Projektit

Projektit tarjoavat pitkäkestoiselle työlle yhteisen operatiivisen kokonaisuuden. Ne on tarkoitettu hankkeisiin, joissa on useita sidosryhmiä, virstanpylväitä, asiakirjoja, tapahtumia, sähköposteja, pöytäkirjoja ja tehtäviä.

Projektin luominen ja yhteystietojen lisääminen

1. Avaa Projektit ja valitse Luo.
2. Anna Nimi, valitse tila ja tarvittaessa aloitus- ja päättymispäivät. Valitse sitten Tallenna.
3. Avaa tallennettu projekti ja valitse Osallistujat.
4. Valitse Lisää osallistujia, valitse yhteystiedot ja vahvista valinta.

Osallistujiksi lisätyt yhteystiedot kuuluvat projektiin. Projektin asetuksissa määritetyt määritetyt yhteystiedot ovat erillinen määritys, joka kertoo, kuka vastaa tietueesta tai kenellä on oikeus käsitellä sitä.

Projektien käyttötarkoitus

Projektit sopivat työhön, joka tarvitsee enemmän rakennetta kuin yksittäinen seurantatehtävä.

Esimerkkejä:

• Toistuva tapahtumasarja, johon liittyy kutsuvieraita, tapahtumasivuja, asiakirjoja, projektitehtäviä ja uutiskirjeitä.
• Yhteistyö yrityksen kanssa majoituspalveluissa, mukaan lukien päätöksentekijät, tarjoukset, tapaamiset ja seurantatehtävät.
• Kohdekampanja, johon liittyy yhteistyökumppaneiden yhteystietoja, virstanpylväitä, tiedostoja ja tapahtumia.
• Sisäinen käyttöönottosuunnitelma, johon liittyy osallistujia, virstanpylväitä ja operatiivisia pöytäkirjoja.
• Jäsenen tai sponsorin perehdytysprosessi, johon liittyy tehtäviä, asiakirjoja ja osallistumista tapahtumiin.

Yksittäiset seurannat kuuluvat tehtäviin. Vaiheita, osallistujia ja yhteisiä aineistoja sisältävä työ kuuluu projektiin.

Projektin kentät

Projektitietueet voivat sisältää seuraavat tiedot:

• Nimi ja kuvaus: lokalisoitavat tekstikentät.
• Aloituspäivä ja päättymispäivä: valinnaiset projektin suunnittelupäivät.
• Tila: aktiivinen, valmis, pidossa tai peruutettu.
• Organisaatio: projektin omistava organisaatio.
• Luonut: projektin luonut käyttäjä.
• Määritetyt asiakkaat: projektista vastaavat tai siihen liittyvät yhteystiedot.
• Osallistujat ja osallistujaryhmät: asiakkaat, joille voidaan määrittää rooleja, muistiinpanoja ja ryhmittely.
• Virstanpylväät: järjestetyt vaiheet tai toimitettavat kokonaisuudet.
• Tehtävät ja tehtävämallit: projekti- tai virstanpylväätason työ.
• Pöytäkirjat: projektiin liittyvät vuorovaikutuslokit.
• Asiakirjat: projektiin linkitetyt tiedostot.
• Tapahtumat: projektiin linkitetyt organisaation tapahtumat.
• Sähköpostit ja saapuneet sähköpostit: projektiin liittyvä viestintä.

Projektit-luettelo

Projektiluettelo näyttää keskeiset suunnittelukentät:

• Nimi.
• Tila.
• Aloituspäivä.
• Päättymispäivä.
• Osallistujamäärä.

Luettelo voidaan myös suodattaa valinnalla Näytä vain määritetyt, mikä on tärkeää vain määritettyihin tietueisiin perustuvissa käyttöoikeusprosesseissa.

Projektin tietonäkymän välilehdet

Projektin tiedot voivat sisältää seuraavat osiot:

• Aikajana: yhdistetty projektin tapahtumanäkymä.
• Määritykset: projektin nimi, kuvaus, päivämäärät, tila ja määritetyt asiakkaat.
• Osallistujat: projektiin osallistuvat asiakkaat sekä heidän roolinsa ja muistiinpanonsa.
• Virstanpylväät: järjestetyt vaiheet, joilla on oma tila, päivämäärät, määritetyt asiakkaat, tehtävät, mallipohjat ja pöytäkirjat.
• Tehtävät: projektin tehtäväluettelo.
• Pöytäkirjat: projektin vuorovaikutushistoria.
• Asiakirjat: projektiin linkitetyt tiedostot.
• Tapahtumat: projektiin linkitetyt organisaation tapahtumat.
• Sähköpostit: lähtevät tai projektiin liittyvät viestit.

