Projekty
Projekty poskytujú dlhodobej práci spoločný operačný rámec. Sú určené pre iniciatívy s viacerými zainteresovanými stranami, míľnikmi, dokumentmi, udalosťami, e-mailami, protokolmi a úlohami.
Vytvorenie projektu a pridanie kontaktov
- Otvoriť Projekty a vybrať Vytvoriť.
- Zadať Názov, vybrať stav a podľa potreby dátum začiatku a konca, potom vybrať Uložiť.
- Otvoriť uložený projekt a vybrať Účastníci.
- Vybrať Pridať účastníkov, zvoliť kontakty a potvrdiť výber.
Kontakty pridané ako Účastníci sú súčasťou projektu. Priradené kontakty v konfigurácii projektu predstavujú samostatné priradenie, ktoré určuje, kto zodpovedá za záznam alebo s ním môže pracovať.
Na čo slúžia projekty
Projekty sú vhodné pre prácu, ktorá vyžaduje väčšiu štruktúru než jedna následná úloha.
Príklady:
- Opakujúca sa séria podujatí s pozvanými osobami, stránkami podujatí, dokumentmi, projektovými úlohami a newslettermi.
- Partnerstvo v oblasti pohostinstva so spoločnosťou, osobami s rozhodovacou právomocou, ponukami, stretnutiami a následnými úlohami.
- Destinačná kampaň s kontaktnými osobami partnerov, míľnikmi, súbormi a udalosťami.
- Interný plán implementácie s účastníkmi, míľnikmi a operačnými protokolmi.
- Proces onboardingu členstva alebo sponzorov s úlohami, dokumentmi a účasťou na podujatiach.
Jednotlivé následné kroky patria do úloh. Práca s fázami, účastníkmi a zdieľanými materiálmi patrí do projektu.
Polia projektu
Záznamy projektov môžu obsahovať:
- Názov a popis: lokalizované textové polia.
- Dátum začiatku a dátum konca: voliteľné dátumy plánovania projektu.
- Stav: aktívny, dokončený, pozastavený alebo zrušený.
- Organizácia: organizácia, ktorej projekt patrí.
- Vytvoril: používateľ, ktorý projekt vytvoril.
- Priradení zákazníci: kontakty zodpovedné za projekt alebo s ním prepojené.
- Účastníci a skupiny účastníkov: zákazníci s voliteľnými rolami, poznámkami a zoskupením.
- Míľniky: zoradené fázy alebo výstupy.
- Úlohy a šablóny úloh: práca na úrovni projektu alebo míľnika.
- Protokoly: záznamy interakcií súvisiacich s projektom.
- Dokumenty: súbory prepojené s projektom.
- Udalosti: organizačné udalosti prepojené s projektom.
- E-maily a prichádzajúce e-maily: komunikácia súvisiaca s projektom.
Zoznam projektov
Zoznam projektov zobrazuje kľúčové plánovacie polia:
- Názov.
- Stav.
- Dátum začiatku.
- Dátum konca.
- Počet účastníkov.
Možno ho tiež filtrovať na Zobraziť iba priradené, čo je dôležité pre pracovné postupy s oprávneniami obmedzenými na priradené záznamy.
Karty s podrobnosťami projektu
Podrobnosti projektu môžu obsahovať:
- Časová os: kombinovaný prehľad aktivít projektu.
- Konfigurácia: názov projektu, popis, dátumy, stav a priradené kontakty.
- Účastníci: kontakty zapojené do projektu vrátane roly a poznámok.
- Míľniky: zoradené fázy s vlastným stavom, dátumami, priradenými kontaktmi, úlohami, šablónami a protokolmi.
- Úlohy: zoznam úloh projektu.
- Protokoly: história interakcií v projekte.
- Dokumenty: súbory prepojené s projektom.
- Udalosti: organizačné udalosti prepojené s projektom.
- E-maily: odchádzajúca komunikácia alebo komunikácia súvisiaca s projektom.
Karty sa zobrazujú podľa oprávnení a dostupného kontextu projektu.
Míľniky
Míľniky rozdeľujú prácu na projekte do fáz. Míľnik môže obsahovať:
- Názov a popis.
- Stav.
- Dátum začatia a ukončenia.
- Poradie.
- Priradené kontakty.
- Úlohy.
- Šablóny úloh.
- Protokoly.
Míľniky sa hodia na fázy, ako sú príprava, výroba, následná starostlivosť, kontrola, zmluva, zavedenie alebo dodanie.
Účastníci a skupiny
Účastníkmi projektu sú kontakty prepojené s projektom. Môžu mať:
- Rolu.
- Poznámky.
- Voliteľnú skupinu účastníkov.
Skupiny účastníkov pomáhajú udržať prehľad vo väčších projektoch. Projekt podujatia môže napríklad zoskupovať sponzorov, rečníkov, dodávateľov, interný personál a VIP kontakty.
Prepojenie udalostí
Projekty možno prepojiť s organizačnými udalosťami, ak je realizácia udalosti súčasťou širšieho operatívneho plánu.
Príklady:
- Projekt konferencie prepája niekoľko blokov podujatia.
- Projekt partnera v oblasti pohostinstva prepája degustácie alebo programy pre hostí len na pozvánku.
- Komunitný projekt prepája členské podujatia a následnú starostlivosť po podujatí.
Pri riešení problémov so správaním udalostí alebo projektov skontrolovať kartu projektu aj stránku s podrobnosťami udalosti.
Časová os projektu
Časová os projektu pomáha podpore a prevádzke zrekonštruovať celý priebeh projektu. Podľa prepojení môže kombinovať kontext úloh, protokolov, míľnikov, udalostí, dokumentov a e-mailov.
Často ide o najrýchlejší spôsob, ako získať odpoveď na otázky typu „Čo sa stalo v tomto projekte?“ alebo „Prečo bola vytvorená táto úloha?“
Oprávnenia
Navigácia projektov sa zobrazuje, keď má osoba oprávnenie na výpis alebo čítanie projektov. Vytváranie, odstraňovanie a úprava projektov, ako aj akcie v riadkoch, závisia od oprávnení k projektom, vlastníctva tvorcu, kontextu obmedzeného na priradené položky a stavu oprávnení na administráciu.
Dokumenty na kartách projektu si tiež vyžadujú oprávnenia k dokumentom. Ak projekt existuje, ale karta dokumentov chýba, skontrolovať document oprávnenia na zoznam a čítanie.
Bežné scenáre podpory
Chýba projekt
Skontrolovať aktívnu organizáciu, oprávnenia k projektom, filter obmedzený na priradené položky, stav projektu a to, či sa osoba nachádza v správnom pracovnom priestore organizácie.
Chýba účastník
Skontrolovať, či je kontakt pridaný ako účastník projektu, a nie iba priradený k projektu alebo prepojený prostredníctvom úlohy či udalosti.
Úloha alebo protokol sa v projekte nezobrazuje
Skontrolujte, či je úloha/protokol prepojený s projektom alebo iba so zákazníkom. Položky na úrovni míľnika sa môžu zobrazovať v zobrazeniach míľnikov a v agregovaných zobrazeniach projektov v závislosti od aktuálnej karty.
Udalosť nie je prepojená s projektom
Skontrolujte prepojenie udalosti s projektom. Priradenie udalosti/zákazníka a prepojenie projektu s udalosťou sú odlišné vzťahy.
Chýba karta dokumentov
Skontrolujte povolenia pre dokumenty. Prístup k projektu automaticky nezaručuje prístup k dokumentom.