етапи ділять роботу проєкту на фази. Етап може містити:

• Назву й опис.
• Статус.
• Дати початку й завершення.
• Порядок.
• Призначені контакти.
• Завдання.
• Шаблони завдань.
• Протоколи.

Етапи підходять для фаз підготовки, виробництва, подальшого опрацювання, перевірки, укладення договору, адаптації або постачання.

Учасники та групи

Учасники проєкту — це пов’язані з ним контакти. Для них можна зберігати:

• Роль.
• Нотатки.
• Необов’язкову групу учасників.

Групи учасників допомагають упорядковувати великі проєкти. У проєкті події можна групувати контакти спонсорів, доповідачів, постачальників, внутрішню команду та VIP-контакти.

Пов’язування подій

Проєкти можна пов’язувати з подіями організації, коли проведення події є частиною ширшого операційного плану.

Приклади:

• Проєкт конференції поєднує кілька пунктів програми.
• Проєкт із партнером у сфері гостинності поєднує дегустації або програми для гостей за запрошеннями.
• Проєкт спільноти поєднує події для учасників і подальше опрацювання після події.

Під час перевірки поведінки подій і проєктів перегляньте і вкладку проєкту, і сторінку відомостей про подію.

Хронологія проєкту

Хронологія допомагає командам підтримки й операцій зрозуміти повну історію проєкту. Залежно від зв’язків вона може об’єднувати завдання, протоколи, етапи, події, документи й контекст електронної пошти.

Часто це найшвидший спосіб відповісти на запитання «Що сталося в цьому проєкті?» або «Чому було створено це завдання?».

Дозволи

Навігація проєктів відображається за наявності дозволу на їх перелік або читання. Створення, видалення й редагування проєктів та дії з рядками залежать від дозволів проєкту, належності запису його автору, контексту «Лише призначені» й адміністративного статусу.

Документи у вкладках проєкту також потребують дозволів на документи. Якщо проєкт існує, але вкладка документів відсутня, перевірте дозволи на перелік/читання document.

Поширені сценарії підтримки

Проєкт відсутній

Перевірте активну організацію, дозволи проєкту, фільтр «Лише призначені», статус проєкту й робочий простір організації, у якому працює особа.

Учасник відсутній

Перевірте, чи контакт пов’язаний як учасник проєкту, а не лише призначений до проєкту або пов’язаний через завдання чи подію.

Завдання або протокол не відображається в проєкті

Перевірте, чи завдання/протокол пов’язано з проєктом, чи лише з клієнтом. Елементи рівня етапу можуть відображатися у поданнях етапів і зведених поданнях проєкту залежно від поточної вкладки.

Подію не пов’язано з проєктом

Перевірте зв’язок події з проєктом. Призначення події клієнту та зв’язок проєкту з подією — це різні взаємозв’язки.

Вкладка документів відсутня

Перевірте дозволи на доступ до документів. Самого доступу до проєкту недостатньо, щоб гарантувати доступ до документів.

Пов’язані поняття: Документи, Завдання.