Έργα

Τα Έργα παρέχουν ένα κοινό λειτουργικό πλαίσιο για εργασίες μεγαλύτερης διάρκειας. Είναι σχεδιασμένα για πρωτοβουλίες με πολλούς ενδιαφερόμενους, ορόσημα, έγγραφα, εκδηλώσεις, email, πρωτόκολλα και εργασίες.

Δημιουργία έργου και προσθήκη επαφών

1. Ανοίξτε τα Έργα και επιλέξτε Δημιουργία.
2. Καταχωρίστε το Όνομα, επιλέξτε την κατάσταση και, όταν χρειάζεται, τις ημερομηνίες έναρξης και λήξης και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση.
3. Ανοίξτε το αποθηκευμένο έργο και επιλέξτε Συμμετέχοντες.
4. Επιλέξτε Προσθήκη συμμετεχόντων, επιλέξτε τις επαφές και επιβεβαιώστε την επιλογή.

Οι επαφές που προστίθενται ως Συμμετέχοντες αποτελούν μέρος του έργου. Οι ανατεθειμένες επαφές στη διαμόρφωση του έργου είναι ξεχωριστή ανάθεση και χρησιμοποιούνται για τον καθορισμό των ατόμων που είναι υπεύθυνα για την εγγραφή ή επιτρέπεται να εργάζονται με αυτήν.

Σε τι χρησιμεύουν τα Έργα

Τα έργα είναι κατάλληλα για εργασίες που χρειάζονται περισσότερη δομή από μία μεμονωμένη εργασία παρακολούθησης.

Παραδείγματα:

• Μια επαναλαμβανόμενη σειρά εκδηλώσεων με προσκεκλημένα άτομα, σελίδες εκδηλώσεων, έγγραφα, εργασίες έργου και ενημερωτικά δελτία.
• Μια συνεργασία στον τομέα της φιλοξενίας με μια εταιρεία, άτομα που λαμβάνουν αποφάσεις, προτάσεις, συναντήσεις και εργασίες παρακολούθησης.
• Μια καμπάνια προορισμού με επαφές συνεργατών, ορόσημα, αρχεία και εκδηλώσεις.
• Ένα εσωτερικό σχέδιο υλοποίησης με συμμετέχοντες, ορόσημα και λειτουργικά πρωτόκολλα.
• Μια διαδικασία ένταξης μελών ή χορηγών με εργασίες, έγγραφα και συμμετοχή σε εκδηλώσεις.

Οι μεμονωμένες εργασίες παρακολούθησης ανήκουν στις εργασίες. Η εργασία με φάσεις, συμμετέχοντες και κοινά στοιχεία ανήκει σε ένα έργο.

Πεδία έργου

Οι εγγραφές έργων μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Όνομα και περιγραφή: πεδία κειμένου με υποστήριξη τοπικοποίησης.
• Ημερομηνία έναρξης και ημερομηνία λήξης: προαιρετικές ημερομηνίες προγραμματισμού του έργου.
• Κατάσταση: ενεργό, ολοκληρωμένο, σε αναμονή ή ακυρωμένο.
• Οργανισμός: ο οργανισμός στον οποίο ανήκει.
• Δημιουργήθηκε από: το άτομο που δημιούργησε το έργο.
• Ανατεθειμένοι πελάτες: επαφές που είναι υπεύθυνες για το έργο ή συνδέονται με αυτό.
• Συμμετέχοντες και ομάδες συμμετεχόντων: πελάτες με προαιρετικούς ρόλους, σημειώσεις και ομαδοποίηση.
• Ορόσημα: ταξινομημένες φάσεις ή παραδοτέα.
• Εργασίες και πρότυπα εργασιών: εργασία σε επίπεδο έργου ή ορόσημου.
• Πρωτόκολλα: αρχεία καταγραφής αλληλεπιδράσεων που σχετίζονται με το έργο.
• Έγγραφα: αρχεία που συνδέονται με το έργο.
• Εκδηλώσεις: εκδηλώσεις του οργανισμού που συνδέονται με το έργο.
• Email και εισερχόμενα email: επικοινωνία που σχετίζεται με το έργο.

Λίστα έργων

Η λίστα έργων εμφανίζει βασικά πεδία προγραμματισμού:

• Όνομα.
• Κατάσταση.
• Ημερομηνία έναρξης.
• Ημερομηνία λήξης.
• Αριθμός συμμετεχόντων.

Μπορεί επίσης να εφαρμοστεί το φίλτρο Εμφάνιση μόνο των ανατεθειμένων, το οποίο είναι σημαντικό για ροές εργασίας με δικαιώματα μόνο για ανατεθειμένα στοιχεία.

Καρτέλες λεπτομερειών έργου

Οι λεπτομέρειες του έργου μπορούν να περιλαμβάνουν:

• Χρονολόγιο: ενοποιημένη προβολή δραστηριότητας του έργου.
• Διαμόρφωση: όνομα, περιγραφή, ημερομηνίες, κατάσταση και ανατεθειμένοι πελάτες του έργου.
• Συμμετέχοντες: πελάτες που συμμετέχουν στο έργο, μαζί με τον ρόλο και τις σημειώσεις τους.
• Ορόσημα: φάσεις σε σειρά, με δική τους κατάσταση, ημερομηνίες, ανατεθειμένους πελάτες, εργασίες, πρότυπα και πρωτόκολλα.
• Εργασίες: λίστα εργασιών του έργου.
• Πρωτόκολλα: ιστορικό αλληλεπιδράσεων του έργου.
• Έγγραφα: αρχεία που συνδέονται με το έργο.
• Εκδηλώσεις: εκδηλώσεις του οργανισμού που συνδέονται με το έργο.
• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: εξερχόμενη ή σχετική επικοινωνία του έργου.

