प्रोजेक्ट

प्रोजेक्ट लंबे समय तक चलने वाले कार्यों के लिए साझा संचालन कंटेनर प्रदान करते हैं। इन्हें कई हितधारकों, चरणों, दस्तावेज़ों, कार्यक्रमों, ईमेल, प्रोटोकॉल और कार्यों वाली पहलों के लिए बनाया गया है।

प्रोजेक्ट बनाना और संपर्क जोड़ना

1. Projects खोलें और Create चुनें।
2. Name दर्ज करें, स्थिति चुनें और आवश्यकता होने पर आरंभ तथा समाप्ति तिथियाँ चुनकर Save चुनें।
3. सेव किए गए प्रोजेक्ट को खोलें और Participants चुनें।
4. Add Participants चुनें, संपर्क चुनें और चयन की पुष्टि करें।

Participants के रूप में जोड़े गए संपर्क प्रोजेक्ट का हिस्सा होते हैं। प्रोजेक्ट कॉन्फ़िगरेशन में Assigned contacts एक अलग असाइनमेंट है, जिसका उपयोग यह तय करने के लिए होता है कि रिकॉर्ड के लिए कौन ज़िम्मेदार है या उसके साथ कौन काम कर सकता है।

प्रोजेक्ट का उपयोग

प्रोजेक्ट ऐसे कार्यों के लिए उपयुक्त हैं जिन्हें एकल फ़ॉलो-अप कार्य से अधिक संरचना की आवश्यकता होती है।

उदाहरण:

• आमंत्रित लोगों, कार्यक्रम पृष्ठों, दस्तावेज़ों, प्रोजेक्ट कार्यों और न्यूज़लेटर वाली नियमित कार्यक्रम शृंखला।
• किसी कंपनी, निर्णय लेने वाले लोगों, प्रस्तावों, बैठकों और फ़ॉलो-अप कार्यों वाली हॉस्पिटैलिटी साझेदारी।
• साझेदार संपर्कों, चरणों, फ़ाइलों और कार्यक्रमों वाला डेस्टिनेशन अभियान।
• प्रतिभागियों, चरणों और संचालन प्रोटोकॉल वाली आंतरिक कार्यान्वयन योजना।
• कार्यों, दस्तावेज़ों और कार्यक्रम सहभागिता वाली सदस्य या प्रायोजक ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया।

एकल फ़ॉलो-अप कार्यों के लिए tasks का उपयोग करें। चरणों, प्रतिभागियों और साझा सामग्री वाले कार्यों के लिए प्रोजेक्ट का उपयोग करें।

प्रोजेक्ट फ़ील्ड

प्रोजेक्ट रिकॉर्ड में ये जानकारी शामिल हो सकती है:

• Name and description: स्थानीयकृत टेक्स्ट फ़ील्ड।
• Start date and end date: वैकल्पिक प्रोजेक्ट योजना तिथियाँ।
• Status: सक्रिय, पूर्ण, रोका गया या रद्द।
• Organization: स्वामित्व रखने वाला संगठन।
• Created by: प्रोजेक्ट बनाने वाली उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल।
• Assigned customers: प्रोजेक्ट के लिए ज़िम्मेदार या उससे जुड़े संपर्क।
• Participants and participant groups: वैकल्पिक भूमिकाओं, नोट्स और समूहों वाले ग्राहक।
• Milestones: क्रमबद्ध चरण या डिलिवरेबल।
• Tasks and task templates: प्रोजेक्ट या चरण-स्तरीय कार्य।
• Protocols: प्रोजेक्ट से संबंधित इंटरैक्शन लॉग।
• Documents: प्रोजेक्ट से लिंक की गई फ़ाइलें।
• Events: प्रोजेक्ट से जुड़े संगठन के कार्यक्रम।
• Mails and inbound emails: प्रोजेक्ट से संबंधित संचार।

प्रोजेक्ट सूची

प्रोजेक्ट सूची में योजना से जुड़े प्रमुख फ़ील्ड दिखाई देते हैं:

• नाम।
• स्थिति।
• आरंभ तिथि।
• समाप्ति तिथि।
• प्रतिभागियों की संख्या।

इसमें Show only assigned फ़िल्टर भी लगाया जा सकता है, जो केवल-असाइन किए गए रिकॉर्ड पर आधारित अनुमति प्रक्रियाओं के लिए महत्वपूर्ण है।

प्रोजेक्ट विवरण टैब

प्रोजेक्ट विवरण में ये शामिल हो सकते हैं:

• टाइमलाइन: संयुक्त प्रोजेक्ट गतिविधि दृश्य।
• कॉन्फ़िगरेशन: प्रोजेक्ट का नाम, विवरण, तिथियाँ, स्थिति और असाइन किए गए ग्राहक।
• प्रतिभागी: प्रोजेक्ट में भाग लेने वाले ग्राहक, उनकी भूमिका और नोट्स सहित।
• माइलस्टोन: क्रमबद्ध चरण, जिनकी अपनी स्थिति, तिथियाँ, असाइन किए गए ग्राहक, कार्य, टेम्पलेट और प्रोटोकॉल होते हैं।
• कार्य: प्रोजेक्ट कार्य सूची।
• प्रोटोकॉल: प्रोजेक्ट इंटरैक्शन इतिहास।
• दस्तावेज़: प्रोजेक्ट से जुड़ी फ़ाइलें।
• इवेंट: प्रोजेक्ट से जुड़े संगठन के इवेंट।
• ईमेल: भेजे गए या प्रोजेक्ट से संबंधित संचार।

टैब अनुमतियों और उपलब्ध प्रोजेक्ट संदर्भ के आधार पर दिखाई देते हैं।

माइलस्टोन

माइलस्टोन प्रोजेक्ट के काम को चरणों में बाँटते हैं। किसी माइलस्टोन में ये शामिल हो सकते हैं:

