Projekte

Projekte bieten länger laufenden Arbeiten einen gemeinsamen operativen Rahmen. Sie eignen sich für Vorhaben mit mehreren Beteiligten, Meilensteinen, Dokumenten, Veranstaltungen, E-Mails, Protokollen und Aufgaben.

Projekt erstellen und Kontakte hinzufügen

1. Projekte öffnen und Erstellen auswählen.
2. Einen Namen eingeben, den Status sowie bei Bedarf Start- und Enddatum auswählen und anschließend Speichern auswählen.
3. Das gespeicherte Projekt öffnen und Teilnehmende auswählen.
4. Teilnehmende hinzufügen auswählen, die Kontakte auswählen und die Auswahl bestätigen.

Als Teilnehmende hinzugefügte Kontakte sind Teil des Projekts. Zugewiesene Kontakte in der Projektkonfiguration sind eine separate Zuordnung. Sie legt fest, wer für den Datensatz verantwortlich ist oder mit ihm arbeiten darf.

Wofür Projekte geeignet sind

Projekte eignen sich für Arbeiten, die mehr Struktur als eine einzelne Folgeaufgabe benötigen.

Beispiele:

• Eine wiederkehrende Veranstaltungsreihe mit eingeladenen Personen, Veranstaltungsseiten, Dokumenten, Projektaufgaben und Newslettern.
• Eine Partnerschaft im Gastgewerbe mit einem Unternehmen, Entscheidungstragenden, Angeboten, Besprechungen und Folgeaufgaben.
• Eine Destinationskampagne mit Partnerkontakten, Meilensteinen, Dateien und Veranstaltungen.
• Ein interner Implementierungsplan mit Beteiligten, Meilensteinen und operativen Protokollen.
• Ein Onboarding-Prozess für Mitglieder oder Sponsoringkontakte mit Aufgaben, Dokumenten und Veranstaltungsteilnahme.

Einzelne Folgeaufgaben gehören in Aufgaben. Arbeiten mit Phasen, Beteiligten und gemeinsam genutzten Unterlagen gehören in ein Projekt.

Projektfelder

Projektdatensätze können folgende Angaben enthalten:

• Name und Beschreibung: lokalisierte Textfelder.
• Startdatum und Enddatum: optionale Planungsdaten des Projekts.
• Status: aktiv, abgeschlossen, pausiert oder abgebrochen.
• Organisation: zuständige Organisation.
• Erstellt von: Person, die das Projekt erstellt hat.
• Zugewiesene Kontakte: für das Projekt verantwortliche oder damit verbundene Kontakte.
• Teilnehmende und Teilnehmendengruppen: Kontakte mit optionalen Rollen, Notizen und Gruppierung.
• Meilensteine: geordnete Phasen oder Ergebnisse.
• Aufgaben und Aufgabenvorlagen: Arbeiten auf Projekt- oder Meilensteinebene.
• Protokolle: projektbezogene Interaktionsprotokolle.
• Dokumente: mit dem Projekt verknüpfte Dateien.
• Veranstaltungen: mit dem Projekt verknüpfte Veranstaltungen der Organisation.
• E-Mails und eingehende E-Mails: mit dem Projekt verbundene Kommunikation.

Projektliste

Die Projektliste zeigt wichtige Planungsfelder:

• Name.
• Status.
• Startdatum.
• Enddatum.
• Anzahl der Teilnehmenden.

Außerdem kann nach Nur zugewiesene anzeigen gefiltert werden. Das ist für Berechtigungsabläufe relevant, die ausschließlich zugewiesene Datensätze erlauben.

Registerkarten mit Projektdetails

Projektdetails können Folgendes enthalten:

• Zeitleiste: kombinierte Ansicht der Projektaktivitäten.
• Konfiguration: Projektname, Beschreibung, Zeiträume, Status und zugewiesene Kontakte.
• Teilnehmende: am Projekt beteiligte Kontakte einschließlich Rolle und Notizen.
• Meilensteine: geordnete Phasen mit eigenem Status, Zeiträumen, zugewiesenen Kontakten, Aufgaben, Vorlagen und Protokollen.
• Aufgaben: Aufgabenliste des Projekts.
• Protokolle: Verlauf der Projektinteraktionen.
• Dokumente: mit dem Projekt verknüpfte Dateien.
• Ereignisse: mit dem Projekt verknüpfte Organisationsereignisse.
• E-Mails: ausgehende oder projektbezogene Kommunikation.