Välilehdet määräytyvät käyttöoikeuksien ja käytettävissä olevien projektitietojen perusteella.

Virstanpylväät

Virstanpylväät jakavat projektityön vaiheisiin. Virstanpylväs voi sisältää:

• Nimen ja kuvauksen.
• Tilan.
• Alku- ja päättymispäivän.
• Järjestyksen.
• Määritetyt asiakkaat.
• Tehtävät.
• Tehtävämallipohjat.
• Pöytäkirjat.

Virstanpylväät sopivat hyvin esimerkiksi valmistelun, tuotannon, seurannan, tarkistuksen, sopimuksen, käyttöönoton tai toimituksen kaltaisiin vaiheisiin.

Osallistujat ja ryhmät

Projektin osallistujat ovat projektiin linkitettyjä asiakkaita. Heillä voi olla:

• Rooli.
• Muistiinpanoja.
• Valinnainen osallistujaryhmä.

Osallistujaryhmät helpottavat suurten projektien hahmottamista. Tapahtumaprojektissa voidaan esimerkiksi ryhmitellä sponsorit, puhujat, toimittajat, sisäinen henkilöstö ja VIP-yhteyshenkilöt.

Tapahtumien linkittäminen

Projektit voidaan linkittää organisaation tapahtumiin, kun tapahtuman toteutus on osa laajempaa operatiivista suunnitelmaa.

Esimerkkejä:

• Konferenssiprojektiin linkitetään useita tapahtumaosuuksia.
• Hospitality-kumppaniprojektiin linkitetään vain kutsutuille tarkoitetut maistiaiset tai vierasohjelmat.
• Yhteisöprojektiin linkitetään jäsentapahtumia ja tapahtuman jälkeisiä seurantatoimia.

Kun tapahtumien ja projektien toimintaan liittyviä ongelmia selvitetään, tarkista sekä projektin välilehti että tapahtuman tietosivu.

Projektin aikajana

Projektin aikajana auttaa tukipalveluita ja operatiivisia tiimejä muodostamaan projektin tapahtumista kokonaiskuvan. Linkityksistä riippuen se voi yhdistää tehtävät, pöytäkirjat, virstanpylväät, tapahtumat, asiakirjat ja sähköpostien kontekstin.

Se on usein nopein tapa vastata kysymyksiin, kuten ”Mitä tässä projektissa tapahtui?” tai ”Miksi tämä tehtävä luotiin?”

Käyttöoikeudet

Projektin navigointi näkyy, kun käyttäjällä on oikeus luetella tai lukea projekteja. Projektien luominen, poistaminen, muokkaaminen ja rivitoiminnot määräytyvät projektin käyttöoikeuksien, luojan omistajuuden, vain määritettyihin kohteisiin rajatun kontekstin ja ylläpitäjätilan perusteella.

Projektin välilehtien asiakirjoihin tarvitaan lisäksi asiakirjojen käyttöoikeudet. Jos projekti on olemassa mutta asiakirjat-välilehti puuttuu, tarkista document luettelo- ja lukuoikeudet.

Yleiset tukipalvelutilanteet

Projekti puuttuu

Tarkista aktiivinen organisaatio, projektin käyttöoikeudet, vain määritettyihin kohteisiin rajattu suodatin, projektin tila sekä se, onko käyttäjä oikean organisaation työtilassa.

Osallistuja puuttuu

Tarkista, onko asiakas liitetty projektin osallistujaksi eikä ainoastaan määritetty projektiin tai linkitetty tehtävän tai tapahtuman kautta.

Tehtävä tai pöytäkirja ei näy projektissa

Tarkista, onko tehtävä/protokolla linkitetty projektiin vai ainoastaan asiakkaaseen. Virstanpylvästason kohteet voivat näkyä virstanpylväsnäkymissä ja projektin koontinäkymissä kulloisenkin välilehden mukaan.

Tapahtumaa ei ole yhdistetty projektiin

Tarkista tapahtuman projekt linkitys. Tapahtuman/asiakkaan määritys ja projektin/tapahtuman linkitys ovat eri suhteita.

Asiakirjat-välilehti puuttuu

Tarkista asiakirjojen käyttöoikeudet. Projektin käyttöoikeus ei yksin takaa asiakirjojen käyttöoikeutta.

Aiheeseen liittyvät käsitteet: Asiakirjat, Tehtävät.