• नाम और विवरण।
• स्थिति।
• प्रारंभ और समाप्ति तिथियाँ।
• क्रम।
• असाइन किए गए ग्राहक।
• कार्य।
• कार्य टेम्पलेट।
• प्रोटोकॉल।

माइलस्टोन तैयारी, उत्पादन, फॉलो-अप, समीक्षा, अनुबंध, ऑनबोर्डिंग या डिलीवरी जैसे चरणों के लिए उपयोगी होते हैं।

प्रतिभागी और समूह

प्रोजेक्ट प्रतिभागी वे ग्राहक होते हैं जो प्रोजेक्ट से जुड़े होते हैं। इनके लिए ये विवरण जोड़े जा सकते हैं:

• भूमिका।
• नोट्स।
• वैकल्पिक प्रतिभागी समूह।

प्रतिभागी समूह बड़े प्रोजेक्ट को समझने में आसान बनाए रखते हैं। उदाहरण के लिए, किसी इवेंट प्रोजेक्ट में प्रायोजकों, वक्ताओं, आपूर्तिकर्ताओं, आंतरिक स्टाफ और VIP संपर्कों को अलग-अलग समूहों में रखा जा सकता है।

इवेंट लिंक करना

जब इवेंट का संचालन किसी व्यापक कार्य योजना का हिस्सा हो, तब प्रोजेक्ट को संगठन के इवेंट से जोड़ा जा सकता है।

उदाहरण:

• किसी कॉन्फ़्रेंस प्रोजेक्ट को कई इवेंट सत्रों से जोड़ा जा सकता है।
• किसी हॉस्पिटैलिटी पार्टनर प्रोजेक्ट को केवल आमंत्रित अतिथियों के लिए आयोजित टेस्टिंग या अतिथि कार्यक्रमों से जोड़ा जा सकता है।
• किसी कम्युनिटी प्रोजेक्ट को सदस्य इवेंट और इवेंट के बाद के फॉलो-अप से जोड़ा जा सकता है।

इवेंट या प्रोजेक्ट से संबंधित समस्या की जाँच करते समय, प्रोजेक्ट टैब और इवेंट विवरण पेज दोनों देखें।

प्रोजेक्ट टाइमलाइन

प्रोजेक्ट टाइमलाइन सहायता और संचालन टीमों को प्रोजेक्ट का पूरा इतिहास समझने में मदद करती है। क्या-क्या लिंक किया गया है, इसके आधार पर इसमें कार्य, प्रोटोकॉल, माइलस्टोन, इवेंट, दस्तावेज़ और ईमेल संदर्भ एक साथ दिख सकते हैं।

“इस प्रोजेक्ट पर क्या हुआ?” या “यह कार्य क्यों बनाया गया?” जैसे सवालों का जवाब पाने के लिए यह अक्सर सबसे तेज़ तरीका होता है।

अनुमतियाँ

जब किसी व्यक्ति को प्रोजेक्ट की सूची देखने या उन्हें पढ़ने की अनुमति होती है, तब प्रोजेक्ट नेविगेशन दिखाई देता है। प्रोजेक्ट बनाना, हटाना, संपादित करना और पंक्ति-स्तरीय कार्रवाइयाँ प्रोजेक्ट अनुमतियों, निर्माता के स्वामित्व, केवल-असाइन किए गए संदर्भ और एडमिन स्थिति पर निर्भर करती हैं।

प्रोजेक्ट टैब के अंदर मौजूद दस्तावेज़ों के लिए भी दस्तावेज़ अनुमतियाँ आवश्यक होती हैं। यदि प्रोजेक्ट मौजूद है, लेकिन दस्तावेज़ टैब दिखाई नहीं दे रहा है, तो document सूची देखने/पढ़ने की अनुमतियाँ जाँचें।

सामान्य सहायता परिदृश्य

कोई प्रोजेक्ट दिखाई नहीं दे रहा

सक्रिय संगठन, प्रोजेक्ट अनुमतियाँ, केवल-असाइन किए गए प्रोजेक्ट का फ़िल्टर, प्रोजेक्ट की स्थिति और यह जाँचें कि व्यक्ति सही संगठन वर्कस्पेस में है या नहीं।

कोई प्रतिभागी दिखाई नहीं दे रहा

जाँचें कि ग्राहक को प्रोजेक्ट प्रतिभागी के रूप में जोड़ा गया है, न कि केवल प्रोजेक्ट को असाइन किया गया है या किसी कार्य/इवेंट के माध्यम से लिंक किया गया है।

कोई कार्य या प्रोटोकॉल प्रोजेक्ट में दिखाई नहीं दे रहा

जाँचें कि कार्य/प्रोटोकॉल प्रोजेक्ट से जुड़ा है या केवल किसी ग्राहक से। वर्तमान टैब के आधार पर, माइलस्टोन-स्तरीय आइटम माइलस्टोन दृश्यों और प्रोजेक्ट के समेकित दृश्यों में दिखाई दे सकते हैं।

कोई इवेंट प्रोजेक्ट से कनेक्ट नहीं है

इवेंट का प्रोजेक्ट लिंक जाँचें। इवेंट/ग्राहक असाइनमेंट और प्रोजेक्ट/इवेंट लिंकिंग अलग-अलग संबंध हैं।

दस्तावेज़ टैब मौजूद नहीं है

दस्तावेज़ अनुमतियाँ जाँचें। केवल प्रोजेक्ट एक्सेस होने से दस्तावेज़ों का एक्सेस सुनिश्चित नहीं होता।

संबंधित अवधारणाएँ: दस्तावेज़, कार्य।