Tabs werden abhängig von den Berechtigungen und dem verfügbaren Projektkontext angezeigt.

Meilensteine

Meilensteine unterteilen die Projektarbeit in Phasen. Ein Meilenstein kann Folgendes enthalten:

• Name und Beschreibung.
• Status.
• Start- und Enddatum.
• Reihenfolge.
• Zugewiesene Kontakte.
• Aufgaben.
• Aufgabenvorlagen.
• Protokolle.

Meilensteine eignen sich beispielsweise für Phasen wie Vorbereitung, Produktion, Nachbereitung, Prüfung, Vertrag, Onboarding oder Lieferung.

Teilnehmende und Gruppen

Projektteilnehmende sind mit dem Projekt verknüpfte Kontakte. Für sie können folgende Angaben hinterlegt werden:

• Rolle.
• Notizen.
• Optionale Gruppe der Teilnehmenden.

Gruppen der Teilnehmenden helfen dabei, größere Projekte übersichtlich zu halten. In einem Veranstaltungsprojekt können beispielsweise Sponsoring-Kontakte, Vortragende, Lieferunternehmen, interne Mitarbeitende und VIP-Kontakte gruppiert werden.

Ereignisse verknüpfen

Projekte können mit Organisationsereignissen verknüpft werden, wenn die Durchführung eines Ereignisses Teil eines übergeordneten operativen Plans ist.

Beispiele:

• Ein Konferenzprojekt verknüpft mehrere Programmpunkte.
• Ein Projekt mit einem Hospitality-Partner verknüpft Verkostungen oder Gästeprogramme mit Einladung.
• Ein Community-Projekt verknüpft Veranstaltungen für Mitglieder und die Nachbereitung nach dem Ereignis.

Bei der Fehlersuche zum Verhalten von Ereignissen und Projekten beide Bereiche prüfen: den Projekt-Tab und die Detailseite des Ereignisses.

Projektzeitleiste

Die Projektzeitleiste unterstützt Support- und Betriebsteams dabei, den vollständigen Verlauf eines Projekts nachzuvollziehen. Je nach Verknüpfungen kann sie Aufgaben, Protokolle, Meilensteine, Ereignisse, Dokumente und den E-Mail-Kontext zusammenführen.

Oft liefert sie am schnellsten Antworten auf Fragen wie „Was ist in diesem Projekt passiert?“ oder „Warum wurde diese Aufgabe erstellt?“

Berechtigungen

Die Projektnavigation wird angezeigt, wenn eine Person Projekte auflisten oder lesen darf. Das Erstellen, Löschen und Bearbeiten von Projekten sowie Zeilenaktionen hängen von den Projektberechtigungen, der Eigentümerschaft durch die erstellende Person, dem Kontext „Nur zugewiesen“ und dem Administrationsstatus ab.

Für Dokumente innerhalb von Projekt-Tabs sind zusätzlich Dokumentberechtigungen erforderlich. Wenn das Projekt vorhanden ist, der Dokumente-Tab jedoch fehlt, die Berechtigungen zum Auflisten/Lesen von document prüfen.

Häufige Support-Szenarien

Ein Projekt fehlt

Aktive Organisation, Projektberechtigungen, Filter „Nur zugewiesen“, Projektstatus und den Organisationsarbeitsbereich prüfen, in dem sich die Person befindet.

Eine teilnehmende Person fehlt

Prüfen, ob der Kontakt als teilnehmende Person mit dem Projekt verknüpft ist und nicht nur dem Projekt zugewiesen oder über eine Aufgabe bzw. ein Ereignis verknüpft wurde.

Eine Aufgabe oder ein Protokoll wird im Projekt nicht angezeigt

Prüfen, ob die Aufgabe bzw. das Protokoll mit dem Projekt verknüpft ist oder nur mit einem Kontakt. Elemente auf Meilensteinebene können je nach aktuell ausgewähltem Tab in Meilensteinansichten und aggregierten Projektansichten erscheinen.

Ein Ereignis ist nicht mit dem Projekt verknüpft

Die Projektverknüpfung des Ereignisses prüfen. Die Zuordnung von Ereignis und Kontakt sowie die Verknüpfung von Projekt und Ereignis sind unterschiedliche Beziehungen.

Ein Tab für Dokumente fehlt

Die Dokumentberechtigungen prüfen. Der Projektzugriff allein gewährt nicht automatisch Zugriff auf Dokumente.

Verwandte Konzepte: Dokumente, Aufgaben.