プロジェクト
プロジェクトは、長期にわたる業務を共有の運用コンテナにまとめます。複数の関係者、マイルストーン、ドキュメント、イベント、メール、議事録、タスクを含む取り組みに適しています。
プロジェクトを作成して連絡先を追加する
- プロジェクトを開き、作成を選択します。
- 名前を入力し、ステータスを選択します。必要に応じて開始日と終了日を設定し、保存を選択します。
- 保存したプロジェクトを開き、参加者を選択します。
- 参加者を追加を選択し、連絡先を選んで選択内容を確定します。
参加者として追加された連絡先は、プロジェクトの一員になります。プロジェクト設定の割り当て済み連絡先は、レコードを担当する、またはレコードを扱う権限を持つ対象を指定する別の割り当てです。
プロジェクトの用途
プロジェクトは、単一のフォローアップタスクよりも多くの構造が必要な業務に適しています。
例：
- 招待者、イベントページ、ドキュメント、プロジェクトタスク、ニュースレターを含む定期イベントシリーズ。
- 企業、意思決定者、提案、ミーティング、フォローアップタスクを含むホスピタリティパートナーシップ。
- パートナーの連絡先、マイルストーン、ファイル、イベントを含むデスティネーションキャンペーン。
- 参加者、マイルストーン、運用上の議事録を含む社内導入計画。
- タスク、ドキュメント、イベント参加を含む会員またはスポンサーのオンボーディングプロセス。
単発のフォローアップはタスクに登録します。フェーズ、参加者、共有アーティファクトを伴う業務は、プロジェクトに登録します。
プロジェクトの項目
プロジェクトレコードには、次の情報を登録できます。
- **名前と説明：**ローカライズ可能なテキスト項目。
- **開始日と終了日：**任意で設定できるプロジェクト計画の日付。
- **ステータス：**進行中、完了、保留、キャンセル。
- **組織：**プロジェクトを所有する組織。
- **作成者：**プロジェクトを作成したユーザー。
- **割り当て済み顧客：**プロジェクトを担当する、またはプロジェクトに関連する連絡先。
- **参加者と参加者グループ：**任意で役割、メモ、グループを設定できる顧客。
- **マイルストーン：**順序付けられたフェーズまたは成果物。
- **タスクとタスクテンプレート：**プロジェクト単位またはマイルストーン単位の業務。
- **議事録：**プロジェクトに関連するやり取りの記録 。
- **ドキュメント：**プロジェクトにリンクされたファイル。
- **イベント：**プロジェクトにリンクされた組織のイベント。
- **メールと受信メール：**プロジェクトに関連するコミュニケーション。
プロジェクト一覧
プロジェクト一覧には、計画に関する主要な項目が表示されます。
- 名前。
- ステータス。
- 開始日。
- 終了日。
- 参加者数。
また、割り当て済みのみ表示で絞り込むこともできます。これは、割り当てられた対象だけに権限を付与するワークフローで重要です。
プロジェクト詳細タブ
プロジェクトの詳細には、次の情報を含めることができます。
- タイムライン: プロジェクトのアクティビティをまとめて表示します。
- 設定: プロジェクト名、説明、日付、ステータス、割り当てられた顧客。
- 参加者: プロジェクトに参加する顧客。役割やメモも含まれます。
- マイルストーン: ステータス、日付、割り当てられた顧客、タスク、テ ンプレート、プロトコルを個別に設定できる、順序付けられたフェーズ。
- タスク: プロジェクトのタスクリスト。
- プロトコル: プロジェクトに関するやり取りの履歴。
- ドキュメント: プロジェクトにリンクされたファイル。
- イベント: プロジェクトにリンクされた組織のイベント。
- メール: プロジェクトから送信した、またはプロジェクトに関連するコミュニケーション。
タブは、権限と利用可能なプロジェクトコンテキストに応じて表示されます。
マイルストーン
マイルストーンを使うと、プロジェクトの作業をフェーズに分けられます。マイルストーンには次の項目を含めることができます。
- 名前と説明。
- ステータス。
- 開始日と終了日。
- 順序。
- 割り当てられた顧客。
- タスク。
- タスクテンプレート。
- プロトコル。
マイルストーンは、準備、制作、フォローアップ、レビュー、契約、オンボーディング、納品などのフェーズに適しています。
参加者とグループ
プロジェクト参加者は、プロジェクトにリンクされた顧客です。次の情報を設定できます。
- 役割。
- メモ。
- 任意の参加者グループ。
参加者グループを使うと、大規模なプロジェクトでも内容を把握しやすくなります。たとえば、イベントプロジェクトでは、スポンサー、登壇者、サプライヤー、社内スタッフ、VIP連絡先などをグループ化できます。
イベントのリンク
イベントの実施がより広範な運用計画の一部である場合、プロジェクトを組織のイベントにリンクできます。
例:
- カンファレンスプロジェクトに複数のイベントセッションをリンクする。
- ホスピタリティパートナープロジェクトに招待者限定の試食会やゲストプログラムをリンクする。
- コミュニティプロジェクトにメンバー向けイベントとイベント後のフォローアップをリンクする。
イベントとプロジェクトの動作を確認する際は、プロジェクトタブとイベント詳細ページの両方を確認します。
プロジェクトのタイムライン
プロジェクトのタイムラインを使う と、サポートや運用の担当者がプロジェクトの経緯を詳しく確認できます。リンクされている内容に応じて、タスク、プロトコル、マイルストーン、イベント、ドキュメント、メールの情報をまとめて表示できます。
「このプロジェクトで何が起きたのか」や「なぜこのタスクが作成されたのか」といった質問への回答を確認する最も早い方法になることがよくあります。
権限
ユーザーがプロジェクトを一覧表示または読み取る権限を持っている場合、プロジェクトナビゲーションが表示されます。プロジェクトの作成、削除、編集、行のアクションは、プロジェクト権限、作成者としての所有権、自分に割り当てられた項目のみを表示するコンテキスト、管理者ステータスによって異なります。
プロジェクトタブ内のドキュメントにも、ドキュメント権限が必要です。プロジェクトは存在するのにドキュメントタブが表示されない場合は、document の一覧表示・読み取り権限を確認します。
よくあるサポートシナリオ
プロジェクトが見つからない
アクティブな組織、プロジェクト権限、自分に割り当てられた項目のみを表示するフィルター、プロジェクトのステータス、ユーザーが正しい組織ワークスペースに所属しているかを確認します。
参加者が見つからない
顧客がプロジェクトの参加者として追加されているかを確認します。プロジェクトに割り当てられているだけ、またはタスクやイベントを通じてリンクされているだけでは不十分です。
タスクまたはプロトコルがプロジェクトに表示されない
タスク／プロトコルがプロジェクトにリンクされているか、顧客のみにリンクされているかを確認します。マイルストーンレベルの項目は、現在のタブに応じて、マイルストーンビューやプロジェクト集計ビューに表示される場合があります。
イベントがプロジェクトに接続されていな い
イベントのプロジェクトリンクを確認します。イベントと顧客の割り当て、およびプロジェクトとイベントのリンクは異なる関係です。
ドキュメントタブが表示されない
ドキュメントの権限を確認します。プロジェクトへのアクセス権があっても、ドキュメントへのアクセス権が付与されるとは限りません。