Οι καρτέλες εμφανίζονται ανάλογα με τα δικαιώματα και το διαθέσιμο πλαίσιο του έργου.

Ορόσημα

Τα ορόσημα χωρίζουν την εργασία του έργου σε φάσεις. Ένα ορόσημο μπορεί να περιλαμβάνει:

• Όνομα και περιγραφή.
• Κατάσταση.
• Ημερομηνία έναρξης και λήξης.
• Σειρά.
• Ανατεθειμένους πελάτες.
• Εργασίες.
• Πρότυπα εργασιών.
• Πρωτόκολλα.

Τα ορόσημα είναι κατάλληλα για φάσεις όπως η προετοιμασία, η παραγωγή, η παρακολούθηση, η αξιολόγηση, η σύναψη σύμβασης, η έναρξη συνεργασίας ή η παράδοση.

Συμμετέχοντες και ομάδες

Οι συμμετέχοντες σε ένα έργο είναι πελάτες που συνδέονται με το έργο. Μπορούν να έχουν:

• Ρόλο.
• Σημειώσεις.
• Προαιρετική ομάδα συμμετεχόντων.

Οι ομάδες συμμετεχόντων βοηθούν στην κατανόηση μεγαλύτερων έργων. Για παράδειγμα, ένα έργο εκδήλωσης μπορεί να ομαδοποιεί χορηγούς, ομιλητές, προμηθευτές, εσωτερικό προσωπικό και επαφές VIP.

Σύνδεση εκδηλώσεων

Τα έργα μπορούν να συνδέονται με εκδηλώσεις του οργανισμού, όταν η υλοποίηση μιας εκδήλωσης αποτελεί μέρος ενός ευρύτερου επιχειρησιακού σχεδίου.

Παραδείγματα:

• Ένα έργο συνεδρίου συνδέει πολλές συνεδρίες εκδήλωσης.
• Ένα έργο συνεργασίας με εταιρεία φιλοξενίας συνδέει γευσιγνωσίες ή προγράμματα επισκεπτών μόνο με πρόσκληση.
• Ένα έργο κοινότητας συνδέει εκδηλώσεις μελών και παρακολούθηση μετά την εκδήλωση.

Κατά τη διερεύνηση προβλημάτων στη λειτουργία εκδηλώσεων ή έργων, να ελέγχονται τόσο η καρτέλα του έργου όσο και η σελίδα λεπτομερειών της εκδήλωσης.

Χρονολόγιο έργου

Το χρονολόγιο του έργου βοηθά τις ομάδες υποστήριξης και λειτουργίας να ανασυνθέσουν την πλήρη πορεία ενός έργου. Ανάλογα με τα συνδεδεμένα στοιχεία, μπορεί να συνδυάζει εργασίες, πρωτόκολλα, ορόσημα, εκδηλώσεις, έγγραφα και πληροφορίες αλληλογραφίας.

Συχνά είναι ο ταχύτερος τρόπος να δοθούν απαντήσεις σε ερωτήσεις όπως «Τι συνέβη σε αυτό το έργο;» ή «Γιατί δημιουργήθηκε αυτή η εργασία;»

Δικαιώματα

Η πλοήγηση έργων εμφανίζεται όταν υπάρχει δυνατότητα καταχώρισης ή ανάγνωσης έργων. Η δημιουργία, η διαγραφή, η επεξεργασία έργων και οι ενέργειες γραμμών εξαρτώνται από τα δικαιώματα έργων, την ιδιοκτησία του δημιουργού, το πλαίσιο πρόσβασης μόνο σε ανατεθειμένα στοιχεία και την κατάσταση ατόμου με δικαιώματα διαχείρισης.

Τα έγγραφα μέσα στις καρτέλες έργων απαιτούν επίσης δικαιώματα εγγράφων. Αν το έργο υπάρχει αλλά λείπει η καρτέλα εγγράφων, ελέγξτε τα δικαιώματα λίστας/ανάγνωσης του document.

Συνηθισμένα σενάρια υποστήριξης

Λείπει ένα έργο

Ελέγξτε τον ενεργό οργανισμό, τα δικαιώματα έργων, το φίλτρο μόνο ανατεθειμένων, την κατάσταση του έργου και αν το άτομο βρίσκεται στον σωστό χώρο εργασίας του οργανισμού.

Λείπει ένας συμμετέχων

Ελέγξτε αν ο πελάτης έχει προστεθεί ως συμμετέχων στο έργο και όχι μόνο ως ανατεθειμένος στο έργο ή ως συνδεδεμένος μέσω εργασίας/εκδήλωσης.

Μια εργασία ή ένα πρωτόκολλο δεν εμφανίζεται στο έργο

Ελέγξτε αν η εργασία/το πρωτόκολλο είναι συνδεδεμένο με το έργο ή μόνο με έναν πελάτη. Τα στοιχεία σε επίπεδο ορόσημου ενδέχεται να εμφανίζονται στις προβολές οροσήμων και στις συγκεντρωτικές προβολές έργων, ανάλογα με την τρέχουσα καρτέλα.

Ένα συμβάν δεν είναι συνδεδεμένο με το έργο

Ελέγξτε τη σύνδεση του συμβάντος με το έργο. Η αντιστοίχιση συμβάντος/πελάτη και η σύνδεση έργου/συμβάντος είναι διαφορετικές σχέσεις.

Λείπει μια καρτέλα εγγράφων

Ελέγξτε τα δικαιώματα πρόσβασης στα έγγραφα. Η πρόσβαση στο έργο από μόνη της δεν εγγυάται την πρόσβαση στα έγγραφα.

Σχετικές έννοιες: Έγγραφα, Εργασίες.